La personalización de documentos es una de las funcionalidades más interesantes que ofrece Digiforma, entre otras cosas para automatizar la gestión administrativa y ahorrar una enorme cantidad de tiempo. El software propone la personalización de los modelos desde la pestaña Cuenta > Modelos de documentos; como con cualquier editor de texto, podrás escribir, añadir tablas, añadir fotos... La novedad es que, además, Digiforma te propone el uso de etiquetas HTML para recuperar la información de las diferentes sesiones.
Vídeo: Modelos de documentos en Digiforma
¿Qué es una etiqueta HTML?
Las etiquetas HTML son los pequeños textos o palabras en violeta que encontramos a la derecha de los modelos de documentos y que podemos arrastrar y añadir en los documentos. Ellas son las encargadas de ir a buscar la información que hayas introducido en la sesión de formación, en la ficha de tu cliente o en tu perfil, para añadirlas automáticamente en el documento.
De esta forma, nunca más tendrás que actualizar los documentos específicamente para cada sesión de formación 😉
¿De qué etiquetas dispongo?
Existen varias decenas de etiquetas disponibles en cada modelo de documento. Cambian según el modelo en el que nos encontremos y en función de la información que necesitemos para cada uno de los documentos. Se ordenan en diferentes categorías en función de las partes de la sesión:
Empresa: recuperan la información relativa a la empresa del cliente.
Cliente: recuperan la información relativa al cliente, ya bien sea particular o empresa.
Financiador: recuperan la información en el caso de que haya financiadores externos.
Profesor: recuperan la información relacionada con el profesor de cada sesión.
Programa: estas etiquetas recuperan la información del programa vinculado a la sesión.
Alumno: recuperan la información relacionada con el alumno.
Organización: recuperan la información de la entidad organizadora (el centro que imparte la formación).
Encontrarás etiquetas que recuperan información básica, como el nombre, el código interno del alumno, o la fecha de inicio y fin de la formación.
También puedes añadir las etiquetas que conciernen específicamente al cliente. Esto será útil en el caso de que varios de tus alumnos estén inscritos a la misma sesión pero no participen a los mismos módulos.
Por ejemplo, si seleccionas la etiqueta "fechas", Digiforma buscará las fechas globales de la sesión. Si en cambio en un documento añades la etiqueta "fechas del cliente", el software añadirá en el documento las fechas del módulo a las que el cliente esté inscrito.
Tablas y listas
Algunas etiquetas se generan en forma de tabla. Estas etiquetas no son modificables y las informaciones que generan son fijas. Encontrarás, por ejemplo, la etiqueta "Tabla de costes", "tabla de fechas", etc.
De la misma forma, las etiquetas "listas" ofrecen una lista de elementos (por ejemplo, lista de costes, lista de fechas, etc).
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