La page Suivi des apprenants est accessible depuis toutes vos sessions de formation et vous permettra de retrouver, modifier et ajouter toutes les informations essentielles au suivi individuel de chaque participant.
Voici un résumé des différents indicateurs de suivi mis à votre disposition afin d'accéder sur une même page à l'avancement administratif et pédagogique de vos apprenants.
1. Les attestations
Retrouvez en haut de votre page les attestations de fin de formation ainsi que les certificats de réalisations de chaque apprenant participant à la session concernée.
Digiforma vous donne la possibilité de télécharger dans cette section un fichier ZIP contenant l'ensemble des attestations ou certificats dans un seul document. Cochez si besoin la case en dessous de ces boutons afin de marquer les attestations comme envoyées.
⚠ Si jamais les boutons de ZIP des certificats et des assiduités n'apparaissent pas, cela est lié à une extension que vous avez sur votre navigateur. Par exemple, si vous avez un VPN ou un Adblock spécifique, cela empêche l'affichage de certains boutons. Pour vérifier qu'il s'agisse bien de ce problème, je vous invite à tester :
Soit en navigation privée (si vos extensions ne sont pas activées dessus)
soit sur un autre navigateur (qui n'a pas d'extension)
Si les boutons s'affichent bien dans l'un de ces deux cas, alors, c'est bien l'une des extensions que vous avez qui pose problème.
2. La liste des apprenants
A gauche du nom de chaque apprenant, cliquez sur le triangle bleu pointant vers celui-ci afin de dérouler une série d'outils et indicateurs nécessaires à son suivi :
a. Les attestations et certificats individuels
Contrairement aux boutons du haut de la page, vous pouvez en premier lieu télécharger et/ou envoyer les attestations (1) et certificats (2) de votre apprenant individuellement.
C'est également dans cette première section que vous pourrez, tout comme depuis la page Émargements, ajouter une absence ou abandon de formation (3). En passant par le suivi individuel vous pourrez cela dit vous positionner directement sur l'apprenant concerné afin de lui assigner un abandon.
Notez que les apprenants marqués comme ayant abandonné la formation seront reconnaissables visuellement depuis votre page de suivi individuel :
Si l'apprenant reprend cette formation par la suite et que vous indiquez une reprise, celle-ci sera également mentionnée en déroulant le suivi individuel de l'apprenant, dans cette première section.
b. Le commentaire global
Le formateur ou la personne en charge de valider la formation de l'apprenant pourra laisser dans cette section un commentaire global sur le niveau de réussite de l'apprenant sur cette formation. D'après l'AGEFICE (voici ici les modèles d'attestation), vous devez faire figurer l'information "Acquis" "En cours d'acquisition" ou "Non acquis" sur vos attestations de fin de formation. Vous pourrez bien entendu agrémenter cette section de vos propres commentaires si nécessaires.
Pour faire apparaître cette mention dans vos documents, il suffit de rajouter une balise "Commentaire de l'intervenant" dans vos modèles de documents telles que les attestations d'assiduité afin que le commentaire soit intégré.
Une case "validé" peut être également cochée par le formateur afin d'indiquer la bonne complétude et validation de la formation par l'apprenant concerné.
Vous pouvez ensuite retrouver cette donnée sous le champ "Session validée" dans l'onglet Rapport d'activité > Suivi de l'activité > Apprenants, afin de vous permettre de voir rapidement en fin d'année par exemple le nombre d'apprenants ayant complété leur formation !
c. Les appréciations
Le formateur peut créer grâce à cet outil une série d'étiquettes similaires à un badge à attribuer à l'apprenant afin de signaler l'obtention d'une certification (ex : TOEIC), d'une qualification ou compétence spécifique ou simplement de laisser une remarque particulière sur l'apprenant durant sa formation.
La nature des appréciations est modulable selon les critères spécifiques de suivi de l'apprenant. Ces appréciations demeurent indicatives mais permettront de pallier aux exigences de suivi dans votre domaine et/ou dans la formation en question.
En cliquant sur modifier à côté de l'appréciation, un menu s'ouvrira où vous n'aurez plus qu'à cliquer sur Créer une nouvelle appréciation :
d. Les évaluations
Retrouvez en un clin d'œil l'ensemble des évaluations remplies par l'apprenant en bleu et celles qui lui sont parvenues mais n'ont pas encore été complétées en gris :
Vous pourrez cliquez sur le nom des évaluations remplies pour être redirigé directement sur le formulaire complété de l'apprenant. La note moyenne de son évaluation sera également résumée à droite de son titre avec un score en vert si au dessus de 5 et rouge si en dessous.
Enfin, si le formulaire ne contient pas de questions avec des champs scorés, une mention "Non scorée" remplacera cette note verte ou rouge.
3. Les indicateurs visuels
Sans même dérouler le suivi individuel des participants de votre session, retrouvez en un clin d'œil une succession de quatre indicateurs afin de jauger l'avancement des apprenants dans leur formation :
1️⃣ Le premier pictogramme vous indique si des appréciations ont été attribuées à l'apprenant et combien grâce au chiffre en dessous de celui-ci ;
2️⃣ Le deuxième pictogramme vous indique un commentaire global a été renseigné ou non. Celui-ci sera gris si aucun commentaire n'est renseigné et noir dans le cas contraire ;
3️⃣ Le troisième pictogramme indique le nombre d'évaluations déjà remplies par l'apprenant. Le nombre de barres encerclant cet indicateur correspond au nombre d'évaluations envoyées à cet apprenant ;
4️⃣ Enfin, le dernier pictogramme vous permettra de visualiser rapidement le taux de progression de l'apprenant ainsi que son temps de participation renseigné dans la session de formation. Une coche verte apparaîtra également si la formation a été cochée comme validée (dans la section de commentaire global) et une croix rouge si ça n'est pas encore le cas.
Pour aller plus loin :