Gracias a la funcionalidad de importe masivo de datos, Digiforma te permite integrar tus bases de datos de empresas mediante un fichero Excel (lo que llamamos fichero matriz). De esta forma, podrás centralizar todos tus datos en el mismo lugar y optimizar el uso del software.
🚀 Importe de datos
Para añadir nuestra base de datos, nos dirigimos a la pestaña Datos > Empresas. Una vez aquí, seleccionamos la opción "Importar":
Al hacer clic en esta opción, llegaremos a una nueva página desde la que podremos descargar la matriz, especialmente diseñada para importar las bases de datos de empresas 👇
El fichero te servirá de base para transferir los datos de empresas. Deberás integrar todas las informaciones de tus bases de datos sin modificar ni el orden ni el título de las columnas; simplemente, copia y pega. Recuerda que no es necesario rellenar todas las columnas propuestas para que la importación funcione. 😉
Debes tener en cuenta que el color amarillo indica el carácter obligatorio de algunas columnas. En aquello que concierne los datos de las empresas, la única columna obligatoria es "EMPRESA". Esto quiere decir que es obligatorio introducir los datos en ella para que la importación funcione.
Otra columna a la que prestar atención es "N° CIF", cuidado con no añadir espacios o números de más. Además, las columnas "TRATAMIENTO REPRESENTANTE LEGAL" y "COLECTIVIDAD LOCAL" está condicionada a la inscripción de valores precisos o a la ausencia de valores.
Para que la importación sea satisfactoria, ¡comprueba que no hay fallos significativos en estas columnas!
Tras haber introducido los datos puedes volver a tu cuenta Digiforma para continuar con la importación. Desde la página "Importar o actualizar tus datos de empresa" haz clic en el botón "Importar un archivo .XLSX" y selecciona el excel que acabas de preparar para importar tus datos en Digiforma 👇
Si el importe ha funcionado, verás un mensaje en la pantalla al momento, confirmando la operación, y serás redirigido a la página de tu base de datos.
🛠️ Añadir campos personalizados en el importe
Además de todas las etiquetas propuestas en los formularios y en las fichas personales (nombre, apellidos, correo electrónico, direcciones, etc.) Digiforma te permite crear campos personalizados para completar de forma más precisa tus bases de datos.
Para preservar la coherencia de tus bases de datos y utilizarlas adecuadamente, estos campos se pueden tener en cuenta durante la importación. Para ello, debemos insertar en la matriz descargada una columna cuyo título será exacto al de nuestro(s) campo(s) personalizado(s).
Durante la creación de los campos personalizados, te recomendamos a prestar una especial atención a la mención "obligatorio" 👇
Si seleccionas esta casilla y lo marcas como obligatorio, todas las celdas de la columna correspondiente al campo deberán estar completadas para realizar la importación. En el caso contrario, no funcionará.
Si por el contrario la dejas libre, en el caso de ausencia de datos en las celdas de esta columna, no habrá problema para importar tus bases.
📩 Nota: piensa en comprobar que tu archivo no tiene duplicados para limitar los errores y garantizar la fiabilidad de tus datos.
💡 Comprender los errores
Digiforma te ayudará a detectar automáticamente los errores que se efectúan durante las importaciones de datos. De esta forma, podrás identificarlos rápidamente y aplicar las correcciones pertinentes. Te mostramos algún ejemplo:
Si necesitas ayuda adicional con la importación de tus bases de datos, no dudes en contactar con nuestro equipo a través del chat. ¡Estaremos encantados de ayudarte!
Para saber más...