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Digiforma te permite añadir campos personalizados en tus fichas de clientes, empresas, alumnos y lugares de formación. Esta funcionalidad te permitirá tanto personalizar tu base de datos como utilizar la información en tus modelos de documentos en forma de etiquetas.
Descubre en este articulo cómo funciona 🚀
1. Creación de un campo personalizado
Tomemos el ejemplo de un centro de formación de idiomas que necesita rellenar el nivel de inglés para cada alumno.
En la pestaña Datos de tu cuenta Digiforma, haz clic en la base de datos deseada (en este caso, Alumnos) y, a continuación, en Campos personalizados:
Haz clic en Crear un campo nuevo y rellena las distintas informaciones requeridas 👇
Siguiendo con el mismo ejemplo, el título del campo aquí sería "Nivel de inglés". La sugerencia de campo te permite dar un ejemplo del tipo de respuesta que esperas (por ejemplo, A1, A2, B1, B2, C1, C2). El tipo de campo corresponde al formato, en el que tienes 5 opciones: número, texto, párrafo, fecha, verdadero/falso. En este caso, elegimos texto:
💡 Ten en cuenta que puedes marcar la casilla Obligatorio para que este campo sea necesario al crear o editar el contacto.
Haz clic en Guardar. El campo ya está creado y visible en la ficha del alumno 👇
2. Utilizar los campos en los modelos de documentos
Una vez el campo creado, puedes utilizarlo como etiqueta en las plantillas de tus documentos. Si el campo se ha creado a partir de la base de datos de alumnos, la etiqueta estará disponible en los documentos relacionados con los alumnos.
Puedes utilizar la barra de búsqueda situada a la derecha del editor para encontrarlo más fácilmente y, a continuación, arrastrarlo y soltarlo en el documento:
Si quieres más detalles sobre cómo personalizar las plantillas de tus documentos, te recomendamos ➡️ este artículo.
3. Configurar la página de preinscripción publica de tus sesiones
Una vez hayas creado los campos, verás una nueva sección de campos personalizados en la configuración del formulario de la página de preinscripción pública de tus sesiones de formación. Aquí puedes marcar la casilla correspondiente para que el campo sea visible en el formulario. También hay una casilla "Obligatorio" si deseas que esta información sea obligatoria para completar el formulario:
💡 Nota: si has marcado este campo como obligatorio cuando lo creaste, ahora se marcará como obligatorio por defecto en esta página.
4. Utilizar los campos como filtro para tus informes de actividad
Los campos que hayas creado también estarán disponibles en los informes de actividad, en forma de filtros. Así podrás encontrar la información que necesitas, y también podrás generar y exportar el informe.
Desde la pestaña Informes de actividad, selecciona el campo personalizado en la columna de filtros:
5. Incluir los campos al Exportar tu base de datos en Excel
Los campos personalizados te permiten añadir información específica al importar un Excel a tu base de datos. Para que Digiforma importe la información necesaria, tendrás que usar la matriz de Excel disponible en la pestaña Datos, haciendo clic en Importar:
Copia el campo personalizado y añádelo en una nueva columna en ese Excel para recuperar esta información. Ahora puedes importar tu archivo Excel con la información introducida; tu base de datos dispondrá directamente de este campo personalizado.
Si quieres saber más sobre como importar tu base de datos, te recomendamos ➡️ este artículo