Par le biais de sa fonctionnalité d’import de données, Digiforma vous permet d’importer facilement vos bases de données entreprises via un fichier Excel (matrice). Ainsi, vous aurez la possibilité de centraliser l’ensemble de vos données sur votre espace personnel en vue d’une utilisation optimale du logiciel.
Télécharger la matrice d'import des données entreprise
Pour cela, vous devez vous rendre au sein dans le menu "Données > Entreprises" puis cliquer sur l’option "Importer" :
De cette manière, vous serez redirigé vers une nouvelle page depuis laquelle vous pourrez télécharger la matrice spécialement conçue pour l’import des données de vos entreprises 👇
Ce fichier Excel vous servira de base pour le transfert de vos données entreprises. Il se présente comme suit ⬇️ :
Compléter les données dans la matrice d'import
Vous pourrez alors compléter la matrice avec vos données en veillant à ne pas modifier l'ordre et le titre des colonnes pour que la matrice soit toujours bien reconnue lors de votre import.
Il ne sera pas nécessaire de remplir toutes les colonnes de la matrice pour que l’import fonctionne.
Il est à noter que certaines colonnes ont des spécificités :
la couleur orange sur le titre d'une colonne indique le caractère obligatoire de certaines colonnes. Pour les données entreprises, il s’agit uniquement de la colonne : "Entreprise" qui indiquera le nom de l'entreprise que vous souhaitez importer. Cela veut dire qu'il est impératif d'y inscrire des données, faute de quoi, l’import ne sera pas en mesure d’aboutir.
la couleur jaune sur le titre de certaines colonnes indique que les valeurs de ces colonnes sont conditionnées à l'inscription de valeurs précises (à sélectionner dans le menu déroulant) ou à une absence de valeurs. C'est le cas pour les colonnes "Civilité" et "État / collectivité locale"
Aussi, la colonne "N° SIRET" ne doit comporter que des valeurs uniques.
Pour la bonne réussite de votre import, assurez-vous donc que ces colonnes spécifiques soient correctement renseignées !
Note : Pensez également à vérifier que votre fichier ne contient pas de doublon pour limiter les erreurs et garantir la fiabilité de vos données.
Importer les données
Après avoir renseigné les informations relatives à vos entreprises conformément aux consignes sus-énoncées, vous pourrez retourner sur votre compte Digiforma pour continuer l'opération.
Depuis la page "Import d'entreprises", sélectionner l'option "Importer un fichier .xls" qui vous dirigera vers les dossiers de votre ordinateur. Ainsi, vous pourrez sélectionner la matrice d'import complétée des données Entreprises que vous souhaitez ajouter à votre base Digiforma :
Pour marquer la réussite de votre action, un message de succès précisant le nombre d'entreprises importées s'affichera automatiquement à la fin de l'opération.
Ajout de Champs personnalisés
Cette fonctionnalité est disponible en option. Pour plus d'informations à ce sujet, cliquez-ici ! |
De plus, sachez qu'en dehors des balises disponibles de base (noms, prénoms, emails, statuts, adresses etc...) sur Digiforma pour remplir votre base de données entreprises, vous avez la possibilité de créer des champs personnalisés pour compléter de manière précise votre base de données.
Afin de préserver la cohérence de votre base et de permettre un usage adapté de vos données, ces différents champs pourront être pris en compte lors de vos imports. Pour cela, vous devez veiller à insérer au sein de votre matrice une colonne dont le nom sera tout simplement identique à celui du/des champ(s) personnalisé(s) que vous avez créé(s).
Lors de la création de ces champs spécifiques, nous vous invitons à porter une attention particulière à la mention « Obligatoire » 👇
En effet, si vous cochez cette option, l’ensemble des lignes correspondantes à la colonne de votre champ personnalisé devront être remplies sur votre matrice. Le cas échéant l’import ne pourra pas s’effectuer.
En revanche, si vous la laissez décochée, en cas d’absence de données au sein des lignes de cette colonne, cela ne représentera pas un obstacle à la réalisation de votre import.
Comprendre les erreurs lors de l'import
Le logiciel vous aidera à détecter automatiquement les erreurs à l'origine d'un éventuel échec de votre tentative d'import. Ainsi, vous identifierez plus facilement les corrections à apporter. Cela peut se présenter dans les cas de figure suivants :
Modification d'un ou plusieurs noms de colonnes de la matrice
Absence de données au sein de la colonne obligatoire "ENTREPRISE"
Lorsque de la colonne entière est vide
Lorsqu'une ou plusieurs lignes de la colonnes sont vides
Valeur unique (N° SIRET) en doublon
Format incorrect du numéro de SIRET
⌛️ N’attendez plus, vous pouvez dès à présent créer une session afin d’y intégrer vos entreprises nouvellement importées !