Digiforma vous permet de préparer votre Bilan Pédagogique et Financier annuel avec un visuel au sein de chaque session, et un BPF général depuis l'onglet Rapports d'activité.
Voyons ensemble les champs qu'il faut correctement compléter pour alimenter le BPF en bonne et due forme.
1️⃣ Les paramètres du compte
Les informations renseignées dans les sections Entreprise, Informations de contact, Réglementation française de la formation professionnelle et Configuration comptable à partir de l'onglet Compte > Mon organisme.
2️⃣ Le type d'action de formation
Selon la méthode que vous suivez pour créer vos sessions de formation, il vous faudra compléter les champs de la section "Type d'action de formation" soit depuis un programme de formation, soit depuis la configuration d'une session. Il s'agira donc de renseigner : le type d'action (action de formation, VAE, Bilan de compétences, Apprentissage), la spécialité de formation et le diplôme visé par la formation.
Vous pourrez modifier ces informations au sein de la session en cliquant sur le crayon :
3️⃣ La durée
Il est important de compléter correctement les dates et la durée de la session via les modules à partir de l'onglet Apprenants/Dates.
4️⃣ Les tarifs
Le ou les tarifs doivent être bien renseignés que ce soit au niveau du programme si vous créez vos sessions à partir d'un programme ou à partir de la session directement le cas échéant. Les tarifs seront repris sur les inscriptions. Veillez donc à ce que la partie "Financement" des inscriptions soit correcte elle aussi (Cf. §6)
5️⃣ Les clients
Veillez bien à utiliser le bon profil de client (particulier, indépendant, entreprise (salarié)) lors des inscriptions sur la session. Si vous avez besoin d'y voir plus clair, rendez-vous ici 👉 À quoi correspondent les "Types de client" sur Digiforma ?
Sur les fiches entreprises, pensez à cocher la case "Etat ou collectivité territoriale ou établissement public à caractère administratif" le cas échéant :
6️⃣ Le financement
En cas de financement spécifique, veillez à cocher les cases correspondantes et à ajuster le montant pris en charge lors d'un financement partiel au besoin. Pour plus d'informations à ce sujet, rendez-vous ici ➡️ Comment ajouter un financement externe dans le cadre d'une subrogation de paiement ?
En cas de financement externe, il faut également que le financeur soit correctement référencé dans la base de données pour impacter les bonnes lignes du BPF. La Caisse des Dépôts et des Consignations, par exemple, doit être renseignée avec le type "Caisse des Dépôts" et non pas État. Idem pour Pôle-emploi qui dispose de son propre type.
💡 Le type de financeur n'est pas anodin : chaque catégorie correspond à une ligne du BPF.
7️⃣ Le programme
Sur l'onglet Programme/Intervenants, pour le BPF, ajoutez un programme dont le type d'action (action de formation, VAE, Bilan de compétences, Apprentissage), la spécialité de formation et le diplôme visé par la formation sont complétés.
8️⃣ Les intervenants
Sur l'onglet Programme/Intervenants de la session, contrôlez le statut interne ou externe des intervenants ainsi que leur situation de sous-traitance.
Au besoin, chaque cas est expliqué dans cet article 👉 Comment les situations de sous-traitance impactent-elles le BPF ?
Portez également un œil attentif aux heures réalisées si l'intervenant n'anime pas la totalité de la session.
9️⃣ Les émargements
Ensuite, complétez correctement les émargements quelle que soit la méthode utilisée (émargement numérique, coche, relevé d'heures). Ce sont les heures renseignées dans l'onglet Émargements de votre session qui impacteront le BPF.
À noter : pour les sessions réalisées en sous-traitance d'un autre OF pour lesquelles vous n'auriez pas les données complètes concernant les apprenants (cas d'une gestion administrative allégée donc),
vous indiquerez le nombre d'apprenants dans la partie financement :
Les heures réalisées et injectées dans le BPF se baseront sur le volume horaire de la session. Si vous avez besoin de modifier ce volume horaire, vous pourrez le faire dans l'onglet Finance de la session en cliquant sur "BPF manuel". Au besoin, rendez-vous sur 👉 Comment fonctionne le BPF manuel ?
🔟 Le statut de la session
Enfin, pour être comptabilisée dans le BPF, votre session doit être au statut "Planifiée" ou "Terminée" :
Dans l'onglet Finance de la session, un message apparaît si vous tentez de générer le BPF d'une session qui n'est pas au bon statut :
N'hésitez donc pas à valider ces 10 points pour vous assurez que tous les feux sont au vert pour vous permettre d'avoir un BPF correct ! ✅
Inspirez-vous également des ressources complémentaires, ci-dessous, pour encore mieux maîtriser le sujet.