La planification automatique concerne les 3 types d'évaluations destinés aux apprenants : évaluation de préformation, satisfaction à chaud et évaluation à froid.
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Pour planifier automatiquement l'envoi d'une évaluation, il vous suffit de modifier une évaluation existante ou d'en créer une nouvelle depuis la Bibliothèque d'évaluations.

La configuration s'effectue ensuite dans la section Automatisation.

Vous avez la possibilité de planifier l'envoi automatique de cette évaluation x jours avant/après le début/la fin de la session.

ℹ️ L'e-mail de notification sera automatiquement envoyé à 17h le jour auquel il a été planifié. De plus, dès lors que l'e-mail sera envoyé, l'évaluation sera automatiquement rendue visible sur l'extranet.

Exemple : Ma session de formation commence le lundi 25 avril à 10h. J'ai automatisé l'envoi de mon évaluation de préformation 1 jour avant le début de ma formation. L'e-mail de notification sera envoyé le dimanche 24 avril à 17h et les apprenants auront dès lors accès à l'évaluation sur leur Extranet.

Le modèle d'e-mail utilisé sera celui défini par défaut dans le menu Compte > Modèles d'emails pour le type d'évaluation correspondant (Évaluation préformation, Satisfaction à chaud, Évaluation à froid).

Dans votre session, rendez-vous dans le sous-menu Évaluations pour y ajouter une évaluation.
Après l'ajout de l'évaluation, si l'envoi automatique a été activé sur le modèle d'évaluation source de la Bibliothèque, alors l'envoi sera alors automatiquement planifié et visible pour cette session.

Une fois toutes vos évaluations ajoutées, la liste des évaluations vous permet de visualiser d'un seul coup d'oeil l'ensemble des évaluations dont l'envoi est automatisé ainsi que la date d'envoi planifiée.

Depuis cette même page, vous pouvez désactiver et réactiver l'envoi automatique à votre guise. Si vous avez modifié la planification de l'évaluation depuis la bibliothèque, désactiver puis réactiver la planification depuis la session la mettra à jour.

ℹ️ Au moment où l'automatisation est activée, le logiciel copie la configuration par défaut de la bibliothèque. Si vous modifiez ensuite la configuration par défaut, cela n'affectera pas ce qui a déjà été configuré dans les sessions (principe de non-rétroactivité).

Rendez-vous ensuite dans le menu Convocations / emails puis dans l'onglet EMAILS pour avoir le détail des e-mails qui seront envoyés automatiquement à tous vos apprenants.

ℹ️ Si vous ajoutez ou retirez un ou plusieurs apprenants dans votre session, la liste des destinataires des e-mails sera bien mise à jour automatiquement.

ℹ️ Si vous modifiez la date de début ou de fin de votre session, la date d'envoi de l'e-mail sera automatiquement recalculée.

Pour automatiser entièrement votre processus, nous vous invitons à affecter des évaluations à vos programmes depuis la bibliothèque de programmes. Ainsi, quand vous ajoutez un programme à une session, les évaluations qui lui sont affectées seront ajoutées en même temps et leur envoi sera automatiquement planifié !

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Si vous lisez le message 'L’envoi automatique de l’évaluation est désactivé' depuis l'onglet Evaluation, au sein d'une session, il est tout de même possible de planifier son envoi automatique : 

👉 pour cela, vous devez d'abord activer l'automatisation de ce modèle depuis la Bibliothèque d'évaluations.
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Pour cela, reprenez la 1è étape de cet article :
​⚙️ Je configure par défaut mon modèle d'évaluation dans la bibliothèque

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Bonne découverte !