Pré-requis important : par souci de compatibilité technique, les abonnements les plus anciens n'ont pas accès à cette fonctionnalité. N'hésitez pas à nous contacter pour faire évoluer votre formule.
Avant de commencer, un petit mot sur la sécurité des données.
Quand on pense à l’envoi d’un email, on imagine souvent la possibilité de joindre directement un fichier en un clic. Pourtant, chez Digiforma, nous avons fait le choix de ne pas fonctionner ainsi. Pourquoi ? Parce que permettre l’ajout direct de pièces jointes comporte un risque majeur : celui de diffuser, volontairement ou non, des fichiers malveillants ou infectés par des virus.
Pour protéger vos destinataires, nous avons donc adopté une approche en deux étapes. Concrètement, vos documents passent par un outil spécialisé qui vérifie automatiquement les fichiers et en assure un hébergement sécurisé. Ensuite, ils sont partagés dans vos emails sous forme de liens cliquables. Ce fonctionnement apporte une double garantie :
vos messages restent légers et faciles à transmettre
vos utilisateurs bénéficient d’un haut niveau de sécurité
C’est donc un choix stratégique, pensé pour votre sérénité comme pour celle de vos apprenants.
Étape 1 : ajout des documents dans votre compte
La première étape consiste à déposer les différentes pièces jointes que vous souhaitez utiliser dans vos futures communications via Digiforma. Il peut s’agir, par exemple, d’un plan d’accès, de consignes de sécurité ou encore d’un livret d’accueil.
Pour cela, cliquez en haut à droite de votre compte sur le nom de votre organisme, puis cliquez sur "Mon organisme" dans le menu déroulant.
Rendez-vous ensuite dans le dernier onglet, tout à droite, intitulé "Documents de l'organisme". C’est ici que vous pourrez importer autant de documents externes à Digiforma que vous le souhaitez (images, PDF, fichiers texte, Excel, etc.).
Les documents que vous déposez dans cet espace seront ensuite disponibles lors de l’envoi de tous vos emails depuis l’application. Vous pourrez bien entendu revenir autant de fois que souhaité dans ce menu pour déposer de nouveaux documents ou en supprimer, tout au long de l'année.
Dans mon exemple, j'ai déposé 3 fichiers, pour lesquels je peux voir directement le format (.xlsx, .docx et .png).
Étape 2 : choix des documents à ajouter lors de l'envoi d'un email
À chaque fois que vous enverrez un email depuis Digiforma (peu importe le type d'email), les documents déposés dans la section "documents de l'organisme" seront disponibles, en tant que balise.
Pour y accéder, il vous suffit d'afficher les balises sur la droite :
Ici, mon email concerne l'envoi d'une convocation générée via Digiforma. Je voudrais y associer mon plan d'accès. Je procède alors à un glisser-déposer de la balise correspondante jusqu'au bon endroit de l'email.
Et voilà, le tour est joué ! Vous pouvez, de cette façon, ajouter autant de documents externes que vous le souhaitez lors de l'envoi d'un email et donc d'ajouter à vos mails l'ensemble des pièces jointes nécessaires.
⚠️ Pour des raisons de délivrabilité de vos emails, nous vous recommandons néanmoins d'être raisonnables sur le nombre de documents que vous joignez. Les logiciels anti SPAM auront tendance à être plus sévères avec des emails remplis de liens.
Gagnez du temps avec vos modèles d’email déjà prêts !
Nous avons pensé à tout pour vous simplifier la vie. Vos pièces jointes peuvent également être intégrées dans vos modèles d’email. Résultat : plus besoin d’ajouter vos pièces jointes à chaque envoi, elles sont déjà prêtes et associées au bon modèle.
Par exemple, si vous envoyez systématiquement le livret d'accueil lors de l'envoi de la convocation, il vous suffit d'attacher votre livret d'accueil en pièce jointe au modèle d'email associé. De cette façon vous n'avez plus besoin de vous en soucier (moins d'oubli, moins d'erreur, moins de perte de temps !).
Concrètement, comment cela apparaît pour vos destinataires ?
Lorsque le destinataire reçoit l'email, la pièce jointe externe apparaît comme un lien hypertexte (= sur lequel il peut cliquer), comme ici dans notre exemple.
En cliquant sur le lien hypertexte, cela ouvrira le fichier dans un nouvel onglet du navigateur. Votre client pourra alors simplement consulter le document pour en prendre connaissance ou le télécharger pour en garder une copie dans son ordinateur, comme toute pièce jointe classique.