Kann ich aus Digiforma heraus Anhänge zu einer E-Mail hinzufügen?
Digiforma verknüpft jede E-Mail mit einem bestimmten Dokument. Das Versenden von E-Mails ist von den verschiedenen Menü-Unterpunkten (2) einer Sitzung (1) aus möglich. Gehen Sie zu 👉 Alle Meine Sitzungen 👉 wählen Sie eine Sitzung und anschließend den Menü-Unterpunkt, von dem aus Sie die Dokumente senden möchten:
Wenn Sie z. B. aus dem Unter-Menüpunkt "Verträge" einer Sitzung eine E-Mail an Ihre Kunden senden möchten, dann können Sie nur Vereinbarung und Verträge als Anhang an Ihre E-Mail senden.
💡 Es gilt die Regel: 1 E-Mail = 1 Dokumententyp.
Zum aktuellen Zeitpunkt ist es also nicht möglich, mehrere Anlagen in einer Mail anzuhängen. Um Ihren Ansprechpartnern mehrere Dokumenttypen per E-Mail zu senden, können Sie die verschiedenen Dokumente auf Ihren Computer herunterladen und sie über Ihre gewohnte E-Mail-Adresse versenden, ohne Digiforma zu verwenden.
💡 Gut zu wissen: Wenn Sie Ihre Dokumentvorlagen bearbeiten, können Sie in dem Dokument auch Anhänge, wie z.B. die AGBs oder ein Programm, einfügen.
Wo wähle ich die Empfänger meiner E-Mails aus?
Wenn mehrere Empfänger aus Ihrer Datenbank denselben Dokumententyp erhalten sollen, können Sie mit Digiforma alle diese Dokumente mit wenigen Klicks erstellen und an die verschiedenen Empfänger versenden.
👉 Dies gilt für Verträge, Einladungen, Bescheinigungen usw.
Nehmen wir als Beispiel das Versenden einer Einladung an verschiedene Lernende:
Klicken Sie in der betreffenden Sitzung auf den Menü-Unterpunkt 👉 Einladungen / E-Mails und generieren Sie die Einladungen:
Sobald die Dokumente erstellt wurden, können Sie auf "Diese Version per E-Mail versenden" klicken.
💡 Diese Option funktioniert nur, wenn für alle Empfänger unter dem Menüpunkt 👉 Daten eine E-Mail-Adresse in Ihrer jeweiligen Karteikarte eingetragen ist.
Ist dies nicht der Fall, wird die folgende Nachricht angezeigt und Sie können diese Funktion nicht nutzen:
"Einige Lernende haben keine E-Mail. Es ist nicht möglich, ihnen eine Nachricht zu senden."
Klicken Sie im nächsten Schritt auf "Alle betroffenen Lernenden", um die Lernenden auszuwählen, denen Sie die Einladung schicken möchten :
Kann ich beim Gruppenversand auswählen, an welche Teilnehmer ich das Dokument sende und an welche nicht?
💡 Es ist möglich, einzelne Empfänger der Gruppen-E-Mails abzuwählen, wenn Sie Ihr Dokument nicht an alle Teilnehmer senden möchten. Entfernen Sie dazu das Häkchen bei den Lernenden, denen Sie die Einladung nicht senden möchten, und klicken Sie auf "Speichern".
Nach Absenden der Email erhält jeder Lernende das richtige Dokument mit den für ihn relevanten Daten.
💡 P.S. Die Vorlagen für die Dokumente und E-Mails finden Sie übrigens unter dem Menüpunkt 👉 Benutzerkonto / Dokumentenvorlagen und 👉 Benutzerkonto / Emailvorlagen. Dort haben Sie die Möglichkeit, die Vorlagen zu bearbeiten und neue Vorlagen zu erstellen.
