Passer au contenu principal
Toutes les collectionsGestion administrativeEffectuez un suivi individuel de vos apprenants
Comment gérer les absences et les abandons des apprenants dans Digiforma ?
Comment gérer les absences et les abandons des apprenants dans Digiforma ?

Découvrez comment suivre les absences et les abandons de vos apprenants, quel est l'impact sur la session et comment les relancer.

Maeva avatar
Écrit par Maeva
Mis à jour cette semaine

Pour répondre notamment à l'indicateur 12 de Qualiopi, Digiforma vous permet d'indiquer, sur une ou plusieurs dates données, si vos apprenants ont été absents pendant la formation. Vous pourrez indiquer s'il s'agit d'absence justifiée, injustifiée ou même, d'un abandon. Vous pourrez également relancer les apprenants et le manager de vos apprenants pour inciter le stagiaire à reprendre la formation.

⚠️ Les absences et les abandons ne peuvent pas être saisis sur des intervalles de date.


1. Comment indiquer une absence ou un abandon ?

Digiforma vous permet désormais de suivre les absences de vos apprenants sur le logiciel. Vous pouvez créer les absences depuis l'onglet Émargements de la session, en cliquant sur la vue "Absences"👇

a) Ajouter une absence

Vous pouvez alors ajouter une absence à l'apprenant de votre choix en cliquant sur la case [+] :

Vous pouvez distinguer différents types d'absence :

  • Les absences justifiées : motif médical, motif professionnel, raisons personnelles, familiales.

  • Les absences injustifiées : pas de motif d'absence.

  • Les abandons : l'apprenant a quitté la formation.

Utilisez ainsi les filtres pour rechercher les dates de l'absence. Renseignez le motif de l'absence et laissez un commentaire pour indiquer les informations qui vous semblent nécessaires.

NB : il n'est pas possible d'ajouter une absence sur un intervalle de dates (de la même manière qu'il n'est pas possible d'émarger numériquement sur un intervalle de dates).

Vous pouvez également ajouter un justificatif après avoir saisi l'absence :

Vous retrouvez, dans ce même onglet, l'historique des absences d'une session de formation 👇

b) Ajouter une seconde absence (et plus)

Pour ajouter une absence à un apprenant qui a déjà été absent, cliquez sur la case absence :

Puis cliquez sur le bouton "Ajouter une absence". La méthode d'enregistrement sera la même que celle énoncée plus haut :

En cas d'absences multiples, un pictogramme s'affichera en complément :

2. Comment relancer les apprenants / l'entreprise ?

Lorsque vous avez indiqué un abandon pour l'un des apprenants d'une session de formation, vous allez avoir la possibilité de relancer cet apprenant ainsi que le manager qui lui est associé.

Pour cela, il faut vous rendre dans l'onglet Émargements/Absences de la session, après avoir déroulé le bandeau violet qui apparaît en cas d'absence injustifiée :

Une fois l'apprenant / l'entreprise relancée, vous verrez l'historique s'afficher afin de garder une trace. 

Notez que toutes les relances envoyées sont archivées automatiquement sur l'onglet Convocations/e-mails de la session.

Pour information, les modèles d'e-mail sur les relances abandon sont disponibles dans votre onglet Compte > Modèles d'e-mail et sont, bien entendu, personnalisables :

Vous pouvez également effectuer ces relances depuis l'onglet Suivi des apprenants de votre session de formation. Vous y retrouverez également l'historique.

3. Comment l'absence impacte-t-elle la suite de la session de formation ?

Absences et émargements

Pour un meilleur suivi quotidien, les absences sont matérialisées dans le suivi des émargements via un pictogramme propre à chaque cas :

Dans le cas où l'un de vos apprenants a abandonné une session de formation et que l'abandon a été saisi sur Digiforma ou qu'une absence a été saisie sans date de reprise ;

alors son e-mail est automatiquement décoché de l'envoi des liens d'émargements. Si besoin, vous pouvez re-cocher son adresse email pour l'envoi des documents ou émargements.

Exemple : Robinson Crusoé est en abandon sur mon module 2 (image 1). Quand je souhaite envoyer le lien d'émargement numérique à mes apprenants pour l'après-midi du 01/08/2022, je constate bien que Robinson Crusoé ne fait pas partie de la liste des destinataires pré-établie et que l'abandon est bien indiqué sur sa case (image 2):

Les conflits entre émargement numérique et absence

Après avoir saisi vos absences, si des émargements numériques sont présents sur les dates de l'absence de votre apprenant un message d'alerte s'affichera alors en haut de votre page.

Vous pourrez voir sur le volet de Suivi les signatures concernées, un pictogramme et un message d'alerte vous indiqueront alors un conflit dans les émargements 👇

Si ces éléments sont présents, il est alors nécessaire de cliquer sur le pictogramme pouvoir venir décocher la présence de l'apprenant et supprimer sa présence ainsi que sa signature :

Absences et évaluations

Dans les cas où l'un de vos apprenants a abandonné une session de formation ou qu'une absence a été saisie sans date de reprise, son adresse mail est décochée de l'envoi automatique des questionnaires d'évaluation à chaud et à froid et des relances correspondantes. Vous pouvez manuellement cocher son adresse mail à nouveau en cas de besoin.

NB : le fonctionnement est différent si les évaluations sont envoyées de façon automatique. En effet, dans ce cas, les évaluations sont envoyées à tous les apprenants, quelque soit leur statut (présence / absence / abandon) au sein de la session.
Pour en savoir plus sur ce process, rendez-vous ici 👉Comment planifier l'envoi automatique des évaluations à mes apprenants ?

De plus, les éventuels retours collectés de vos apprenants en situation d’abandon ou d’absence sans date et justificatif de retour ne sont pas pris en compte dans les statistiques de suivi des évaluations notamment pour la détermination des taux de réponse mais aussi au sein des rapports qualité.

Pour illustration, nous disposons de 17 apprenants au sein de notre session de formation 👇

Parmi nos apprenants, M. Dupont est le seul à s'être absenté de la session sans date de retour. Ainsi lors de la collecte, ses réponses aux évaluations sont automatiquement écartées du décompte et nous comptabilisons les résultats sur la base de 16 réponses attendues👇

Le calcul du taux de réponse aux évaluations de la session est naturellement impacté car il s'effectue sur la base des 16 apprenants présents en continu ou s'étant absentés avec une date de retour pendant la session👇

En ce qui concerne les absences injustifiées sans date de retour, le cas de M. Dupont, leur requalification en y adjoignant une date de retour permet de réintégrer les réponses collectées auprès de ces apprenants dans les statistiques liées au suivi des évaluations et le rapport qualité de ladite session.

Absences et suivi des apprenants

Dans le cas où l'un de vos apprenants a abandonné une session de formation ou qu'une absence a été saisie sans date de reprise, son adresse mail est automatiquement décochée de l'envoi automatique des attestations d'assiduité et certificats de réalisation.

Absences et CA

Les absences et les abandons sont intégrés, par défaut, dans le CA. On considère, en effet, que la prestation est due. Pensez à ajuster vos CGV en fonction de votre positionnement face aux abandons notamment. Si vous ne souhaitez pas inclure les abandons dans le calcul de votre CA, il faudra donc ajuster le tarif de l'inscription, le cas échéant, pour avoir un CA correct. Attention, si le tarif appliqué est lié au nombre d'heures, il faudra ajuster le montant de l'inscription au nombre d'heures effectivement réalisées. Vous pourrez vous appuyez sur le tarif spécial pour cela.

4. Comment ça marche en vrai ? Notre tuto vidéo

Ce tutoriel synthétise les différents points abordés dans cet article et vous accompagne lors de la création d'une absence 👇

À très bientôt sur Digiforma ☀️

Avez-vous trouvé la réponse à votre question ?