Digiforma bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Ihre verfügbaren Daten auf der Registerkarte Daten zu aktualisieren.
📝 Manuelle Bearbeitung von Datensätzen
Sie können alle Ihre Datensätze (Unternehmen, Lernende, Referenten, externe Geldgeber und Orte der Bildungsmaßnahmen) in Ihrem persönlichen Bereich auf der Registerkarte „Daten“ unbegrenzt manuell bearbeiten.
➡️ So können Sie veraltete Daten in zuvor ausgefüllten Feldern ersetzen oder neue Informationen innerhalb der leeren Felder eintragen.
Beispiel: Wir werden gemeinsam sehen, wie man einen Unternehmenseintrag aktualisiert, der bereits in unserer Datenbank ⬇️ vorhanden ist.
🛠️ Automatisierte Datenaktualisierung über die Importmatrix
Durch die Datenimportfunktion ermöglicht Digiforma auch die automatische Aktualisierung Ihrer bestehenden Unternehmens-, Lernenden- und Referentendaten in Ihrem persönlichen Bereich.
⚠️ Wir empfehlen jedoch, diese Funktion nur dann zu verwenden, wenn Sie mehrere Datenzeilen (mehr als 5 Zeilen) haben, die Sie aktualisieren müssen.
Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn Ihre Lernenden-Datenbank nur die Vor- und Nachnamen der Lernenden enthält und Sie später alle anderen Daten erhalten, die mit ihnen verknüpft sind.
Damit die Aktualisierung reibungslos verläuft, achten Sie darauf, dass Sie in Ihrer Importmatrix alle Daten angeben, die Sie behalten möchten, und alle Daten, die Sie Ihrer Datenbank hinzufügen möchten.
➡️ Denn dabei werden die alten Daten der Datensätze überschrieben:
Das größte Risiko besteht darin, dass Sie leere Spalten in Ihrer Matrix hinterlassen, die dann die bereits in Ihrer Datenbank vorhandenen Daten überschreiben.
Um die Datensätze von Lernenden, Unternehmen usw. identifizieren zu können, verwendet die Software Werte, die sich je nach Art der zu aktualisierenden Daten unterscheiden:
🙋Einträge für „Lernende und Referenten“: Die Identifizierung ist mit der E-Mail-Adresse und dem internen Code möglich
Beispiel: Wir sehen uns nun an, wie Sie Ihre Lernenden-Datenbank aktualisieren können.
Gehen Sie in das Menü Daten ➡️ Lernende und klicken Sie auf die Option „Importieren“:
Auf diese Weise werden Sie auf eine neue Seite weitergeleitet. Wenn Sie nicht bereits über die für diesen Vorgang konzipierte Importmatrix verfügen, können Sie diese direkt auf der Importseite herunterladen 👇
Sobald Sie die Matrix heruntergeladen haben, müssen Sie alle Daten, die Sie aktualisieren möchten, in die Matrix eintragen. Die Software wird innerhalb Ihrer Datei automatisch die Spalten „EMAIL“ und „INTERNER CODE“ als Identifikationselemente für die verschiedenen Datensätze verwenden. ⬇️
Nachdem Sie die Informationen, die Sie in Ihrer Datenbank aktualisieren möchten, in Ihre Matrix eingefügt haben, können Sie zu Ihrem Digiforma-Konto zurückkehren und müssen die Option „IMPORTIEREN EINER DATEI.XLSX“ auswählen, die Sie zu Ihrem lokalen Datenspeicher weiterleitet. So können Sie die ausgefüllte Importmatrix auswählen, um die Aktualisierung Ihrer Datenbank zu starten.
🏢 Bei den Daten „Unternehmen“ erfolgt die Identifizierung automatisch dem internen Code. Es ist möglich, den Namen des Unternehmens als optionales Kriterium hinzuzufügen.
Wenn Sie also Ihre Unternehmensdatenbank aktualisieren möchten, identifiziert die Software die Daten, die zwingend über die Spalten „INTERNER CODE“ aktualisiert werden müssen. Je nach Zusammensetzung Ihrer Daten können Sie nach Belieben ein optionales Kriterium hinzufügen, in diesem Fall die Spalte „UNTERNEHMEN“, dazu müssen Sie nur das entsprechende Kästchen bei diesem Vorgang an- oder abwählen.
⚠ Damit Ihre Aktualisierung funktioniert, müssen Sie sicherstellen, dass Sie innerhalb Ihrer Importmatrix Unternehmen über Informationen zu mindestens einer der beiden obligatorischen Identifikationsspalten verfügen.
⌛️ Warten Sie nicht länger, Sie können ab sofort Ihre Datenbanken automatisch aktualisieren!