Définir le mode de facturation et la grille tarifaire d'une session de formation sur le logiciel Digiforma permet d'automatiser le calcul des montants totaux sur l'ensemble des devis et des factures générés pour vos clients. Cette configuration vous offre la possibilité de moduler vos prix unitaires selon différents critères tels que la durée, le nombre d'apprenants, les créneaux ou la typologie de chaque client.
Procédure de paramétrage du mode de facturation et du prix unitaire
L'application d'un mode de facturation s'effectue au niveau de chaque module d'une session. Le montant saisi constitue le prix unitaire, que Digiforma multiplie ensuite automatiquement en fonction de la règle de calcul sélectionnée.
Accédez à la session de formation concernée.
Rendez-vous dans l'onglet Configuration > Dates et Prix.
Sélectionnez le module à paramétrer.
Cliquez sur l'icône de crayon située à côté du prix pour saisir le montant unitaire.
Cliquez sur le champ Mode de facturation et choisissez l'option souhaitée dans le menu déroulant.
Enregistrez les modifications.
Pensez à mettre à jour le montant unitaire après chaque changement de mode de facturation. Digiforma ne réinitialise pas automatiquement le prix saisi, ce qui peut entraîner des erreurs de calcul sur vos factures.
Application de tarifs différenciés selon la typologie de client
Les organismes de formation peuvent appliquer des tarifs distincts pour un même module selon le statut du client rattaché, notamment s'il s'agit d'un particulier, d'une entreprise ou d'un indépendant. Digiforma permet d'intégrer ces variations directement dans la grille tarifaire de la session.
Rendez-vous dans la session de formation concernée.
Accédez à la section Configuration > Dates et prix puis consultez la liste des modules.
Cliquez sur l'icône de crayon située à côté du prix pour saisir le montant unitaire.
Activez la différenciation des tarifs par typologie de client (particulier, entreprise, indépendant).
Saisissez le prix spécifique et le taux de TVA associés à chaque catégorie de client.
Enregistrez pour appliquer la grille tarifaire différenciée.
Les modes de facturation disponibles
Le prix que vous saisissez est toujours un prix unitaire. Digiforma le multiplie ensuite selon le mode de facturation choisi pour obtenir le total du client. Le tableau ci-dessous indique, pour chaque mode, à quoi correspond le prix saisi et comment le total est calculé.
Mode de facturation | Le prix saisi correspond à | Total facturé au client |
Par client | la prestation entière | le prix saisi, quel que soit le nombre d'apprenants |
Par client par date | une date de formation | prix × nombre de dates saisies |
Par client par jour (0,5 par créneau) | une journée complète | prix × nombre de jours, chaque créneau comptant pour 0,5 jour |
Par client par heure | une heure de formation | prix × nombre d'heures, quel que soit le nombre d'apprenants |
Prix par apprenant | un apprenant | prix × nombre d'apprenants rattachés au client |
Prix par apprenant par date | un apprenant pour une date de formation | prix × nombre de dates × nombre d'apprenants |
Prix par apprenant par jour (0,5 par créneau) | un apprenant pour une journée complète | prix × nombre de jours (0,5 par créneau) × nombre d'apprenants |
Par apprenant par heure | un apprenant pour une heure | prix × nombre d'heures × nombre d'apprenants |
Différence entre « par date » et « par jour »
Ces deux modes de facturation sont proches, mais ils ne comptent pas la même chose.
Par date compte les jours calendaires saisis dans le module. Une journée est comptée en entier, qu'elle contienne un créneau ou deux : une demi-journée compte donc comme une date complète.
Par jour (0,5 par créneau) compte les créneaux, chacun valant une demi-journée. Une demi-journée vaut donc la moitié du prix saisi.
Prenons un module qui contient :
le 12 mars : le matin uniquement, soit 1 créneau
le 13 mars : le matin et l'après-midi, soit 2 créneaux
Ce module comporte 2 dates et 3 créneaux. Avec un prix saisi de 1 000 € :
Par client par date : 2 dates × 1 000 € = 2 000 €
Par client par jour : 3 créneaux × 0,5 = 1,5 jour, soit 1,5 × 1 000 € = 1 500 €
💡 Lorsque toutes vos journées sont complètes (matin et après-midi), les deux modes donnent le même total. Ils ne se distinguent que si votre module comporte des demi-journées. Choisissez par date pour facturer toute journée entamée au tarif plein, et par jour pour facturer les demi-journées au prorata.