💡 Hinweis: Diese Funktion ist optional - kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr wissen wollen!
Digiforma ermöglicht es Ihnen, in Ihren Kunden-, Unternehmens-, Lernenden-, Finanz- oder Bildungsmaßnahmen- Einträgen benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen. Mit dieser Funktion können Sie nicht nur Ihre Datenbanken personalisieren, sondern diese Informationen auch in Ihren Dokumentvorlagen als Tags verwenden!
In diesem Artikel erfahren Sie, wie das funktioniert. 🚀
Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie:
Neue Felder, die in die Kunden-/Firmen-/ Geldgeber-/ Schulungsorte-Einträge eingefügt werden können;
Die Verwendung dieser Felder als Tags bzw. Platzhalter in Dokumentvorlagen;
Die Integration dieser Felder in die öffentlichen Voranmeldeformulare für Ihre Bildungsmaßnahmen;
Die Verwendung dieser Felder als Filter in Ihren Aktivitätsberichten;
Das direkte Hinzufügen dieser Felder bei einem Excel-Import aus Ihrer Datenbank.
1. Erstellen eines benutzerdefinierten Feldes
Nehmen wir das Beispiel, dass eine Organisation die Anforderung hat, bei der Registrierung Ihrer Lernende, einen Betreuer pro Lernendem mitanzugeben.
Klicken Sie in der Registerkarte "Daten" Ihres Digiforma-Kontos auf die gewünschte Datenbank (in diesem Fall Lernende) und dann auf Benutzerdefinierte Felder:
Klicken Sie unter Benutzerdefinierte Felder auf "Hinzufügen", um dann die verschiedenen Rubriken auszufüllen, die dem Format des Feldes entsprechen. 👇
Bleiben wir bei unserem Beispiel, und fügen für unsere Organisation den Titel des benötigen Feldes hinzu: „Ausbildungsleiter". Bei benutzerdefinierten Felder haben Sie die Möglichkeit das Format des Feldes zu definieren. Zum Beispiel Vor- und Nachname unseres Ausbildungsleiters würde einem Feldtyp "Text" entsprechen. Insgesamt haben Sie 5 Optionen, das Format eines benutzerdefinierten Feldes zu bestimmen: Zahl, Text, Absatz, Datum oder Wahr/Falsch.
💡 Beachten Sie, dass Sie das Kästchen „Pflichtfeld“ aktivieren können, damit dieses Feld für die Speicherung eines Kontaktformulars erforderlich ist.
Klicken Sie abschließend auf „Speichern“. Ihr Feld ist nun erstellt und in einem Lernenden-Datensatz sichtbar!
2. Benutzerdefinierte Felder in Dokumentvorlagen verwenden
Sobald das Feld erstellt wurde, können Sie es als Platzhalter in Ihren Dokumentvorlagen verwenden. Wenn das Feld in der Datenbank der Lernenden erstellt wurde, steht der Platzhalter in Dokumenten zur Verfügung, die sich auf Lernende beziehen (z. B. die Einladung).
Sie können die Suchleiste auf der rechten Seite des Dokumenten-Editors verwenden, um den Platzhalter leichter zu finden, und ihn anschließend wie gewohnt per Drag-and-Drop in das Dokument einfügen:
Für weitere Details zur Anpassung Ihrer Dokumentvorlagen empfehlen wir Ihnen ➡️ diesen Artikel!
3. Öffentliche Voranmeldeseiten konfigurieren
Sobald die benutzerdefinierten Felder erstellt wurden, erscheint in der Konfiguration des Formulars auf der öffentlichen Voranmeldeseite Ihrer Schulungssitzungen ein neuer Abschnitt „Benutzerdefinierte Felder“. Hier können Sie das entsprechende Kästchen aktivieren, damit das Feld im Formular sichtbar ist. Zusätzlich steht Ihnen ein Kästchen „Pflichtfeld“ zur Verfügung, falls Sie möchten, dass diese Information für das Ausfüllen des Formulars erforderlich ist:
💡 Hinweis: Wenn Sie dieses Feld bei seiner Erstellung als Pflichtfeld markiert haben, wird es in diesem Abschnitt standardmäßig als Pflichtfeld angezeigt.
Für weitere Details zur Konfiguration Ihres Voranmeldeformulars empfehlen wir Ihnen ➡️ diesen Artikel! ➡️ cet article !
4. Benutzerdefinierte Felder verwenden, um Ihre Aktivitätsberichte zu filtern
Die benutzerdefinierten Felder stehen Ihnen auch in den Aktivitätsberichten als Filter zur Verfügung. Dadurch können Sie die gewünschten Informationen leichter finden oder sie beim Export des Berichts wiederfinden. Gehen Sie im Reiter „Aktivitätsberichte“ in den gewünschten Bereich und wählen Sie anschließend das benutzerdefinierte Feld in der Filterspalte aus, um die Aktivitätsnachverfolgung zu erleichtern:
Für weitere Details zur Konfiguration Ihres Voranmeldeformulars empfehlen wir Ihnen ➡️ diesen Artikel!
5.Felder beim Excel-Import Ihrer Datenbank einbeziehen
Benutzerdefinierte Felder ermöglichen es Ihnen zudem, spezifische Informationen beim Excel-Import in Ihre Datenbank hinzuzufügen. Damit Digiforma die Informationen importieren kann, müssen Sie die im Reiter „Daten“ verfügbare Excel-Matrix herunterladen, indem Sie auf „Importieren“ klicken:
Anschließend müssen Sie das benutzerdefinierte Feld kopieren und in die Excel-Datei einfügen, um eine neue Spalte hinzuzufügen, die diese Informationen in Digiforma sammelt. Importieren Sie dann Ihre Excel-Datei mit den ausgefüllten Informationen, und Ihre Datenbank enthält dieses benutzerdefinierte Feld direkt:
Für genauere Informationen zum Excel-Import Ihrer Datenbanken empfehlen wir Ihnen ➡️ diesen Artikel!
Jetzt sind Sie dran! 😄