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Antes de empezar, una pequeña nota sobre la seguridad de los datos
Cuando pensamos en enviar un email, lo primero que se nos viene a la cabeza es poder adjuntar un archivo con un solo clic. Pero en Digiforma decidimos no hacerlo de esa manera. ¿Por qué? Porque permitir adjuntar archivos directamente puede ser muy arriesgado: podrías, sin querer, mandar archivos maliciosos o infectados con virus.
Para proteger a quienes reciben tus correos, optamos por un sistema en dos pasos. En resumen: tus documentos pasan primero por una herramienta especializada que analiza los archivos automáticamente y los guarda de forma segura. Luego, en el correo, esos archivos se comparten como enlaces clicables.
¿Y esto qué ventaja tiene? Pues doble:
Tus mensajes siguen siendo ligeros y fáciles de enviar
Y quienes los reciben están mucho más protegidos
Es una decisión estratégica pensada para que tú y tus alumnos estéis tranquilos.
Etapa 1: añadir un documento a tu cuenta
El primer paso es subir los archivos adjuntos que quieras usar en tus futuras comunicaciones a través de Digiforma. Pueden ser, por ejemplo, un mapa para llegar al lugar, instrucciones de seguridad o un flyer de bienvenida.
Para hacerlo, haz clic en la parte superior derecha de tu cuenta, donde aparece el nombre de tu centro, y luego selecciona "Mi centro" en el menú desplegable.
Después, ve a la última pestaña, la que está más a la derecha, llamada "Documentos". Es ahí donde vas a poder subir todos los documentos externos que quieras (imágenes, PDFs, archivos de texto, Excel, etc.).
Todo lo que subas en este espacio estará disponible cuando envíes correos desde la aplicación. Y por supuesto, puedes volver a este menú siempre que lo necesites para añadir nuevos documentos o eliminar los que ya no uses, durante todo el año.
Como puedes ver en la captura, se puede ver el tipo de documento que has subido (.xlsx, .docx, .png...).
Etapa 2: elegir los documentos a adjuntar en el envío
Cada vez que envíes un email desde Digiforma (sea del tipo que sea), los documentos que hayas subido en la sección "Documentos del organismo" estarán disponibles como etiquetas.
Para usarlos, solo tienes que mostrar las etiquetas en la parte derecha de la pantalla:
En la captura, tan sólo tendríamos que añadir la etiqueta deseada en la parte "documentos del centro" para que se adjunte el documento deseado.
¡Y listo! Así de fácil puedes añadir todos los documentos externos que necesites al enviar un correo.
⚠️ Atención, por temas de entregabilidad de los emails, te recomendamos no abusar con la cantidad de documentos adjuntos. Cuantos más enlaces pongas, más probable es que los filtros anti-SPAM se pongan estrictos.
Gana tiempo con tus plantillas de email ya configuradas
Pensamos en todo para ponértelo fácil: también puedes añadir tus archivos adjuntos directamente en tus plantillas de email. ¿El resultado? No tienes que preocuparte por añadirlos manualmente cada vez que envías un correo, ya estarán listos y bien colocados.
Por ejemplo, si siempre envías el flyer de bienvenida junto con la convocatoria, solo tienes que adjuntar ese flyer a la plantilla de email correspondiente. Así te olvidas del tema (menos olvidos, menos errores, y mucho menos tiempo perdido).
¿Y cómo lo ve el destinatario?
Cuando la otra persona recibe el correo, los archivos adjuntos aparecen como enlaces (es decir, puede hacer clic en ellos).
Al hacer clic en el enlace, el archivo se abre en una nueva pestaña del navegador. Tu cliente podrá simplemente leerlo online o descargarlo, igual que cualquier otro archivo adjunto clásico.