Les étapes pour renseigner une situation de subrogation de paiement : renseigner le financeur externe (OPCO, France Travail, etc.), diffusion de la convention signée et de l'évaluation au financeur externe, impact sur le BPF et sur votre facturation.
1. Ajouter un financeur externe dans les Données Digiforma
Pour commencer, rendez-vous dans l'onglet Données - Financeurs externes puis cliquez sur "Ajouter un financeur" pour ajouter des financeurs dans votre base de données.
Lorsque vous ajoutez un financeur, précisez bien le "Type" auquel il se rattache : s'il s'agit d'un OPCO ou d'un financeur d'un autre type !
Si la case subrogation de paiement est cochée, chaque type de financeur impactera une ligne différente du BPF dans vos sessions. 🔎 Voir un exemple
2. Associer un financeur à un client, dans une session de formation :
Renseigner le financeur externe d'un client :
Rendez-vous sur la page Configuration - Apprenants de votre session de formation.
Pour le client de votre choix, cliquez sur le menu à droite de votre écran, puis cliquez sur "Modifier le client" :
Sur cette page de financement du client, il ne vous reste plus qu'à renseigner le financeur externe. L'auto-complétion de Digiforma vous aidera à retrouver le financeur préalablement enregistré !
💡 Si le financement externe est partiel (inférieur au prix final pour l'apprenant), alors renseignez directement le montant financé dans le champ "Montant".
💯 Si la prise en charge du financeur couvre 100% des frais, alors vous pouvez laisser le champ "Montant" vide.
Qu'est-ce que la subrogation de paiement ?
Lorsqu’une entreprise demande la prise en charge d’une formation auprès de son OPCO, ce dernier a la possibilité d’accepter le dossier avec subrogation de paiement. Dans ce cas, l’organisme de formation facturera directement l’OPCO.
Subrogation de paiement : oui ou non ?
✅ Cochez si vous facturez le financeur directement. Digiforma distinguera le destinataire des factures.
❌ Décochez si le client se fait rembourser de son côté par le financeur, dans ce cas, il n'est pas obligatoire d'indiquer les renseignements du financeur externe.
Si vous êtes dans le cas d'une subrogation de paiement, vous devrez probablement envoyer la convention de formation au financeur externe, ainsi qu'une évaluation qualité. Les chapitres suivant vous aideront à effectuer ces étapes.
3. Renseigner le contact du financeur externe :
Après avoir renseigné votre financeur externe pour le client de votre choix, cliquez sur le champ "Contact financeur externe" :
Au préalable, ce contact doit être créé depuis Données - Financeurs externes :
Une fois ceci fait, vous pourrez alors ajouter ce contact dans l'envoi des mails de questionnaires aux financeurs externes et de vos conventions ! 🔍
4. Diffuser votre convention signée électroniquement au contact financeur externe
Si vous utilisez la signature électronique sur Digiforma (Comment fonctionne la signature électronique à double authentification sur Digiforma ?), une fois votre convention signée, vous pouvez l'envoyer directement au contact du financeur externe 🚀
Rendez-vous sur la page Gestion - Convention de votre session de formation. Une fois votre convention signée, cliquez sur l'enveloppe à côté du client concerné :
Cliquez sur "Sélection de destinataires" :
Pour choisir votre contact du financeur externe :
Vous pouvez également envoyer un email au contact du financeur externe depuis l'onglet Suivi - Gestion de votre session de formation, il vous suffit de cliquer sur Financeurs externes, en dessous de votre menu :
Vous pourrez sélectionner le contact du financeur externe concerné et le modèle d'email, parmi tous vos modèles d'emails personnalisables de la catégorie Autres emails financeurs externes :
Il est également possible de planifier automatiquement l'envoi de cet email 🚀
Pour en savoir plus sur la gestion des emails :
Comment planifier l'envoi automatique d'un email ?
Comment personnaliser vos modèles d'emails ?
5. Diffuser votre évaluation qualité au financeur externe :
Pour envoyer une évaluation qualité à financeur externe, rendez-vous à la page Gestion - Évaluations de votre session de formation :
Retrouvez la section "Questionnaire pour les financeurs et les commanditaires" :
Ajoutez votre modèle d'évaluation :
Cliquez sur "Envoyer un lien aux financeurs" :
Cliquez sur "Sélection de financeurs" :
Et enfin votre contact du financeur externe :
Pour planifier l'envoi des évaluations aux financeurs : Comment planifier l'envoi et la relance automatiques des évaluations ?
6. Créer des modèles de convention tripartite en cas de subrogation :
Pour que le financeur apparaisse sur les conventions de vos clients,
👉 rendez-vous dans le Menu Configuration > Modèles de documents > Documents pour les clients pour vérifier votre modèle de convention.
Le modèle par défaut Digiforma utilise le tableau suivant :
"Si... [subrogation] Alors... [Avec le financeur]".
Ce tableau fait figurer automatiquement le financeur externe associé au client si la case "Subrogation de paiement" est cochée sur le financement de la session.
Vous pouvez évidemment personnaliser chaque modèle de convention.
Ainsi, sur une convention générée, on voit apparaître le financeur :
7. Quel est l'impact du financement sur le BPF ?
En cas de subrogation de paiement, le montant du financement s'ajoutera sur la ligne correspondante du cadre C : Origine des produits de l'organisme.
Les financements OPCO impacteront la ligne C2.
8. Faire apparaître le financeur externe sur votre facture
Paramétrer le modèle de facture (déjà en place sur le modèle de facture Digiforma) :
Pour que le destinataire de la facture soit bien à jour, alors nous vous recommandons d'utiliser la balise "Destinataire". Si le destinataire de la facture sera le financeur externe, il est possible de personnaliser le modèle de facture avec un tableau conditionnel, afin que le nom du client associé au financement apparaisse :
Sélectionner le financeur externe en destinaire de votre facture :
Le destinaire sera le financeur externe :
Vous connaissez maintenant les étapes importantes à suivre pour une situation de financement externe à vos sessions de formation. À vous de jouer ! 🚀