Depuis Digiforma, vous pouvez transmettre à vos apprenants leur convocation par e-mail, sans passer par un autre outil. Vous avez le choix entre deux fonctionnements : laisser Digiforma générer et envoyer les convocations automatiquement, ou les générer puis les envoyer vous-même. Tout se passe dans la barre de navigation de votre session, à la section Gestion > Convocations.
💡 La différence principale : en envoi automatique, les convocations se génèrent seules, vous n'avez rien à générer. En envoi manuel, vous devez d'abord générer les convocations avant de pouvoir les télécharger ou les envoyer.
1. Envoyer automatiquement les convocations
En envoi automatique, Digiforma génère et envoie les convocations pour vous, à la date prévue. Vous n'avez pas à les générer au préalable.
Pour que l'envoi se fasse, la session doit se trouver dans la colonne Planifiées de l'onglet Toutes mes sessions.
1.1 Activer l'envoi automatique dans une session
Cochez la case Activer l'envoi automatique des convocations aux apprenants, puis définissez le déclencheur d'envoi et le délai. Le déclencheur peut être la date de début ou la date de fin de la session de formation, ou encore la signature du devis (devis accepté ou signé) ou la signature de la convention.
Le délai s'exprime en jour(s), heure(s) et minutes (réglables par tranches de 30 minutes), avant ou après le déclencheur choisi. Cliquez sur Enregistrer pour valider.
L'activation de l'envoi automatique s'applique uniquement à cette session de formation.
💡 L'automatisation des convocations peut être activée par défaut depuis Configuration > Automatisations. Ce réglage s'applique uniquement aux sessions futures, les sessions déjà créées ne sont pas concernées.
Vous pouvez aussi gérer vos automatisations de la session directement depuis l'onglet Synthèse > Automatisations de la session de formation. Pour aller plus loin : Optimisation et suivi du tableau de bord des automatisations sur Digiforma
1.2 Choisir le modèle de convocation et le modèle d'e-mail
Toujours dans ce paramétrage, sélectionnez le modèle de document (la convocation) et le modèle d'e-mail qui seront envoyés aux apprenants. Ces deux choix font partie de la configuration de l'automatisation.
1.3 Savoir quand les convocations sont envoyées
Lorsque l'envoi est calé sur la date de début de session, les convocations partent en fonction de la date du premier module auquel participe chaque apprenant. Si vous modifiez vos modules (dates, prix, etc.), l'envoi se met à jour automatiquement.
💡 L'heure d'envoi est calculée à partir du déclencheur et du délai que vous avez définis (réglables par tranches de 30 minutes) : les convocations ne partent plus à une heure fixe le matin.
⚠️ Les points d'attention :
Si la date d'envoi calculée est déjà passée au moment où vous activez l'automatisation, la convocation ne partira pas : il n'y a pas de rétroactivité.
Si un envoi automatisé a déjà été effectué sur une session de formation, il ne sera pas possible d'en reprogrammer un nouveau sur la même session de formation.
L'envoi automatique ne se déclenche que si aucune convocation n'a déjà été envoyée sur la session, que cet envoi ait été fait manuellement ou automatiquement, et si la session est dans la colonne Planifiées. Que les convocations soient déjà générées ou non n'a pas d'influence : seul l'envoi compte.
1.4 Suivre les envois automatiques
L'onglet Suivi > E-mails > E-mails planifiés vous permet de suivre les envois à venir et vérifier que l'envoi automatique a bien été programmé.
Une fois l'envoi réalisé, une pastille verte apparaît sur l'onglet Gestion > Convocations et l'onglet Avancement est automatiquement alimenté.
2. Envoyer manuellement les convocations
En envoi manuel, vous devez d'abord générer les convocations, puis les télécharger ou les envoyer. Vous pouvez le faire pour tous les apprenants d'un coup, ou apprenant par apprenant.
2.1 Générer les convocations
Pour tous les apprenants, cliquez sur les trois petits points du bouton Générer un Zip des convocations. Les modèles de convocation disponibles s'affichent : choisissez le modèle de document dont vous avez besoin ainsi que le format (.pdf ou .doc).
Pour un apprenant en particulier, cliquez sur les trois petits points du bouton Générer la convocation présent sur la ligne de l'apprenant concerné.
2.2 Envoyer les convocations
Une fois les convocations générées, les boutons de téléchargement et d'envoi deviennent actifs (ils passent du gris au noir). Vous pouvez alors télécharger les convocations pour les visualiser ou les transmettre par vos propres moyens, ou les envoyer directement par e-mail depuis Digiforma.
Après un clic sur l'enveloppe, la convocation est jointe automatiquement au message. Vous choisissez alors le modèle d'e-mail à utiliser, et vous pouvez envoyer directement, vous envoyer un test, ou planifier manuellement l'envoi. Vous pouvez aussi ajuster le mail avant de l'envoyer.
Si vous avez tout généré via le Zip, vous pouvez envoyer les convocations à tous les apprenants disposant d'une adresse e-mail dans leur fiche en utilisant le système de l'enveloppe. Vous pouvez en désélectionner certains. Chaque apprenant reçoit en pièce jointe la convocation qui le concerne.
⚠️ Si l'adresse e-mail d'un apprenant n'est pas renseignée dans sa fiche apprenant, l'envoi lui sera impossible et un message vous alerte.
Une fois les convocations envoyées, un voyant vert apparaît sur l'icône d'envoi : en cliquant dessus, vous retrouvez la date et l'heure de l'envoi.
3. Mettre à jour une convocation
Une fois une convocation générée, la date et l'heure de son édition s'affichent sur la ligne correspondante. Vous pouvez la mettre à jour en la générant de nouveau, via les trois points verticaux.
Cette régénération est utile pour mettre à jour les données d'une convocation après une modification dans la session, ou pour la générer selon un autre modèle de document.
💡 La génération et l'envoi manuels restent possibles même quand l'envoi automatique est activé. Vous pouvez ainsi régénérer puis renvoyer une convocation déjà partie automatiquement, ou en générer une manuellement à tout moment.
4. Retrouver l'historique des envois
Que la convocation ait été envoyée automatiquement ou manuellement, vous retrouvez l'historique des envois depuis Suivi > E-mails.
5. Personnaliser vos modèles de convocation et d'e-mail
Les modèles proposés lors de l'envoi (automatique comme manuel) se configurent dans le menu Configuration.
Le modèle de convocation
Le modèle de convocation se gère dans Configuration > Modèles de document, section Documents pour les apprenants > Convocations.
Le modèle d'e-mail
Le modèle d'e-mail se gère dans Configuration > Modèles d'e-mails, section E-mails pour les apprenants > Envoi de convocation.
Le modèle défini comme Par défaut est celui proposé automatiquement. Il contient le prénom de l'apprenant, le nom de la session (repris automatiquement dans le titre et le corps du mail) et l'URL générique de l'extranet pour une connexion sécurisée par identification. Vous pouvez remplacer cette URL générique par l'URL personnelle d'accès à l'extranet pour donner à l'apprenant son lien d'accès direct.
Vous pouvez modifier ces modèles selon vos besoins. Pour la personnalisation des e-mails, consultez l'article Personnaliser vos modèles d'e-mails.