Grâce à cette fonctionnalité, vous allez déclarer et suivre les absences ou abandons de vos apprenants, émettre des relances auprès des personnes concernées ou de leurs managers, et gérer les impacts administratifs, financiers et réglementaires (notamment pour l'indicateur 12 de Qualiopi) sur l'ensemble de votre session de formation.
Les absences et les abandons ne peuvent pas être saisis sur des intervalles de dates (au même titre que l'émargement numérique). La déclaration s'effectue uniquement date par date.
Déclaration et suivi des absences et abandons
L'enregistrement des absences s'effectue depuis le suivi de la session de formation pour assurer la traçabilité des parcours.
Saisie d'une première absence ou d'un abandon
Rendez-vous dans l'onglet Suivi > Absences de la session de formation
Identifiez l'apprenant concerné et cliquez sur la case d'ajout d'absence.
Sélectionnez le motif d'absence parmi les options disponibles :
Absences justifiées : motif médical, motif professionnel, raisons personnelles ou familiales.
Absences injustifiées : absence sans motif fourni.
Abandons : arrêt définitif de la formation par l'apprenant.
Filtrez la date exacte ou la période de l'absence.
Cochez les dates d'absences dans la période.
Ajoutez un commentaire explicatif et un document si nécessaire.
Validez l'enregistrement.
L'historique complet des absences de la session reste consultable directement dans cet onglet.
Pour que l'absence soit comptabilisée vérifiez bien que les dates ont été cochées. La période d'absence doit apparaître sur la page de suivi une fois enregistrée
Ajout d'absences multiples pour un même apprenant
Pour un apprenant enregistrant plusieurs périodes d'inoccupation :
Cliquez directement sur la case d'absence déjà existante de l'apprenant dans la vue des absences.
Cliquez sur le bouton permettant d'ajouter une absence supplémentaire.
Renseignez la date, le motif et le commentaire selon la même procédure que pour une première absence.
Relance des apprenants et des entreprises en cas d'abandon ou d'absence
Lorsqu'un abandon ou une absence injustifiée est déclaré, une procédure de relance permet de contacter l'apprenant ainsi que son manager d'entreprise pour favoriser la reprise de la formation.
Envoi des relances depuis la session
Accédez à l'onglet Suivi > Absences de la session de formation
Cliquez sur l'apprenant qui a une absence à relancer
Sur la page des absences vous pouvez contacter l'entreprise ou relancer directement l'apprenant
Une fois la démarche effectuée, l'historique des envois s'affiche dans l'interface pour conserver une preuve d'action. Toutes les relances transmises sont également archivées automatiquement dans l'onglet Suivi > Emails de la session.
Personnalisation des modèles de relance
Les textes des messages de relance sont modifiables :
Naviguez vers le menu Configuration > Modèles d'emails
Accédez à la section dédiée aux modèles d'e-mails (emails pour les clients ou emails pour les apprenants)
Personnalisez les modèles de relance pour abandon selon vos besoins d'organisation.
Impact des absences et abandons sur le déroulement de la session
L'enregistrement d'une absence ou d'un abandon modifie le comportement des fonctionnalités automatisées de la session.
Gestion des émargements et résolution des conflits
Les absences sont matérialisées dans le suivi des émargements par des pictogrammes dédiés.
Lorsqu'un abandon est saisi ou qu'une absence est enregistrée sans date de reprise :
L'adresse e-mail de l'apprenant est automatiquement décochée de la liste d'envoi des liens d'émargement numérique.
Il reste possible de recocher manuellement son adresse e-mail si l'envoi de documents ou d'émargements s'avère nécessaire.
En cas de conflit (émargement numérique déjà présent à une date où une absence est saisie) :
Une alerte apparaît en haut de la page et sur le volet de suivi des émargements.
Cliquez sur le pictogramme de conflit d'émargement.
Décochez la présence de l'apprenant pour supprimer la présence validée et la signature associée.
Traitement des évaluations et calcul des statistiques
L'impact varie selon le mode d'envoi des questionnaires d'évaluation (à chaud et à froid) :
Mode d'envoi des évaluations | Impact de l'absence sans date de reprise ou de l'abandon | Action corrective possible |
Envoi manuel / planifié | L'adresse e-mail de l'apprenant est décochée des envois et relances. | Recocher manuellement l'adresse e-mail de l'apprenant dans la liste. |
Envoi automatique | L'évaluation est envoyée à tous les apprenants, quel que soit leur statut. | Pas d'action possible pour retirer l'apprenant en abandon |
Impact sur les statistiques et rapports qualité :
Les réponses transmises par des apprenants en abandon ou en absence sans date de retour ne sont pas comptabilisées dans les statistiques de suivi, les taux de réponse et les rapports qualité.
Exemple : Pour une session de 5 apprenants dont 1 est absent sans date de retour, le taux de réponse est calculé sur une base de 4 apprenants.
En cas de régularisation d'une absence injustifiée en y ajoutant une date de retour, les réponses de l'apprenant sont automatiquement réintégrées dans les statistiques de la session.
Génération et transmission des documents d'assiduité
Lorsqu'un apprenant est en abandon ou en absence sans date de reprise :
Son adresse e-mail est décochée des envois groupés (fichiers ZIP) des attestations d'assiduité et des certificats de réalisation.
L'envoi individuel de ces documents est bloqué.
L'apprenant est déplacé dans la section Liste des apprenants en absences et sans date de reprise de l'onglet Suivi > Suivi apprenants.
Pour débloquer la génération et l'envoi de ces documents, modifiez la fiche d'absence de l'apprenant en y indiquant une date de reprise de formation.
Prise en compte dans le chiffre d'affaires (CA)
Par défaut, la prestation de formation reste due : les absences et abandons sont inclus dans le calcul du Chiffre d'Affaires (CA) de la session.
Si vous souhaitez exclure les heures non réalisées du CA :
Adaptez vos Conditions Générales de Vente (CGV).
Ajustez le tarif de l'inscription de l'apprenant dans la session.
En cas de tarification au prorata des heures, utilisez la fonction Tarif spécial pour recalculer le montant en fonction du nombre d'heures réellement effectuées.
Répercussion sur le Bilan Pédagogique et Financier (BPF)
Les heures d'absence et les abandons déclarés ne sont pas comptabilisés dans le calcul du BPF. Une fois l'absence ou l'abandon renseigné :
Le BPF déduit automatiquement ces heures du total réalisé.
Veillez à ce qu'aucune présence ou signature d'émargement ne subsiste sur la période d'absence pour éviter la génération de conflits dans vos données BPF.