1. Comment créer un avoir complet ?
Pour générer un avoir dans Digiforma, rendez-vous dans l'onglet Finance de votre session de formation. Cliquez sur le client pour lequel vous souhaitez générer un avoir.
Après avoir établi votre facture pour laquelle vous souhaitez désormais générer un avoir il vous faut cliquer sur le menu à trois points de la facture, au bout de la ligne, et sélectionner "Déverrouiller". Validez la pop-up, puis, revenez sur le même bouton afin de sélectionner "Créer un avoir". Une ligne avec votre avoir reprenant le montant total de la facture initiale apparaît alors et vous pourrez venir le numéroter :
2. Comment établir un avoir partiel ?
Vous pouvez avoir recours à un avoir partiel pour plusieurs raisons :
Un avoir commercial : suite à une insatisfaction de l'un de vos apprenants ou de l'un de vos clients, vous souhaitez faire un geste commercial et effectuer un remboursement alors que la facture est déjà établie ;
Un avoir suite à une erreur sur le montant facturé : vous avez facturé la totalité de la formation à l'OPCO et vous vous apercevez que la prise en charge était partielle, il faut facturer une partie à l'entreprise.
Pour générer un avoir partiel dans Digiforma, rendez-vous dans l'onglet Finance de votre session de formation, déroulez la fiche du client concerné et cliquez sur le menu à trois points de la facture, au bout de la ligne. Sélectionnez "Déverrouiller", validez la pop-up, puis, revenez sur le même bouton afin de sélectionner "Créer un avoir". Une ligne avec votre avoir reprenant le montant total de la facture initiale apparaît.
L'avoir apparaît, cliquez alors sur le menu à trois points, au bout de la ligne et choisissez "Modifier" :
Vous pouvez alors :
Modifier le montant déduit en fonction de votre situation
Ajouter un préfixe dédié aux avoirs si besoin
Ajouter une mention libre. La référence de la facture annulée apparaît automatiquement. Dans notre cas, il est toujours bon d'ajouter "partiel" et de détailler si besoin.
Exemple : Avoir partiel sur la facture 2023-012 suite à la réclamation du 15/05/2023.
Enregistrez votre avoir puis générez-le en cliquant sur le bouton de génération, puis cliquez sur l'icône de l'enveloppe si vous avez besoin de le transmettre au client :
Si vous étiez dans le cas d'une erreur de facturation, n'oubliez pas de facturer le reste à charge au bon client/financeur.
S'il s'agissait d'un avoir commercial, vous pouvez ajuster le prix de l'inscription : à partir de l'onglet Apprenants, déroulez la fiche du client via "Actions supplémentaires" et cliquez sur "Modifier le client". Cochez alors "Tarif spécial" et ajustez le prix pour revenir à l'équilibre !
Pour en savoir plus sur la gestion des insatisfactions et des incidents qualité, consultez notre ➡️ article dédié !
Pour savoir comment suivre votre facturation, rendez-vous sur ➡️ cet article !