Depuis l'onglet Suivi > Suivi apprenants d'une session, vous retrouvez le suivi individuel de chaque participant : générer et envoyer les certificats de réalisation, attestations d'assiduité et micro-certifications (par ZIP ou un par un), consulter l'avancement administratif et pédagogique, gérer les absences et renseigner les objectifs pédagogiques.
Générer et envoyer les documents de suivi par ZIP
Depuis la page Suivi > Suivi apprenants, vous pouvez générer et envoyer des documents de suivi.
Télécharger et envoyer vos documents par ZIP
En haut de page, vous pouvez télécharger un fichier ZIP pour les documents suivants :
Attestations d'assiduité
Certificats de réalisation
Micro-certifications (si l'option payante est activée sur votre compte)
Le menu « Pour », en haut de page, vous permet de choisir une entreprise cliente : le ZIP généré ne contient alors que les documents de ses apprenants. Ce filtre est disponible pour tous les comptes, même sans Espace Entreprise.
Une fois l'entreprise choisie, vous pouvez publier ce ZIP sur l'Espace Entreprise de ce client en cliquant sur le bouton de publication situé à côté de l'icône e-mail. Cette publication est disponible pour les certificats de réalisation, les attestations d'assiduité et les micro-certifications.
La publication du ZIP sur l'Espace Entreprise est une option payante qui fait partie du module Admin+.
L'envoi par e-mail est possible en cliquant sur l'icône représentant un e-mail. Une modale s'ouvre. Par défaut, l'envoi par ZIP génère un e-mail individuel pour chaque apprenant contenant uniquement son document, sans accès aux documents des autres participants de la session.
En cliquant sur « Sélection de destinataires », vous pouvez modifier la typologie des destinataires et cibler les contacts de vos clients entreprises (si vos apprenants sont rattachés à une entreprise dans votre session).
Chaque contact ciblé recevra par e-mail un fichier au format ZIP comportant les documents de ses apprenants.
Si vous ciblez les contacts entreprise, il faudra effectuer un second envoi pour vos clients particuliers/indépendants.
Selon la typologie des destinataires, certaines balises ne fonctionneront pas lors de l'envoi de l'e-mail. Ce sont les balises Contact entreprise et Apprenant. Si vous ciblez un apprenant, les balises à destination des contacts entreprises ne renverront aucune donnée (et inversement).
Les autres catégories de balises fonctionneront dans tous les cas.
💡 Nous vous recommandons de créer, pour chaque document du suivi apprenant, 2 modèles d'e-mail : un à destination des contacts entreprise et un à destination de vos apprenants. Sélectionnez ensuite le bon modèle d'e-mail avant l'envoi.
Boutons ZIP absents : une extension de navigateur en cause
Si les boutons de ZIP des certificats et des assiduités ne s'affichent pas, cela est lié à une extension de votre navigateur (VPN ou Adblock spécifique).
Pour résoudre ce problème, testez les solutions suivantes :
Utilisez la navigation privée (si vos extensions y sont désactivées).
Utilisez un autre navigateur sans extension.
Suivi individuel détaillé par apprenant
Cette section permet d'accéder à l'avancement administratif et pédagogique de vos apprenants. Il suffit de cliquer sur le nom de l'apprenant concerné sur la page du suivi des apprenants.
Les indicateurs visuels
Quatre indicateurs permettent de jauger l'avancement en un coup d'œil :
Appréciations : indique si des appréciations internes ont été attribuées.
Étoile : nombre d'évaluations remplies par l'apprenant sur la session.
Progression : taux de progression dans le parcours (sur /100).
Temps de présence : heures relevées via l'émargement ou le e-learning.
Pour la progression : les heures de présence relevées via l'émargement et/ou le parcours e-learning sont également affichées. Ce nombre peut donc être différent de la durée théorique de la formation.
Le commentaire global et la validation
Le formateur peut laisser un commentaire global sur le niveau de réussite.
Affichage : utilisez la balise « Commentaire de l'intervenant » dans vos modèles de documents.
Case Validé : cochée par défaut, elle conditionne la génération des certificats et attestations. Il est possible de la décocher manuellement.
💡 Conseil : retrouvez la donnée de validation sous le champ « Session validée » depuis votre Rapport d'activité > Suivi de l'activité > Apprenants.
Envoyer les documents individuellement
Vous pouvez envoyer les documents apprenants (attestation, certificat ou micro-certification) individuellement.
Gérer les absences de l'apprenant
Cliquez sur ce bouton pour gérer les données liées aux absences ou abandons avec date de reprise connue.
Renseigner les objectifs pédagogiques
Renseignez les objectifs pédagogiques pour les afficher via la balise « Tableau de suivi des objectifs pédagogiques ».
💡 Les objectifs pédagogiques peuvent être renseignés par l'intervenant s'il dispose d'un compte d'accès intervenant.
Visualiser la complétion des évaluations
Une coche indique si l'apprenant a répondu à l'évaluation.
Liste des apprenants en absences et abandons
Les apprenants sans date de retour sont regroupés dans cette section finale. Si un apprenant reprend sa formation, indiquez une date de reprise pour qu'il remonte automatiquement dans la partie supérieure de la page.
