💡 Nutzen Sie Notizen und Aufgaben, um im Team zu arbeiten und eine genaue Nachverfolgung der Weiterbildungen entsprechend Ihren internen Abläufen zu planen.
Ausgehend von Ihren Schulungen oder Ihren Terminen können Sie Notizen und Aufgaben erstellen, die mit folgenden Elementen verknüpft sind:
Sitzungen
Unternehmen
Lernende
Referenten
Was ist der Unterschied zwischen Notizen und Aufgaben?
Eine Notiz ist eine Information zu einem Lernenden, einem Unternehmen, einem Referenten oder einer Sitzung, die Sie langfristig gespeichert halten möchten:
Eine Aufgabe ist ein Vorgang, der zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden muss: Neben jeder Aufgabe erscheint ein Kontrollkästchen, mit dem Sie angeben können, ob die Aufgabe erledigt wurde oder nicht. Eine Aufgabe kann sich auf einen Lernenden, ein Unternehmen, einen Referenten oder eine Sitzung beziehen.
Sie können jeder Aufgabe ein Erledigungsdatum sowie einen Verantwortlichen zuweisen:
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Notizen und Aufgaben erstellen und nutzen können.
📝 Wie verwendet man die Notizfunktion?
Die Notizfunktion kann hilfreich sein, um jederzeit Informationen zur gesamten Sitzung oder zu einem bestimmten Teilnehmer zur Hand zu haben.
Um Notizen zu einer Schulungssitzung hinzuzufügen, rufen Sie die betreffende Sitzung auf und gehen Sie dann zur „Pauline-Leiste“ auf der rechten Seite Ihres Bildschirms. Klicken Sie auf „Hinzufügen > Neue Notiz“:
Sie können Notizen zu einer bestimmten Person erstellen, indem Sie im Feld „Betreff“ ein Unternehmen, einen Lernenden oder einen Referenten auswählen, oder die Notiz der Sitzung zuordnen, um allgemeinere Kommentare hinzuzufügen:
✅ Wie verwendet man das Aufgabenfunktion?
Das Aufgabenmanagement-Funktion kann Ihnen beispielsweise bei folgenden Aufgaben helfen:
Erstellen Sie eine Checkliste mit einer oder mehreren wichtigen Maßnahmen, die während der Sitzung durchgeführt werden sollen
Erstellen Sie eine Liste der zu erledigenden Aufgaben mit Erinnerungsterminen, um anschließend den Fortschritt dieser Aufgaben zu verfolgen.
Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern einen Arbeitsablauf an, den sie befolgen sollen
Eine neue Aufgabe erstellen
Um eine neue Aufgabe zu erstellen, gehen Sie in der Pauline-Leiste auf der rechten Seite Ihrer Schulungssitzung und klicken Sie auf „Hinzufügen > Neue Aufgabe“:
Genau wie bei den Notizen können Sie Ihre Aufgaben mit einer bestimmten Person verknüpfen, indem Sie im Feld „Betreff“ ein Unternehmen, einen Lernenden oder einen Referenten auswählen, oder die Aufgabe der Sitzung zuordnen, wenn sie die gesamte Sitzung betrifft.
Der Unterschied zu den Notizen besteht darin, dass:
Sie können ein Datum angeben, an dem die Aufgabe erledigt werden soll: Ab 7 Tage vor dem Fälligkeitsdatum erscheint die Aufgabe in Ihrem Dashboard, um Sie daran zu erinnern, dass sie erledigt werden muss.
Sie können einen Verantwortlichen für die Aufgabe benennen, der dann für deren Erledigung zuständig ist:
Hinweis: Die Angabe dieser beiden Informationen ist nicht zwingend erforderlich: Wenn die Aufgabe zu einem beliebigen Zeitpunkt erledigt werden kann, muss kein Datum festgelegt werden, und wenn sie nicht unbedingt von einer bestimmten Person erledigt werden muss, muss kein Verantwortlicher zugewiesen werden.
💡 Sichtbarkeit der Aufgaben: Wenn Sie ihnen ein Fälligkeitsdatum zuweisen, erscheinen die Aufgaben ab 7 Tage vor ihrem Ablauf auf dem Dashboard!
Eine Aufgabenliste hinzufügen
Es ist auch möglich, eine Liste vordefinierter Aufgaben hinzuzufügen, die Sie zuvor über das Menü „Konfiguration > Vorlagen für Aufgabenlisten“ erstellt haben:
Sie können dann Ihre Aufgabenliste über die Pauline-Leiste Ihrer Sitzung hinzufügen, indem Sie auf "Hinzufügen > Aufgabenliste" klicken und dann die gewünschte Aufgabenliste auswählen, sie wird in alphabetischer Reihenfolge angezeigt:
Sie können Ihre Vorlagen für Aufgabenlisten nur zu einer Sitzung oder zur Nachverfolgung einer Verkaufschance hinzufügen!
Ihre Aufgaben organisieren
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Aufgaben auf verschiedene Arten zu organisieren – sowohl in jeder einzelnen Sitzung als auch über Ihr Dashboard.
Sortieren nach Verantwortlichem
Wenn Sie auf das Sortiersymbol klicken, um die Aufgaben nach Verantwortlichem anzuzeigen, werden diese nach Verantwortlichem sortiert. Die Ihnen zugewiesenen Aufgaben werden zuerst angezeigt, und diejenigen, die niemandem zugewiesen sind, erscheinen zuletzt:
💡 Hinweis: Für jedes Zugangskonto ist es möglich, zu konfigurieren, ob Ihr Mitarbeiter nur die ihm zugewiesenen Aufgaben sehen kann oder ob er alle Aufgaben sehen kann
Sortieren nach Datum
Wenn Sie auf das Sortiersymbol klicken, um die Aufgaben nach Datum anzuzeigen, werden diese dann nach Datum sortiert. Die überfälligen Aufgaben werden dann mit dem Datum in Gelb hervorgehoben:
Sortieren nach Aufgaben, die zu tun sind
Wenn Sie auf die Sortierschaltfläche klicken, können Sie auch "Zu tun" auswählen. Dadurch können Sie alle Aufgaben anzeigen, die noch nicht als erledigt markiert sind. Wenn Sie eine große Anzahl von Aufgaben in einer Sitzung haben, können Sie schneller Klarheit schaffen und auf einen Blick erkennen, was noch zu tun ist:
Personalisierte Sortierung
Sie können Ihre Aufgaben auch in einer Reihenfolge anzeigen lassen, die Sie individuell anpassen können. Klicken Sie dazu auf das entsprechende Symbol und verschieben Sie die Aufgabe per Drag & Drop an die gewünschte Stelle:
Wenn Sie auf "Personalisierte " klicken, werden Ihre Aufgaben in der festgelegten Reihenfolge oder nach Erstellungsdatum angezeigt, falls Sie keine spezifische Reihenfolge festgelegt haben:
Farbige Anzeige zum Fortschritt Ihrer Aufgaben
Dank eines Farbsystems können Sie auf einen Blick erkennen, ob Ihre Aufgaben im Verzug sind oder nicht. So behalten Sie den Überblick und können schnell entscheiden, welche Aufgaben am dringendsten erledigt werden müssen.
Dies wird direkt in den Terminen Ihrer Aufgaben angezeigt:
Die Termine in Gelb: Verspätung
Die Termine in Violett: Heute
Die Termine in Grau: in der Zukunft oder Aufgabe bereits erledigt
Verfolgung des Aufgabenfortschritts in einer Sitzung
Sie können den Fortschritt Ihrer Aufgaben in Ihren Aktivitätsberichten pro Sitzung verfolgen, indem Sie die entsprechende Spalte hinzufügen:
Dann lässt sich leicht erkennen, in welchen Sitzungen noch Aufgaben zu erledigen sind!
👉 Um mehr zu diesem Thema zu erfahren, können Sie diesen Artikel lesen.
🔀 Verknüpfung zwischen Notizen und Aufgaben, die einer Sitzung oder einem Datensatz in der Datenbank zugeordnet sind
Notizen und Aufgaben, die während einer Sitzung erstellt wurden
Wenn Sie in einer Sitzung eine Notiz oder eine Aufgabe erstellen, die Sie einem Lernenden, einem Unternehmen oder einem Referenten zuordnen, wird diese mit dem entsprechenden Datensatz verknüpft und dort unter Angabe des Namens der Sitzung, in der sie erstellt wurde, angezeigt:
Notizen, die ausgehend von einem Datensatz in der Datenbank erstellt wurden
Wenn Sie also eine Notiz aus einem Teilnehmer-, Unternehmens- oder Referentenprofil erstellen, wird diese automatisch allen Sitzungen hinzugefügt, in denen Sie den betreffenden Teilnehmer, das betreffende Unternehmen oder den betreffenden Referenten hinzufügen (eine Notiz, die aus einer bestimmten Sitzung heraus erstellt wurde, wird hingegen nicht übertragen, da sie an eine Sitzung und nicht an einen Teilnehmer, ein Unternehmen oder einen Referenten gebunden ist).
💡Das kann sehr hilfreich sein, wenn Sie einen Lernenden mit Behinderung begleiten, um beispielsweise daran zu denken, Ihren Unterricht entsprechend anzupassen.