Grâce à sa fonctionnalité d’import de données, Digiforma vous permet d’importer facilement et de mettre à jour vos bases de données intervenants via un fichier Excel (matrice). Ainsi, vous pourrez centraliser l’ensemble de vos données sur votre compte en vue d’une utilisation optimale du logiciel.

Pour cela, vous devez vous rendre au sein de votre menu "Données > Intervenants", cliquez sur l’option "Importer" puis sur le lien hypertexte contenant le tableau Excel :

Vous pouvez maintenant ouvrir la matrice spécialement conçue pour l’import des données de vos intervenants 👍

La matrice se présente comme suit 👇

Une fois la matrice d'import téléchargée, vous devrez y insérer l'ensemble de vos données sans modifier l'ordre et le titre des colonnes en les copiant / collant. Toutefois, il ne sera pas nécessaire de remplir toutes les colonnes de la matrice pour que l’import fonctionne.

Il faut noter que la couleur jaune indique le caractère obligatoire de certaines colonnes. En ce qui concerne les données Intervenants, il s’agit des colonnes : NOM et PRENOM. Cela veut dire que dans le cadre du remplissage de cette matrice, il est impératif d’y inscrire des données, faute de quoi, l’import ne sera pas en mesure d’aboutir. Pour la bonne réussite de votre import, assurez-vous que les dites colonnes soient correctement renseignées.

Après avoir renseigné conformément les informations relatives à vos intervenants sur votre matrice, vous pourrez retourner sur votre compte Digiforma. Depuis la page "Import d'intervenants", vous devrez sélectionner l'option "IMPORTER UN FICHIER.XLSX" qui vous dirigera vers votre stockage. Ainsi, vous pourrez sélectionner la matrice d'import complétée des données Intervenants que vous souhaitez ajouter à votre base Digiforma :

Pour marquer la réussite de votre action, un message de succès précisant le nombre d'intervenants importés s'affichera automatiquement à la fin de l'opération.

De plus, sachez qu'en dehors des balises disponibles (noms, prénoms, emails, statuts, adresses etc...) sur Digiforma pour remplir votre base de données intervenants, vous avez la possibilité de créer des champs personnalisés pour compléter de manière précise votre base de données.

Afin de préserver la cohérence de votre base et de permettre un usage adapté de vos données. Ces différents champs pourront ainsi être pris en compte lors de vos imports. Pour cela, vous devez veiller à insérer au sein de votre matrice une colonne dont le nom sera tout simplement identique à celui du/des champ(s) personnalisé(s) que vous avez créé(s).

Lors de la création de ces champs spécifiques nous vous invitons à porter une attention particulière à la mention « Obligatoire » 👇

En effet, si vous cochez cette option, l’ensemble des lignes correspondantes à la colonne de votre champ personnalisé devront être remplies sur votre matrice d’import. Le cas échéant l’import ne pourra pas s’effectuer.

En revanche, si vous la laissez décochée, en cas d’absence de données au sein des lignes de cette colonne, cela ne représentera pas un obstacle à la réalisation de votre import.

Lors de votre import, faites bien attention aux points suivants :

NB : Pensez également à vérifier que votre fichier ne contient pas de doublon pour limiter les erreurs et garantir la fiabilité de vos données.

​Le logiciel vous aidera à détecter automatiquement les erreurs à l'origine d'un éventuel échec de votre tentative d'import. Ainsi, vous identifierez plus facilement les corrections à apporter. Cela peut se présenter dans les cas de figure suivants :

⌛️ N’attendez plus, vous pouvez dès à présent créer une session afin d’y intégrer vos intervenants nouvellement importés !