Um insbesondere auf den Indikator 12 von Qualiopi zu reagieren, ermöglicht Ihnen Digiforma, an einem oder mehreren bestimmten Terminen anzugeben, ob Ihre Lernenden während der Bildungsmaßnahme abwesend waren. Sie können angeben, ob es sich um eine entschuldigte Abwesenheit, eine unentschuldigte Abwesenheit oder sogar um einen Abbruch handelt. Sie können auch die Lernenden und den Manager Ihrer Lernenden kontaktieren, um den Lernenden zu ermutigen, die Bildungsmaßnahme fortzusetzen.

⚠️ Abwesenheiten und Abbrüche können nicht für Datumsintervalle erfasst werden.

1. Wie gebe ich eine Abwesenheit oder einen Abbruch an?

Digiforma ermöglicht es Ihnen, die Abwesenheiten Ihrer Lernenden in der Software zu verfolgen. Sie können die Abwesenheiten über die Rubrik Nachverfolgung der Sitzung erstellen, indem Sie auf die Ansicht "Fehlzeiten" klicken 👇

a) Eine Abwesenheit hinzufügen

Sie können dann eine Abwesenheit für den Lernenden Ihrer Wahl hinzufügen, indem Sie auf das Feld [+] klicken:

Sie können verschiedene Arten von Abwesenheiten unterscheiden:

Die entschuldigten Abwesenheiten: medizinische Gründe, berufliche Gründe, persönliche, familiäre Gründe.
Die unentschuldigten Abwesenheiten: kein Grund für die Abwesenheit.
Die Abbrüche: der Lernende hat die Bildungsmaßnahme verlassen.

Verwenden Sie die Filter, um nach den Terminen der Abwesenheit zu suchen. Geben Sie den Grund der Abwesenheit an und hinterlassen Sie eine Anmerkung, um die Informationen anzugeben, die Ihnen notwendig erscheinen.

NB: Es ist nicht möglich, eine Abwesenheit für ein Intervall von Terminen hinzuzufügen (genauso wie es nicht möglich ist, digital für ein Intervall von Terminen abzuzeichnen).

Sie können auch einen Nachweis hinzufügen, nachdem Sie die Abwesenheit erfasst haben:

Sie finden in diesem Tab die Historie der Abwesenheiten einer Schulungssitzung 👇

b) Eine zweite Abwesenheit hinzufügen (und mehr)

Um eine Abwesenheit für einen Lernenden hinzuzufügen, der bereits abwesend war, klicken Sie auf das Abwesenheitsfeld:

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Eine Abwesenheit hinzufügen". Die Aufnahme erfolgt auf die gleiche Weise wie oben beschrieben:

Bei mehreren Abwesenheiten wird zusätzlich ein Piktogramm angezeigt:

2. Wie kontaktiere ich die Lernenden / das Unternehmen erneut?

Wenn Sie für einen der Lernenden einer Schulungssitzung einen Abbruch angegeben haben, haben Sie die Möglichkeit, diesen Lernenden sowie den ihm zugeordneten Manager erneut zu kontaktieren.

Dazu müssen Sie in die Rubrik Nachverfolgung > Fehlzeiten der Sitzung gehen, nachdem Sie das Banner aufgeklappt haben, das über den Abwesenheiten angezeigt wird und das bei unentschuldigter Abwesenheit erscheint:

Sobald der Lernende / das Unternehmen erneut kontaktiert wurde, wird die Historie angezeigt, um eine Nachverfolgung zu gewährleisten.

Beachten Sie, dass alle gesendeten Rückerinnerungen automatisch auf der Registerkarte Einladungen/E-Mails der Sitzung archiviert werden.

Zur Information: Die E-Mail-Vorlagen für Abbruch-Rückerinnerungen sind in Ihrer Registerkarte Konto > E-Mail-Vorlagen verfügbar und können natürlich angepasst werden:

3. Wie wirkt sich die Abwesenheit auf den weiteren Verlauf der Schulungssitzung aus?

Abwesenheiten und Unterschriften

Für eine bessere tägliche Nachverfolgung werden die Abwesenheiten in der Nachverfolgung der Unterschriften durch ein Piktogramm dargestellt, das für jeden Fall spezifisch ist:

Falls einer Ihrer Lernenden eine Schulungssitzung abgebrochen hat und der Abbruch auf Digiforma erfasst wurde oder eine Abwesenheit ohne Rückgabedatum erfasst wurde;

dann wird seine E-Mail automatisch vom Versand der Links für digitale Unterschriften abgewählt. Bei Bedarf können Sie seine E-Mail-Adresse erneut für den Versand von Dokumente oder Unterschriften ankreuzen.

Beispiel: Régis Sœur hat mein Modul Virtuelles Klassenzimmer abgebrochen (Bild 1). Wenn ich den Link zur digitalen Unterschrift am Nachmittag des 10.10.2024 an meine Lernenden senden möchte, stelle ich fest, dass Régis Sœur nicht Teil der voreingestellten Empfängerliste ist und dass der Abbruch in seinem Feld angezeigt wird (Bild 2):

Konflikte zwischen digitaler Unterschrift und Abwesenheit

Nachdem Sie Ihre Abwesenheiten erfasst haben, wird oben auf Ihrer Seite eine Warnmeldung angezeigt, wenn digitale Unterschriften an den Terminen der Abwesenheit Ihres Lernenden vorhanden sind.

Sie können im Bereich Nachverfolgung die betroffenen Unterschriften sehen, ein Piktogramm und eine Warnmeldung weisen Sie dann auf einen Konflikt bei den Unterschriften hin 👇

Wenn diese Elemente vorhanden sind, ist es dann notwendig, auf das Piktogramm zu klicken, um die Anwesenheit des Lernenden abzuwählen und seine Anwesenheit sowie seine Unterschrift zu Löschen:

Abwesenheiten und Bewertungen

Falls einer Ihrer Lernenden eine Schulungssitzung abgebrochen hat oder eine Abwesenheit ohne Rückgabedatum erfasst wurde, wird seine E-Mail-Adresse vom manuellen geplanten Versand der Fragebögen zur Bewertung im laufenden Betrieb und zur Bewertung im Nachhinein sowie der entsprechenden Erinnerungen abgewählt. Sie können seine E-Mail-Adresse bei Bedarf manuell erneut ankreuzen.

NB: Die Funktionsweise ist anders, wenn die Bewertungen automatisch gesendet werden. In diesem Fall werden die Bewertungen an alle Lernenden gesendet, unabhängig von ihrem Status (Anwesenheit / Abwesenheit / Abbruch) innerhalb der Sitzung.
Um mehr über diesen Prozess zu erfahren, gehen Sie hier 👉Wie plane ich den automatischen Versand von Bewertungen an meine Lernenden?

Darüber hinaus werden die gesammelten Rückmeldungen Ihrer Lernenden in Abbruch- oder Abwesenheitssituationen ohne Datum und Nachweis der Rückkehr nicht in den Statistiken zur Nachverfolgung der Bewertungen berücksichtigt, insbesondere für die Ermittlung der Rücklaufquoten, aber auch in den Qualitätsberichten.

Zur Veranschaulichung haben wir 5 Lernende in unserer Schulungssitzung 👇

Unter unseren Lernenden ist Herr Dutau der einzige, der von der Sitzung ohne Rückgabedatum abwesend war. So werden bei der Sammlung seine Antworten auf die Bewertungen automatisch von der Zählung ausgeschlossen und wir zählen die Ergebnisse auf der Grundlage von 4 erwarteten Antworten 👇

Die Berechnung der Rücklaufquote für die Bewertungen der Sitzung ist natürlich davon betroffen, da sie auf der Grundlage der 4 kontinuierlich anwesenden Lernenden oder derjenigen, die mit einem Rückgabedatum während der Sitzung abwesend waren, durchgeführt wird 👇

Was die unentschuldigten Abwesenheiten ohne Rückgabedatum betrifft, im Fall von Herr Dutau, ermöglicht ihre Neuklassifizierung durch Hinzufügung eines Rückgabedatums, die bei diesen Lernenden gesammelten Antworten in die Statistiken zur Nachverfolgung der Bewertungen und den Qualitätsbericht der genannten Sitzung zu integrieren.

Abwesenheiten und Nachverfolgung der Lernenden

Falls einer Ihrer Lernenden eine Schulungssitzung abgebrochen hat oder eine Abwesenheit ohne Rückgabedatum erfasst wurde, wird seine E-Mail automatisch vom zip-Versand der Bescheinigungen über die regelmäßige Teilnahme und Zertifikate über die Durchführung abgewählt.

Der individuelle Versand dieser Dokumente ist bei Abwesenheit ohne Rückgabedatum ebenfalls nicht mehr möglich.

Der oder die betroffenen Lernenden werden automatisch in einen anderen Abschnitt der Seite "Liste der Lernenden, die abwesend sind und kein Wiederaufnahmedatum haben" verschoben. Dieser Abschnitt erlaubt nicht die Erstellung und den Versand der Bescheinigung sowie des Zertifikats.

Um die Dokumente zu senden, muss die Abwesenheit des betroffenen Lernenden aktualisiert werden, indem ein Datum der Wiederaufnahme der Bildungsmaßnahme angegeben wird.

Abwesenheiten und Umsatz

Abwesenheiten und Abbrüche sind standardmäßig im Umsatz enthalten. Wir sind der Ansicht, dass die Leistung geschuldet ist. Denken Sie daran, Ihre AGB entsprechend Ihrer Position gegenüber Abbrüchen insbesondere anzupassen. Wenn Sie die Abbrüche nicht in die Berechnung Ihres Umsatzes einbeziehen möchten, müssen Sie daher den Tarif der Anmeldung gegebenenfalls anpassen, um einen korrekten Umsatz zu erhalten. Achtung, wenn der angewendete Tarif mit der Anzahl der Stunden verknüpft ist, muss der Betrag der Anmeldung an die Anzahl der tatsächlich durchgeführten Stunden angepasst werden. Sie können sich dafür auf den speziellen Tarif stützen.