Bevor Sie beginnen – ein Wort zur Datensicherheit 🔐
Wenn man an das Versenden einer E-Mail denkt, stellt man sich meist vor, einfach eine Datei per Klick anzuhängen.
✅ Bei Digiforma haben wir uns bewusst gegen diese Methode entschieden.
Warum?
Weil das direkte Hinzufügen von Anhängen ein erhebliches Risiko birgt: Die unbeabsichtigte oder absichtliche Verbreitung von schädlichen oder virenbefallenen Dateien. Um Ihre Empfänger zu schützen, haben wir daher einen zweistufigen Ansatz entwickelt.
Konkret bedeutet das:
Ihre Dokumente werden zunächst über ein spezialisiertes Tool hochgeladen, das die Dateien automatisch prüft und sicher speichert. Anschließend werden sie in Ihren E-Mails als anklickbare Links geteilt.
Dieses System bietet Ihnen doppelte Sicherheit:
Ihre Nachrichten bleiben leicht und problemlos versendbar.
Ihre Empfänger profitieren von einem hohen Maß an Schutz.
Dies ist also eine bewusste, strategische Entscheidung – für Ihre Sicherheit und die Ihrer Teilnehmenden.
Schritt 1: Dokumente in Ihr Konto hochladen
Im ersten Schritt laden Sie alle Dateien hoch, die Sie künftig in Ihren E-Mails über Digiforma verwenden möchten. Das können zum Beispiel ein Anfahrtsplan, Sicherheitsanweisungen oder ein Begrüßungsheft sein.
Klicken Sie dazu oben rechts in Ihrem Konto auf den Namen Ihrer Organisation und wählen Sie im Dropdown-Menü „Meine Organisation“ aus. Gehen Sie anschließend zum letzten Reiter ganz rechts mit dem Titel „Dokumente der Organisation“.
Hier können Sie beliebig viele externe Dateien (z. B. Bilder, PDFs, Text- oder Excel-Dateien) hochladen.
Die hier gespeicherten Dokumente stehen Ihnen dann automatisch beim Versand Ihrer E-Mails über Digiforma zur Verfügung. Sie können diesen Bereich jederzeit aufrufen, um neue Dokumente hinzuzufügen oder alte zu löschen – das ganze Jahr über.
In meinem Beispiel habe ich drei Dateien hochgeladen (.xlsx, .docx und .png), deren Formate sofort sichtbar sind.
Schritt 2: Auswahl der Dokumente beim E-Mail-Versand
Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail über Digiforma versenden – unabhängig vom E-Mail-Typ –, stehen Ihnen die in der Rubrik „Dokumente der Organisation“ gespeicherten Dateien als Platzhalter (Tags) zur Verfügung.
Um darauf zuzugreifen, öffnen Sie rechts die Liste der Platzhalter.
In meinem Beispiel verschicke ich eine Einladung, die über Digiforma generiert wurde, und möchte mein Handbuch der Organisation hinzufügen.
Dazu ziehe ich einfach den entsprechenden Platzhalter per Drag & Drop an die gewünschte Stelle in der E-Mail.
Und schon ist alles erledigt!
So können Sie beliebig viele externe Dokumente zu Ihren E-Mails hinzufügen.
⚠️ Hinweis:
Damit Ihre E-Mails nicht im Spam-Ordner landen, empfehlen wir, nur eine angemessene Anzahl an Dokumenten anzuhängen.
Viele Links in einer E-Mail können von Spamfiltern als verdächtig eingestuft werden.
Zeit sparen mit vorbereiteten E-Mail-Vorlagen
Wir haben natürlich auch an Ihren Komfort gedacht 💆♀️: Ihre Anhänge können direkt in Ihre E-Mail-Vorlagen integriert werden.
So müssen Sie Ihre Anhänge nicht bei jedem Versand erneut hinzufügen – sie sind bereits mit der passenden Vorlage verknüpft.
Beispiel:
Wenn Sie bei jeder Einladung automatisch das Handbuch mitsenden möchten, fügen Sie es einfach einmalig als Anhang zur entsprechenden Vorlage hinzu. Hierzu gehen Sie zu den Konfigurationen > Email-Vorlagen:
Zu der entsprechenden Vorlage und ergänzen diese um den Dokumenten-Tag der fortan eingefügt werden soll:
Danach geschieht alles automatisch – kein Vergessen, keine Fehler, kein Zeitverlust!
Wie sieht das für Ihre Empfänger aus?
Wenn der Empfänger die E-Mail erhält, erscheinen die externen Anhänge als Hyperlinks, auf die er einfach klicken kann – wie im folgenden Beispiel.
Ein Klick auf den Link öffnet das Dokument in einem neuen Browser-Tab.
Ihr Kunde oder Teilnehmender kann es dort anzeigen oder herunterladen, um eine Kopie auf seinem Computer zu speichern – genau wie bei einem klassischen E-Mail-Anhang.
Und das war’s auch schon! Eine einfache, aber leistungsstarke neue Funktion, die Ihre Kommunikation sicherer, effizienter und professioneller macht. Wir wünschen Ihnen viel Freude beim Ausprobieren 👋🏻