Suivi et gestion des factures
L'onglet Suivi des factures centralise vos documents financiers. Depuis ce tableau, vous pouvez filtrer vos factures, suivre les factures en retard, enregistrer votre configuration sous forme de vue, exporter vos données et télécharger vos factures en PDF.
Par défaut, ce tableau affiche à la fois vos factures et vos charges. Pour obtenir des données de facturation exactes, vous devez appliquer un filtre.
Pour accéder au suivi des factures rendez-vous dans le menu Rapports d'activité > Suivi des factures.
Configuration du suivi des factures
Une fois dans cet onglet, vous pourrez alors configurer l'affichage en choisissant :
La période d'affichage
Les colonnes à afficher
Les filtres à appliquer
L'enregistrement de cette configuration sous forme de vue, pour la retrouver en un clic (voir ci-dessous)
Enregistrer la vue
Une fois la période, les colonnes et les filtres configurés, vous pouvez enregistrer cette configuration sous forme de vue, pour la réutiliser sans reconfigurer le tableau à chaque fois. Le fonctionnement est le même que dans Rapports d'activité > Suivi de l'activité.
Cliquez sur le menu déroulant « Vues enregistrées », puis sur « Enregistrer la vue ».
Donnez un nom court à la vue, pour qu'il soit facile à lire dans le menu déroulant (vous pourrez le modifier ensuite).
Activez si besoin le partage de cette vue avec vos collaborateurs.
Vérifiez le récapitulatif des filtres appliqués et des colonnes affichées, puis enregistrez.
Vous pouvez ainsi créer des vues personnalisées, par exemple « Factures uniquement » (filtre Facture sur la colonne Type) ou « Factures en retard » (filtre Retard sur la colonne Statut). Pour appliquer une vue, sélectionnez-la dans le menu déroulant « Vues enregistrées ».
Une fois la vue appliquée, les modifications que vous faites dans le tableau (ajout de filtres, de colonnes…) ne modifient pas la vue. Pour mettre à jour une vue : effectuez vos modifications dans le tableau, cliquez sur l'icône de modification de la vue, cochez « Mettre à jour les colonnes avec l'état actuel », puis enregistrez.
⚠️ Si vous modifiez une vue partagée avec vos collaborateurs, la modification s'applique pour tout le monde.
Filtrer pour ne voir que les factures
Pour isoler vos factures et calculer votre chiffre d'affaires (CA) sur une période donnée :
Ajoutez la colonne Type au tableau.
Effectuez un filtre sur le mot Facture.
Ajoutez la colonne Montant facture HT pour voir le cumul du montant facturé.
Ajoutez la colonne Montant TTC encaissé pour visualiser le cumul du CA total.
Identifier les factures en retard
Pour suivre vos créances et relancer vos clients :
Ajoutez la colonne Statut à votre tableau.
Appliquez le filtre Retard.
Exporter les données
L'export des données de votre suivi des factures vous permettra de recevoir par mail un fichier Excel avec les informations du tableau présélectionnées.
Export Excel standard
Une fois votre tableau configuré et filtré, il est possible de l'exporter sous format Excel : cliquez sur « Exporter » puis sur « Export xls ».
Export pour logiciel comptable
Pour exporter vos écritures vers un outil tiers :
Cliquez sur le bouton « Exporter ».
Sélectionnez « Export comptable des factures ».
Choisissez votre format : Sage, EBP ou Cegid.
Télécharger en masse les factures
Il est possible de télécharger en une seule fois toutes vos factures au format PDF (Factur-x le cas échéant), regroupées dans un fichier .zip que vous pourrez télécharger directement sur votre espace Digiforma.
La fonctionnalité d'export en masse de vos factures en PDF est seulement disponible sur les versions récentes d'abonnement. Si vous êtes sur une ancienne version, contactez le support.
Télécharger les factures sélectionnées
Cochez les factures que vous souhaitez télécharger dans le tableau.
Cliquez sur le bouton « Télécharger les factures ».
Sélectionnez « Télécharger les factures sélectionnées ».
Télécharger par période, sans passer par les filtres
Vous pouvez aussi télécharger toutes les factures d'une période donnée directement depuis le menu déroulant, sans avoir à filtrer votre tableau au préalable :
Cliquez sur le bouton « Télécharger les factures ».
Sélectionnez « Télécharger par période ».
Choisissez l'année, puis si besoin le mois souhaité (ou téléchargez directement toute l'année).
Bon à savoir
Seules les factures déjà générées dans les sessions sont incluses dans le téléchargement.
Si vous sélectionnez plus de 100 factures, le fichier .zip ne se télécharge pas directement : il vous est envoyé par e-mail.
Facture d'un client supprimé de la session : lorsqu'un client est supprimé d'une session alors qu'une facture lui était affectée, la facture n'est pas supprimée. Elle est conservée dans le volet « Autres » de la page Gestion - Finances de la session, tout en bas de la page.