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Digiforma te permite añadir campos personalizados en tus fichas de clientes, empresas, alumnos y lugares de formación. Esta funcionalidad te permitirá tanto personalizar tu base de datos como utilizar la información en tus modelos de documentos en forma de etiquetas.
Esta funcionalidad te permite:
Añadir nuevos campos de información en tus fichas de empresa desde tus bases de datos;
Utilizar estos campos como etiquetas en tus modelos de documento;
Integrar los campos en tus formularios individuales de preinscripción y también en los de tu catálogo online;
Utilizar estos campos como columnas en tus informes de actividad.
Vamos a descubrir cómo funcionan 🚀
1. Crear un campo personalizado
En la pestaña Datos de tu cuenta Digiforma, haz clic en la base de datos deseada (en la que queramos crear el nuevo campo) y, a continuación, en Campos personalizados:
Una vez estemos en la página deseada, tendremos la posibilidad de añadir tantos campos como queramos, que podremos a continuación encontrar en las fichas de contacto, formularios individuales de preinscripción y formularios del catálogo online, añadirlos en los modelos de documentos como etiquetas o filtrar y extraer esta información desde los informes de actividad.
💡 Ten en cuenta que puedes marcar la casilla Obligatorio para que el campo sea necesario al crear o editar el contacto.
2. Tipos de campo
Tienes varios campos disponibles para su creación:
Texto: para introducir texto libre (por ejemplo, un nombre)
Párrafo: para escribir respuestas más largas (como comentarios, anotaciones)
Fecha: para seleccionar una fecha (por ejemplo, fecha de inscripción, de cumpleaños de un alumno, etc)
Número: para introducir valores numéricos
Verdadero/Falso: ideal para las opciones duales (por ejemplo, ¿el alumno ha enviado sus documentos?)
Lista desplegable: un campo muy útil para proponer a los usuarios varias opciones de un menú desplegable.
Hagamos un Zoom en la lista desplegable
Hagamos un Zoom en la lista desplegable
Este funciona como los otros campos, y puede ser utilizada también como etiqueta dentro de los modelos de documento. Para añadir tus diferentes opciones, tan sólo hay que hacer clic en la pequeña flecha en la parte inferior a la derecha del campo cuando lo crees 👇
A continuación, introduce todas las opciones que quieras dentro de la lista antes de guardar las modificaciones:
Encontrarás la lista disponible en los diferentes lugares que puedan contener campos personalizados, como la ficha de alumno o de una empresa, por ejemplo.
3. Configuración de los campos personalizados
Para cada campo, hay tres reglas a configurar:
Nombre del campo, que corresponde al título que le hemos dado, o dicho de otra forma el que quieres proponer como pregunta o solicitar para rellenar;
Sugerencia del campo, que te permite proponer un ejemplo del formato esperado a la persona que introduce la información. Por ejemplo, Nombre Apellido como sugerencia para poder introducir un profesor de referencia;
Obligatorio, que permite convertir el campo en necesario para completar para poder guardar la ficha en la base de datos o validar un formulario de inscripción.
4. Utilizar los campos en los modelos de documentos
Una vez el campo esté creado, puedes utilizarlo como etiqueta en las plantillas de tus documentos. Si el campo se ha creado a partir de la base de datos de alumnos, la etiqueta estará disponible en los documentos relacionados con los alumnos.
Puedes utilizar la barra de búsqueda situada a la derecha del editor para encontrarlo más fácilmente y, a continuación, arrastrarlo y soltarlo en el documento:
Si quieres más detalles sobre cómo personalizar las plantillas de tus documentos, te recomendamos ➡️ este artículo.
5. Configurar la página de preinscripción publica de tus sesiones
Una vez hayas creado los campos, verás una nueva sección de campos personalizados en la configuración del formulario de la página de preinscripción pública de tus sesiones de formación. Aquí puedes marcar la casilla correspondiente para que el campo sea visible en el formulario. También hay una casilla "Obligatorio" si deseas que esta información sea obligatoria para completar el formulario:
💡 Nota: si has marcado este campo como obligatorio cuando lo creaste, ahora se marcará como obligatorio por defecto en esta página.
6. Utilizar los campos como filtro para tus informes de actividad
Los campos que hayas creado también estarán disponibles en los informes de actividad, en forma de filtros. Así podrás encontrar la información que necesitas, y también podrás generar y exportar el informe.
Desde la pestaña Informes de actividad, selecciona el campo personalizado en la columna de filtros:
7. Incluir los campos al Exportar tu base de datos en Excel
Los campos personalizados te permiten añadir información específica al importar un Excel a tu base de datos. Para que Digiforma importe la información necesaria, tendrás que usar la matriz de Excel disponible en la pestaña Datos, haciendo clic en Importar:
Copia el campo personalizado y añádelo en una nueva columna en ese Excel para recuperar esta información. Ahora puedes importar tu archivo Excel con la información introducida; tu base de datos dispondrá directamente de este campo personalizado.
Si quieres saber más sobre como importar tu base de datos, te recomendamos ➡️ este artículo