Gracias al sistema de programación de envío de correos en Digiforma, podrás planificar el día y la hora en la que tus emails serán enviados, para no tener que preocuparte. Digiforma lo hace por ti. 😉
Introducción: ¿qué diferencia hay entre la automatización y la planificación de un correo electrónico?
En Digiforma, puedes enviar correos electrónicos de forma inmediata, pero también tienes la opción de planificar los envíos para una fecha futura. Para ello, existen dos modos de funcionamiento que te ayudarán a reducir considerablemente tu carga mental:
La planificación manual: consiste en redactar un correo electrónico puntual y elegir una fecha y una hora de envío posteriores. En la práctica, escribes tu mensaje hoy, pero decides que se enviará más adelante, sin que tengas que intervenir en el momento exacto del envío. Esta funcionalidad te permite mantener el control del contenido y del momento del envío, evitando olvidos y envíos de última hora. Es ideal para anticiparte con tranquilidad, sin necesidad de configurar escenarios complejos.
La automatización va un paso más allá: ya no se trata de un envío puntual, sino de reglas definidas con antelación. Una vez configuradas, los envíos se realizan sin ninguna intervención manual. Esto permite ahorrar mucho tiempo, asegurar los recorridos y garantizar una comunicación coherente y sistemática con tus alumnos, tus clientes y tus colaboradores.
Cabe destacar que estos dos enfoques son complementarios y contribuyen a reducir de forma duradera tu carga de trabajo. Por eso, este artículo está dividido en dos partes, para ayudarte a entender cómo funciona cada uno.
Funcionamiento de la automatización de los correos electrónicos
Esta funcionalidad te permite configurar varios correos electrónicos que se enviarán automáticamente a tus alumnos, clientes o colaboradores antes, durante o después de su curso.
Configuración general
En primer lugar, ve a la pestaña Configuración > Automatizaciones > Correos electrónicos para acceder a la configuración por defecto de los correos electrónicos automáticos. Esta es la configuración que se aplicará automáticamente cuando crees tus próximos cursos.
ℹ️ La funcionalidad de envío automático de correos electrónicos no es retroactiva, lo que significa que no se aplicará por defecto a los cursos que ya hayas creado. Para beneficiarte de ella, tendrás que configurar manualmente los correos electrónicos en tus cursos existentes.
La configuración es sencilla. Puedes planificar el envío automático de cada correo electrónico x días antes o después del inicio o del final de la formación del alumno (para los correos electrónicos dirigidos a alumnos y clientes) o x días antes o después del inicio o del final del curso (para los correos electrónicos dirigidos a los colaboradores). Después, solo tendrás que elegir el modelo de correo electrónico que quieras utilizar dentro de la lista de “Otros correos electrónicos para alumnos / clientes / colaboradores”.
Cuando hayas configurado correctamente tus correos electrónicos automáticos, no olvides guardar antes de salir de la página.
Una vez finalizado el guardado, la configuración se aplicará automáticamente a los próximos cursos que crees.
Adaptar los correos electrónicos automáticos a mi curso
Como se mencionó anteriormente, la configuración por defecto se aplica desde la creación de un nuevo curso. Ve a la pestaña Seguimiento > Correos electrónicos > Correos electrónicos automáticos para consultarla.
Aquí puedes modificar cada correo electrónico automático configurado, cambiando el plazo de envío o el modelo de correo electrónico que se va a utilizar. También puedes añadir o eliminar correos electrónicos para adaptar el envío a este curso en particular.
ℹ️ Todo lo que hagas en esta pestaña solo afectará a este curso. No tendrá impacto ni en tu configuración por defecto ni en tus otros cursos.
Previsualizar y consultar los correos electrónicos automáticos de mi curso
En la pestaña Correos electrónicos planificados, puedes previsualizar la fecha de envío y el contenido de los correos electrónicos automáticos que se enviarán durante tu curso de formación.
ℹ️ Recordatorio: si has seleccionado el envío de correos electrónicos en función de la fecha de inicio de la formación del alumno, el mismo correo electrónico puede aparecer duplicado en varias líneas para adaptarse al recorrido de cada alumno.
Ejemplo: si un alumno comienza su curso el 7 de enero y otro alumno empieza el 14 de enero, recibirán el mismo correo con una semana de diferencia
Desde las filas de esta tabla, puedes cancelar el envío de un correo electrónico. No te preocupes: más adelante podrás reactivar su envío desde la pestaña Correos electrónicos automáticos.
ℹ️ Es importante tener en cuenta que los correos electrónicos automáticos se adaptan a los cambios de tu curso. Esto significa que, si añades o eliminas participantes en el curso, la lista de destinatarios de cada correo electrónico se actualizará en función de estos cambios. Lo mismo ocurre con cualquier modificación de fechas del curso.
Sin embargo, si añades un participante después de que un correo electrónico ya haya sido enviado, ese correo no se volverá a enviar. Del mismo modo, si modificas una fecha del curso y un correo electrónico queda planificado en una fecha pasada, nunca se enviará.
Funcionamiento de la planificación automática de correos
Videotutorial
Paso a paso 👇
Dentro de la sesión de formación correspondiente, genera el documento que desees y haz clic en el sobre que se sitúa a la derecha del documento:
Selecciona a los destinatarios, el modelo de correo electrónico y realiza las modificaciones que consideres para que tu correo quede perfecto. A continuación, haz clic en los 3 puntos, y haz click en "Programar envío":
En la siguiente página podrás seleccionar la fecha y la hora de envío, o bien utilizando las opciones disponibles (enviar en 1 semana, 1 mes...) o eligiendo la fecha y la hora directamente en el calendario. Cuando hayas seleccionado la fecha elegida, haz clic en "Programar envío":
Encontrarás el seguimiento de los correos electrónicos programados desde la pestaña "correos electrónicos" en la sesión de formación, dentro del apartado "Seguimiento". Además, desde este espacio podrás anular el envío si te has equivocado de contenido, de destinatarios o de fecha:
Los correos electrónicos planificados se muestran en formato de tabla, con filtros en cada columna para facilitarte la búsqueda de información según un criterio concreto: destinatario, fecha de envío, asunto, etc.
Correos electrónicos planificados y actualización de la información en el curso
A diferencia de la automatización, cuando utilizas la planificación manual de un correo electrónico, se tienen en cuenta los destinatarios asociados al curso en el momento en que se planifica el envío.
Por lo tanto, si se añaden o eliminan alumnos o clientes del curso después de haber planificado el envío del correo electrónico, o si se modifica su estado, tendrás que cancelar ese envío y volver a planificar otro para que los cambios en los destinatarios se tengan en cuenta.
Para evitar tener que actualizar los correos electrónicos planificados cada vez que haya modificaciones en el curso, te recomendamos utilizar la automatización siempre que esta funcionalidad esté disponible. De hecho, para el envío de hojas de firmas, convocatorias y evaluaciones, esta funcionalidad ya existe y tiene en cuenta correctamente todos los cambios de destinatarios, de correo electrónico, de estado o de fechas en el momento del envío.
Para saberlo todo sobre estas dos funcionalidades, te recomendamos consultar estos artículos: