Digiforma te permite añadir campos personalizados a tus registros de alumno, empresa, profesor, financiador o lugar de formación en tu base de datos, pero también a tus cursos, a los clientes de un curso y a los profesores de un curso.
⚠️ Nota: Esta funcionalidad está disponible con la opción Admin+. Para saber más, contacta con nuestro soporte o consulta tu suscripción.
Presentación de los campos personalizados
Esta funcionalidad permite enriquecer tu gestión diaria mediante varias palancas:
Personalización de los registros: Añade campos específicos directamente en tus bases de datos.
Personalización de los cursos: Añade una información propia de cada curso (ej.: un código de proyecto, una referencia de pedido de cliente), que cambia de un curso a otro.
Automatización documental: Utiliza estos campos como etiquetas dinámicas en tus modelos de documentos y de correos electrónicos.
Recopilación de datos: Integra los campos de los registros de alumno y empresa en tus formularios de preinscripción y tu catálogo online.
Análisis de datos: Utiliza estos campos como columnas de filtrado en tus informes de actividad.
Crear y configurar un campo personalizado
Una página única para todos tus campos
Todos tus campos personalizados se gestionan desde una sola página:
Ve al menú Configuración > Campos personalizados.
Elige la pestaña deseada:
Registros de datos: Alumnos, Lugares de formación, Empresas, Profesores y Financiadores externos (si los financiadores externos están activados en tu cuenta).
Cursos: Curso, Clientes y Profesores.
Haz clic en Añadir un campo, configúralo y luego haz clic en Guardar.
💡 Atajos: desde la lista de una base de datos (ej.: Datos > Alumnos), el botón Campos personalizados te lleva directamente a la pestaña correcta. A la inversa, desde la página de los campos personalizados, un botón (ej.: Ver los alumnos) te devuelve a la base de datos correspondiente.
🔒 El menú Campos personalizados solo aparece para los usuarios que disponen del acceso modificación campos personalizados.
Tipos de campos disponibles
Puedes elegir entre varios formatos según el dato que quieras recopilar:
Texto: Para texto libre corto (ej.: un nombre).
Párrafo: Para comentarios o notas largas.
Fecha: Para seleccionar un día concreto (ej.: fecha de nacimiento).
Número: Para valores numéricos únicamente.
Verdadero/Falso: Para opciones binarias (ej.: ¿documentos recibidos?).
Lista desplegable: Para proponer una opción predefinida (al menos dos opciones).
⚠️ No utilices caracteres especiales en el nombre de un campo personalizado, en particular los dos puntos. Un campo cuyo nombre contenga dos puntos no puede leerse al generar un documento: su etiqueta se inserta normalmente en el modelo, pero el documento generado sale vacío en esa ubicación, sin mensaje de error. Si un campo personalizado no aparece en tus documentos, comprueba primero su nombre, renómbralo sin caracteres especiales y luego genera de nuevo el documento.
Enfoque sobre la lista desplegable
Esta funciona como los demás campos e incluso puede utilizarse como etiqueta en los modelos de documentos personalizados. Para añadir tus distintas opciones, ¡solo tienes que hacer clic en la pequeña flecha abajo a la derecha del campo durante su creación!
Una vez seleccionada la flecha, introduce las opciones de la lista desplegable (botón Añadir una opción) antes de guardar los cambios:
Después encontrarás esta lista en las distintas ubicaciones que pueden contener campos personalizados, por ejemplo a continuación en el registro de contacto de un alumno:
Opciones de configuración
Cada campo dispone de la siguiente configuración:
Nombre del campo: El nombre o la pregunta que aparecerá en el registro.
Sugerencia: Un ejemplo del formato esperado para guiar al usuario (no disponible para los tipos Fecha, Verdadero/Falso y Lista desplegable).
Sección: La parte del registro en la que se muestra el campo (ej.: Información general, Datos de contacto, Otros…).
Obligatorio: Hace que la cumplimentación sea imprescindible para guardar el registro o validar un formulario.
ℹ️ El tipo de un campo no se puede modificar una vez guardado el campo.
Organizar la visualización
Para modificar el orden de aparición de los campos en tus registros o formularios, utiliza el controlador situado a la izquierda del campo para realizar un arrastrar y soltar.
Gestionar tus campos directamente desde los registros
Puedes crear y modificar tus campos personalizados directamente en el formulario de un registro (alumno, empresa, profesor, lugar, financiador) o de un curso, sin salir de la página en la que estás trabajando.
Identificar tus campos: En los formularios, tus campos personalizados están resaltados en violeta para distinguirlos de los campos estándar de Digiforma. Este resaltado solo es visible para ti: no aparece en los formularios que rellenan tus alumnos o clientes (ej.: catálogo online).
Crear un campo: Haz clic en Añadir un campo personalizado al final de la sección deseada, introduce el nombre, el tipo y las opciones, y luego haz clic en Guardar. El campo se crea directamente en esta sección.
Modificar un campo: Pasa el ratón por encima del campo y haz clic en el icono de modificación.
Mover un campo: Pasa el ratón por encima del campo y utiliza el controlador de arrastrar y soltar. Puedes reordenarlo en su sección o moverlo a otra sección.
🔒 Estos botones de acción solo son visibles para los usuarios que disponen del acceso modificación campos personalizados.
Archivar un campo personalizado
¿Ya no quieres completar un campo, sin perder las respuestas ya recopiladas? Archívalo: se retira de tus formularios y sus respuestas se conservan.
¿Cómo archivar?
Desde un registro: abre la modificación del campo, haz clic en Archivar el campo y luego en Confirmar.
Desde Configuración > Campos personalizados: haz clic en el icono de archivos a la derecha del campo y luego en Guardar para validar.
Efectos de los archivos
El campo se retira de todos los formularios de tu cuenta, incluidos los formularios de preinscripción.
Las respuestas ya guardadas se conservan.
El campo no aparece en los informes de actividad, las descargas ni las importaciones de Excel.
En tus modelos de documentos, la etiqueta de un campo archivado no muestra ningún valor: aparece en forma de pastilla roja con el nombre del campo.
Restaurar un campo archivado
En Configuración > Campos personalizados, abre el bloque Campos archivados al final de la pestaña, haz clic en Restaurar y luego en Guardar. El campo vuelve al final de la lista con su nombre, su tipo, sus opciones y las respuestas ya guardadas.
⚠️ Si el campo se mostraba en tus formularios de preinscripción, sus configuraciones (campo mostrado o no, obligatorio o no) no se conservan al archivar. Después de una restauración, el campo recupera las configuraciones por defecto: compruébalas en la configuración de tus formularios de preinscripción.
Los campos personalizados en los cursos
Para una información que cambia en cada curso y que debe aparecer en tus documentos (código de proyecto, número de expediente, referencia de pedido…), puedes añadir campos personalizados en tres niveles del curso. Ten en cuenta que cada campo personalizado de los cursos se generaliza en cada curso. Si añades un campo directamente en tu curso A, este mismo campo estará disponible en todos tus cursos actuales y futuros.
Curso: los campos se muestran en la pestaña Información del curso (secciones Información general, Formación profesional, Lugar de formación u Otros).
Clientes del curso: los campos se muestran en el registro de un cliente, desde la pestaña Clientes del curso. El valor es propio de este cliente en este curso.
Profesores del curso: los campos se muestran en el registro de un profesor, desde la pestaña Profesores del curso. El valor es propio de este profesor en este curso.
¿Dónde utilizar los campos de curso?
Los campos de curso tienen un uso más específico que los de los registros de datos:
Curso: etiquetas en los modelos de documentos y en una parte de los modelos de correo electrónico, y columnas del informe de actividad (vista Cursos).
Clientes del curso: etiquetas en los modelos de documentos y en ciertos correos electrónicos dirigidos a los clientes (ej.: envío de convocatoria o de presupuesto), y columnas del informe de actividad (vistas Análisis por cliente y Lista de alumnos).
Profesores del curso: etiquetas únicamente en los modelos de documentos (ningún modelo de correo electrónico), y columnas del informe de actividad (vista Análisis por profesores).
⚠️ Los campos de curso no están disponibles en todos los modelos de correo electrónico: para saber si un campo se puede utilizar en un correo electrónico, busca su nombre en la lista de etiquetas de ese modelo. Los campos de los profesores del curso no están disponibles en ningún correo electrónico.
Los campos de curso tampoco están disponibles en los formularios de preinscripción, el catálogo online, la importación de Excel ni en las demás tablas de Digiforma (ej.: lista de cursos): solo aparecen en el informe de actividad.
💡 Bueno saber:
Dos campos activos de un mismo nivel (ej.: Curso) no pueden tener el mismo nombre.
Cuando duplicas un curso, sus campos personalizados y sus valores también se copian.
Utilizar los campos en las herramientas de Digiforma
Inserción en los modelos de documento
Una vez creado, un campo se convierte en una etiqueta utilizable en tus modelos de documentos y de correos electrónicos.
Las etiquetas están segmentadas por origen: un campo creado en la base «Alumnos» solo estará disponible para los documentos relacionados con los alumnos (ej.: convocatorias).
Los campos de curso se encuentran en las siguientes categorías de etiquetas:
Curso de formación para los campos del curso;
Cliente (información del curso) para los campos de los clientes del curso;
Profesor (información del curso) para los campos de los profesores del curso (modelos de documentos únicamente, no en los correos electrónicos).
Utiliza la barra de búsqueda a la derecha del editor para encontrar tu etiqueta y realiza un arrastrar y soltar en el documento.
👉 Para más detalles sobre la personalización de tus modelos de documentos, te recomendamos este artículo.
Configuración de las páginas de preinscripción
Puedes mostrar los campos de los registros de alumno y empresa en tus formularios de preinscripción (individuales o catálogo online) así como durante la inscripción nominativa:
Accede a la configuración del formulario mediante la pestaña Información de tu curso.
2. Marca la casilla correspondiente en la sección Campos personalizados.
💡 Consejo: Puedes hacer que un campo sea obligatorio específicamente para un formulario, aunque no lo sea por defecto en la base de datos.
Es posible añadir campos personalizados al formulario de inscripción nominativa para recoger información adicional sobre los alumnos.
Análisis en los informes de actividad
Los campos personalizados se añaden como columnas aprovechables en tus informes.
Ve a tu informe de actividad.
Haz clic en «Elegir columnas» para hacer aparecer tus campos personalizados y filtrar tus datos.
Los campos de curso están disponibles en las siguientes vistas del informe de actividad (y únicamente en el informe de actividad):
Curso: vista Cursos;
Clientes del curso: vistas Análisis por cliente y Lista de alumnos;
Profesores del curso: vista Análisis por profesores.
👉 Para más detalles sobre el uso de los informes de actividad, te recomendamos este artículo.
Importación de datos en masa mediante Excel
Es posible alimentar los campos personalizados de tus registros de datos durante una importación de Excel (los campos de curso no se ven afectados):
Descarga la matriz de Excel desde la pestaña Datos > Alumnos
Copia el título exacto de tu campo personalizado creado en Digiforma.
Crea una nueva columna al final del archivo de Excel pegando este título como encabezado.
Introduce los datos e importa el archivo.
👉 Para más precisiones sobre la importación de Excel de tus bases de datos, te recomendamos este artículo y para la actualización de tus bases de datos será más bien este artículo.