Les abonnements les plus anciens ne peuvent paramétrer que l'envoi automatique des évaluations pour les apprenants.
Configuration des modèles dans la bibliothèque
Pour automatiser une évaluation qualité, vous devez modifier un modèle existant ou en créer un nouveau depuis la Bibliothèque d'évaluations, dans la section Envoi automatique.
Types d'évaluations éligibles
L'automatisation concerne tous les questionnaires, à l'exception des quiz e-learning :
Évaluation qualité préformation (Apprenants)
Évaluation qualité à chaud (Apprenants)
Évaluation qualité à froid (Apprenants)
Questionnaire managers
Questionnaire intervenants
Questionnaire financeurs et commanditaires
Paramètres d'automatisation
Vous pouvez définir deux types de déclencheurs :
Envoi automatique : X jours avant ou après le début/fin de la session.
Relance automatique : X jours après le premier envoi pour les retardataires.
Les e-mails de notification sont envoyés par défaut à 11h30 le jour planifié. L'évaluation devient alors visible automatiquement sur l'Espace dédié (Apprenant, Intervenant ou Manager).
Gestion des évaluations au sein d'une session
Ajout et planification
Lorsqu'une évaluation qualité est ajoutée à une session, elle hérite automatiquement de la configuration de la bibliothèque :
Si l'automatisation est active sur le modèle source, elle est planifiée pour la session.
Le logiciel effectue une copie de la configuration au moment de l'ajout. Toute modification ultérieure en bibliothèque n'est pas rétroactive sur les sessions déjà créées.
Depuis l'onglet Gestion > Évaluations de la session, il est possible de venir désactiver l'envoi et la relance de l'évaluation si besoin. Pour ceci il faut décocher les boutons à côté des dates :
Option de visibilité
L'envoi automatique ou la relance automatique déclenche automatiquement la visibilité de l'évaluation sur l'espace apprenant. Il ne faut donc pas l'activer avant l'envoi automatique.
Le modèle d'e-mail utilisé pour le premier envoi et la relance sera celui défini par défaut dans le menu Compte > Modèles d'e-mails pour le type d'évaluation correspondant.
Suivi des e-mails planifiés
Dans le menu Suivi > E-mails, vous pouvez vérifier le détail des envois prévus dans la partie "Emails planifiés" :
Mise à jour automatique des données
Le système synchronise les envois en temps réel selon les événements suivants :
Modification des dates : Si vous modifiez la date de début ou de fin de votre session, la date d'envoi de l'e-mail sera automatiquement recalculée.
Mise à jour des participants : Si vous ajoutez ou retirez une ou plusieurs personnes dans votre session, la liste des destinataires sera mise à jour automatiquement.
Changement de coordonnées : Si les adresses e-mail sont modifiées entre la configuration et l'envoi, l'évaluation sera envoyée à la nouvelle adresse du destinataire.
Relance intelligente : Les e-mails de relance ne sont envoyés qu'aux personnes n'ayant pas encore répondu à l'évaluation.
Conditions d'envoi et de présence
L'automatisation suit des règles spécifiques concernant le statut des participants :
Statuts de vente : Les questionnaires sont envoyés à tous les clients ayant le statut "gagné" ou "finalisé".
État de présence : L'envoi s'effectue quel que soit le statut de présence (présent, absent avec ou sans date de reprise, abandon).
Par défaut, les réponses des absents sans date de reprise et des apprenants ayant abandonné ne sont pas comptabilisées dans les résultats globaux de la session.
Astuce : Associez vos évaluations qualité directement à vos programmes en bibliothèque depuis la section "Evaluations" de votre programme. Lors de l'ajout d'un programme à une session, les évaluations liées sont automatiquement ajoutées et planifiées.
Règles d'envoi par profil de destinataire
Apprenants
Les e-mails sont envoyés aux apprenants avec le statut "gagné" ou "finalisé".
Absence d'e-mail : Si l'apprenant n'a pas d'adresse, l'évaluation est simplement mise à disposition sur son espace apprenant.
Managers
L'envoi cible les contacts possédant le label "Contact manager" dans la fiche entreprise. Sans ce label, aucun e-mail n'est généré.
Les apprenants indépendants ou particuliers ne sont pas concernés.
Intervenants
Les e-mails sont envoyés exclusivement aux intervenants affectés à la session disposant d'une adresse e-mail valide.
Financeurs et commanditaires
Financeur externe : Envoi à l'adresse renseignée dans la fiche "Données du financeur".
Client sans financeur externe : Envoi aux contacts ayant le label "Contact principal finance".
Activer l'automatisation pour une évaluation déjà en session
Si le message "L’envoi automatique de l’évaluation est désactivé" apparaît dans l'onglet Évaluation d'une session :
Rendez-vous dans la Bibliothèque d'évaluations.
Activez l'automatisation sur le modèle source (onglet Configuration > Automatisation).
Retournez dans votre session : désactivez puis réactivez la planification pour mettre à jour l'évaluation avec les nouveaux paramètres de la bibliothèque.
Astuces : Pour visualiser l'ensemble de vos automatisations actives, consultez le tableau récapitulatif dans l'onglet Configuration > Automatisation.