Digiforma te ofrece la posibilidad de actualizar las bases de datos disponibles en tu cuenta. Aquí te explicamos cómo funciona 👇
📝 Modificación manual de las fichas
Para ello, puedes modificar manualmente y sin límite la totalidad de tus fichas (empresas, alumnos, profesores, financiadores externos y lugares de formación) desde tu espacio personal, en la pestaña Datos.
De esta forma, podrás remplazar los datos obsoletos en los campos precedentemente completados o completar aquellos que estén en blanco.
Simplemente, haz clic en modificar y actualiza los datos que desees:
⚙️ Actualización automática: matrices Excel
Digiforma te permite también la actualización automática de tus fichas clientes, empresas, alumnos etc. de tus bases de datos. Sin embargo, recomendamos el uso de esta funcionalidad únicamente cuando tienes varias líneas de datos en un excel (más de 5) a actualizar.
Para que la actualización se efectúe de forma limpia, asegúrate de que introduces en la matriz Excel el conjunto de datos que deseas conservar, así como aquellos que quieres añadir a Digiforma.
Esta operación eliminará los datos antiguos de las fichas: es por ello que implica un riesgo si dejamos vacías determinadas columnas, ya que el importe sustituirá los antiguos datos por los nuevos aunque estos últimos estén vacíos.
Para identificar las fichas afectadas por esta operación, Digiforma utiliza diferentes valores según el tipo de datos a actualizar.
Fichas alumnos y profesores: la actualización es posible con la dirección y el código interno
Por ejemplo, si procedemos a la actualización de nuestra base de alumnos, descargamos la matriz excel disponible en Digiforma y rellenamos los datos que queremos actualizar. El software utilizará automáticamente los campos "correo electrónico" y/o "código interno" como elementos identificativos en esta operación.
Tras haber integrado la matriz con la información que deseas actualizar en Digiforma, se habrá realizado el importe. Quedarán actualizadas ya que el software habrá reconocido la misma dirección de correo y el mismo código interno del alumno para no crear una nueva ficha, sino actualizar los datos de la ya existente.
Fichas alumnos empresas: la identificación para la actualización se realiza con el CIF y el código interno. Es posible añadir el nombre de la empresa como criterio opcional
De la misma forma, si lo que queremos es actualizar nuestra base de datos de empresas, deberemos tener en cuenta que el software identificará las columnas CIF y código interno para actualizar los datos. Según los datos que quieras actualizar y como criterio opcional, tienes la posibilidad de añadir la columna "empresa":
🚨Para que el importe funcione, asegúrate de que dispones de una matriz excel e informaciones relativas a, al menos, una de las columnas de identificación obligatoria.
Ahora sabes cómo actualizar tus datos en Digiforma 😉
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