Para generar tus convocatorias, dirígete a la pestaña Gestión > Convocatorias de la barra de navegación del curso:
Como para el resto de documentos, debes generarlas antes de enviarlas o descargarlas.
1. Deja que Digiforma envíe automáticamente las convocatorias
Para enviar automáticamente las convocatorias, tan sólo selecciona la casilla Activar el envío automático de convocatorias a los alumnos y configura el plazo, en días, del envío antes del comienzo de la formación.
Puedes seleccionar, curso por curso, los modelos de documento y de correo que se enviarán a los alumnos.
En la pestaña Gestión > Convocatorias de tu curso, puedes seleccionar a través del menú dicho modelo de documento, de tu elección, que se enviará a todos los alumnos:
Una vez la automatización esté configurada en el curso, encontrarás en la pestaña Seguimiento > Correos electrónicos > Programados el detalle del envío de estas convocatorias.
⚠️ Es obligatorio que el curso se encuentre en "planificados" o "terminados" en la pestaña "Todos mis cursos" para que el envío pueda realizarse.
Las convocatorias se envían en función de la fecha del primer módulo al que participa cada alumno. Si realizas modificaciones en tus módulos (fechas, precio, etc) el envío de las convocatorias se actualizará automáticamente.
Si la fecha planificada es anterior a la fecha del día en el momento de la activación del envío automático, la convocatoria no será enviada. No hay carácter retroactivo en el envío automático.
De esta forma, en la pestaña Seguimiento > Correos electrónicos, la tabla de seguimiento de correos se actualizará en función de los diferentes envíos.
De igual manera, en la pestaña Gestión > Convocatorias de tu curso, un puntito verde indicará la generación y envío de las convocatorias:
Por último, la pestaña Progreso se actualizará en función de los envíos, y podrás visualizar si la automatización está activada o no.
1.1. Activar la automatización en todos los cursos
💡 Puedes activar por defecto la automatización de las convocatorias en el menú Configuración > Automatizaciones. Esta configuración se tendrá en cuenta por defecto en todos tus futuros cursos (de nuevo, no hay carácter retroactivo en los cursos ya creados).
2. Generar todas las convocatorias
Para enviar todas las convocatorias a todos los alumnos, primero debes generar un archivo ZIP con todas la convocatorias de todos los alumnos / clientes. Elige el modelo que quieras enviar (en el caso de que hayas creado más de uno) en PDF o en DOC.
3. Generar la convocatoria de un sólo alumno
En la misma página, en la lista de los alumnos, podrás crear y generar la convocatoria de cada uno de forma individual:
4. Actualizar las convocatorias
Una vez la generación de la(s) convocatoria(s) se ha realizado, la fecha y la hora de la edición de la misma se indicará en la línea correspondiente.
Puedes actualizar los documentos ya generados haciendo clic en el menú de tres puntos a la derecha del nombre de, documento:
Esto puede ayudarte a:
actualizar datos en tus convocatorias si has realizado cambios dentro del curso
generar de nuevo la convocatoria con otro modelo de documento al que has generado en un primer momento.
5. Descargar y enviar las convocatorias por correo electrónico
Una vez las convocatorias estén generadas, los botones de descarga y de envío aparecerán activos.
Así, podrás descargar las convocatorias si deseas visualizarlas o enviarlas por tus propios medios, además de poder enviarlas directamente desde Digiforma.
El correo electrónico de envío se presenta, por defecto, como ves a continuación 👇
El documento de la convocatoria se añade automáticamente como archivo adjunto.
El nombre del curso se añade automáticamente en el asunto del correo electrónico.
El enlace personal a la extranet de cada alumno aparece automáticamente en el cuerpo del email.
⚠️ Si la dirección de correo electrónico de uno de tus alumnos no aparece en su ficha, el envío del correo electrónico será imposible. ⚠️
5.1. Enviar las convocatorias generadas en ZIP
Si has generado todas las convocatorias a través de la funcionalidad archivo zip, puedes enviarlas a todos los alumnos que dispongan de una dirección de correo electrónico en su ficha. Puedes quitar los alumnos que quieras del envío si lo necesitas:
Cada alumno recibirá la convocatoria que le corresponde en archivo adjunto, en el correo electrónico enviado.
5.2. Enviar las convocatorias de manera individual
También puedes enviar los correos electrónicos con las convocatorias de manera individual a cada uno de los alumnos desde la lista:
El punto verde ( ⬆️ ) en el sobre indica que ya has enviado esta convocatoria a este alumno.
5.3 Historial de envío de convocatorias
Encontrarás el historial de convocatorias enviadas desde la pestaña Seguimiento de correos electrónicos:
5.4. Configuración del correo electrónico de envío por defecto
El correo propuesto por defecto corresponderá al modelo de correo definido "por defecto" en el menú Configuración > Modelos de correo electrónico, en la sección Correos para alumnos > Convocatoria:
💡Puedes modificar este modelo de correo adaptándolo a tus gustos y necesidades. Para saber cómo hacerlo, consulta 👉 este artículo.