Accéder à l'interface de coche des présences
Pour gérer les coches des présences, vous devez vous situer dans le dossier de votre session de formation :
Rendez-vous dans l'onglet Suivi > Émargements
Cliquez sur le bouton Émargement
Cliquez sur la section "Cocher des présences"
Cocher les présences manuellement
1. Utiliser les filtres pour localiser les présences à cocher
Vous pouvez créer des filtres pour retrouver facilement des présences à cocher. Les filtres possibles sont :
Par type de module
Par créneau : possibilité de filtrer par année, mois ou jour
Par type d'émargement
Par nom d'apprenant
2. Cocher les présences individuellement ou collectivement
Depuis les cases à cocher sur la gauche, vous pouvez venir cocher les présences :
Individuellement : Cliquez sur la case à gauche du nom de l'apprenant, une encoche violette veut dire que la sélection est faite.
Collectivement : Utilisez le bouton "Tout cocher" en haut de la liste pour valider l'ensemble des apprenants et intervenants en un seul clic.
N'oubliez pas de sauvegarder pour que les modifications soient appliquées et que l'émargement indique "présence cochée".
Interaction entre la coche manuelle et l'émargement numérique ou l'émargement sécurisé
Si vous utilisez l'émargement numérique ou l'émargement sécurisé, la gestion des cases à cocher suit une logique de protection des données.
Compléter les émargements sans perdre de données
Si certains apprenants ont déjà signé numériquement ou de manière sécurisée et que vous souhaitez valider le reste du groupe manuellement :
Conservation des signatures : Si vous cochez les présences (individuellement ou via "Tout cocher"), les signatures numériques ou sécurisées déjà collectées sont correctement conservées.
Cumul des présences : Il n’y a pas de cumul des présences sur les présences émargées. Le système ajoute simplement la présence aux émargements manquants sans impacter les certificats de signature des autres.
Impact du décochage sur les signatures
Le comportement de la case à cocher vis-à-vis d'une signature numérique ou sécurisée est le suivant :
Principe de sécurité : Le “cochage” des présences n’écrase jamais un émargement numérique ou sécurisé.
Action destructive : Le “décochage” des présences écrase des émargements. Effectivement, le système efface un émargement numérique ou sécurisé si et seulement si vous décochez la case manuellement.
Vigilance : Décocher une case avec une mention "émargement numérique" ou "présence signée électroniquement" supprimera définitivement cette signature pour le créneau concerné. Au moment de cocher une présence veillez bien à ce que les émargements déjà réalisés restent cochés pour ne pas avoir de message d'alerte.
Gérer les absences et les motifs
Pour traiter les dossiers des apprenants absents :
Laisser décoché : cela permettra de ne pas créer de conflits et de ne pas comptabiliser une présence
Ajouter l'absence : Depuis l'onglet Suivi > Absences, il sera nécessaire d'ajouter l'absence pour l'apprenant en question, ceci remontera dans le suivi des émargements
Impact sur le suivi (BPF, suivi apprenants, rapport d'activité)
Le système des coches des présences permet d'enregistrer l'ensemble des présences dans Digiforma et ventiler les données dans votre suivi :
Le BPF sera ventilé en fonction des coches réalisées
Le suivi apprenants reprendra la progression réalisée sur les attestations d'assiduité ou les certificats de réalisation
Le rapport d'activité remontera les heures réalisées
Il est donc important de bien cocher les présences si vous réalisez des émargements papiers et que les feuilles de présence sont seulement archivées en PDF dans votre suivi des émargements.