Pour répondre notamment à l'indicateur 12 de Qualiopi, Digiforma vous permet d'indiquer, sur une ou plusieurs dates données, si vos apprenants ont été absents pendant la formation. Vous pourrez indiquer s'il s'agit d'absence justifiée, injustifiée ou même, d'un abandon. Vous pourrez également relancer les apprenants et le manager de vos apprenants pour inciter le stagiaire à reprendre la formation.

Dans cet article, nous allons vous expliquer :

1. Comment indiquer une absence ou un abandon dans une session de formation

2. Comment relancer l'apprenant / l'entreprise

3. Comment l'absence impacte la session de formation


1. Comment indiquer une absence ou un abandon ?

Digiforma vous permet désormais de suivre les absences de vos apprenants sur le logiciel. Vous pouvez créer les absences dans l'onglet Emargements 👇

Vous pouvez distinguer différents types d'absence :

  • Les absences justifiées : motif médical, motif professionnel, raisons personnelles, familiales.

  • Les absences injustifiées : pas de motif d'absence

  • Les abandons : l'apprenant a quitté la formation.

Vous retrouvez, dans ce même onglet, l'historique des absences d'une session de formation puis vous pouvez charger dans Digiforma un ou plusieurs justificatifs d'absences justifiées 👇

Vous pouvez également laisser un commentaire sur l'absence pour indiquer les informations qui vous semblent nécessaires sur celle-ci.

2. Comment relancer les apprenants / l'entreprise ?

Lorsque vous avez indiqué un abandon pour l'un des apprenants d'une session de formation, vous allez avoir la possibilité de relancer cet apprenant ainsi que le manager qui lui est associé.

Pour cela, il faut vous rendre dans l'onglet Suivi des apprenants de votre session de formation. Retrouvez l'apprenant concerné (son nom apparaît en violet si vous avez indiqué un abandon) :

Cliquez sur la flèche située à gauche de l'icône pour faire apparaître plus d'informations au sujet de cet apprenant. Vous retrouvez ici l'option Relancer l'entreprise (s'il s'agit d'un apprenant faisant partie d'une entreprise) et l'option Relancer l'apprenant :

Une fois l'apprenant / l'entreprise relancé, vous verrez l'historique s'afficher afin de garder une trace :

Pour information, les modèles d'email sur les relances abandon sont disponibles dans votre onglet Compte > Modèles d'email et sont, bien entendu, personnalisables :

3. Comment l'absence impacte-t-elle la suite de la session de formation ?

Absences et émargements

Dans le cas où l'un de vos apprenants a abandonné une session de formation et que l'abandon a été saisi sur Digiforma, son email est décoché de l'envoi des liens d'émargements. Vous pouvez manuellement en cas de besoin re-cocher son adresse. Il est automatiquement considéré comme absent sauf si une date de reprise a été ajoutée. C'est également le cas pour les absences injustifiées sans date de reprise.

Absences et évaluations

Dans le cas où l'un de vos apprenants a abandonné une session de formation, son adresse mail est décochée de l'envoi automatique des questionnaires d'évaluations à chaud et à froid. Vous pouvez manuellement cocher son adresse mail à nouveau en cas de besoin.

Les retours des apprenants ayant abandonné ne sont pas pris en compte dans les rapports qualité. C'est également le cas pour les absences injustifiées sans date de reprise.

Absences et suivi des apprenants

Dans le cas où l'un de vos apprenants a abonné une session de formation, son adresse mail est automatiquement décoché de l'envoi automatique des attestations d'assiduité et certificats de réalisation. C'est également le cas pour les absences injustifiées sans date de reprise.

Ce tutoriel synthétise et vous accompagne lors de la création d'une absence 👇

Pour aller plus loin, cet article vous explique comment générer une attestation d'assiduité ou un certificat de réalisation 👇

http://help.digiforma.com/fr/articles/4784019-comment-generer-le-certificat-de-realisation-et-l-attestation-d-assiduite-quelle-est-la-difference-entre-ces-deux-documents

A très bientôt sur Digiforma ☀️

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