Digiforma vous permet d'organiser, trier et archiver vos sessions de formation grâce à la fonctionnalité d'Archivage 🎉.
Le sous menu Sessions Archivées, accessible depuis le menu "Sessions de formation" vous permet d'accéder ensuite aux sessions archivées 👇
Archivage automatique des sessions de plus d'un an
Chaque nuit, le logiciel identifie les sessions de la colonne "Terminées", dont la dernière date est passée de plus d'un an. Ces sessions sont alors automatiquement transférées dans la colonne "terminées" du sous menu "Sessions Archivées", pour nettoyer votre menu "Sessions de formation".
Comment archiver une session ?
Vous pouvez archiver manuellement :
Les sessions de formation que vous avez finalisées ✅
Les sessions que vous avez préparées mais qui n'ont pas eu lieu et dont vous souhaitez conserver les informations ✅
Depuis le paramétrage de votre session de formation dans votre barre "Configuration" puis dans votre onglet "Initialisation", vous avez la possibilité d'archiver celle-ci 👇
Une fois la session archivée, vous pouvez la replacer très facilement depuis le sous menu "Sessions archivées" en cas de besoin en cliquant sur le bouton "désarchiver"👇
Comment différencier mes sessions archivées de mes sessions non archivées ?
L'identification d'une session archivée est très simple :
👉 Elle se situe dans les Archives
👉 Elle possède un bandeau avec un cadre violet indiquant sa date d'archivage.
Note : après avoir "désarchivé" manuellement une session, celle-ci ne sera plus visée par l'archivage réalisé automatiquement la nuit.
Que deviennent mes opportunités liées à mes sessions de formation ?
Chaque client qui se trouve dans une session de formation est lié à une opportunité qui se trouve dans votre Suivi commercial.
Lorsqu'une session de formation est archivée (manuellement ou automatiquement la nuit au bout d'un an), toutes les opportunités liées à cette session sont alors automatiquement archivées aussi dans le sous menu "Opportunités archivées" de la " Gestion commerciale" :
Il n'est pas possible d'archiver une opportunité qui n'est pas liée à une session de formation pour le moment.
Qui peut archiver une session de formation ?
Seuls les administrateurs de comptes Digiforma qui ont le droit "gestion de sessions" ouvert sur leur compte, peuvent archiver des sessions de formations.
Mes sessions archivées impactent-elles toujours mon bilan pédagogique et financier ?
Les sessions archivées sont toujours comptabilisées dans le Bilan Pédagogique et Financier de votre organisme de formation.