Lors de l'ajout d'une fiche entreprise dans Digiforma, le logiciel vous donne la possibilité de renseigner plusieurs contacts. Vous aurez alors la possibilité d'interagir avec ces différents contacts tout au long de votre formation, mais comment s'y retrouver ? Voici un petit mode d'emploi :
Ajouter des contacts entreprises
Pour ajouter un nouveau contact sur une fiche entreprise, rendez-vous dans l'onglet Données - Entreprise et cliquez sur [Ajouter une entreprise] ou [Modifier l'entreprise] puis commencez par cliquer sur [Ajouter un contact] :
Il ne vous reste ensuite plus qu'à renseigner les informations correspondantes, sans oublier d'inscrire une adresse email et de préciser son "label".
Les différents types de contacts entreprises
Pour commencer vous pouvez ajouter autant de contact que vous voulez dans votre fiche entreprise.
Pour hiérarchiser vos différents interlocuteurs nous avons créé des labels, vous allez pouvoir attribuer plusieurs labels au même contact mais un label ne peut être utilisé qu'une seule fois dans votre fiche entreprise.
A quoi correspondent ces différents labels ?
contact représentant légal : comme son nom l'indique ce label doit être attribué au représentant légal de votre client, ainsi ce sont les informations de ce contact qui sont renseignées lorsque vous utilisez des balises se référent au Représentant Légal dans vos modèles de documents. Dans vos sessions de formation vous allez pouvoir lui envoyer les documents de formation (devis et conventions).
Le petit truc en ➕: dans votre onglet Données - Entreprises il vous est possible d'ajouter des colonnes pour visualiser rapidement certaines informations. Vous avez notamment la possibilité d'ajouter les colonnes liées à ce représentant légal.
contact principal formation : il correspond au responsable de suivi formation, c'est-à-dire la personne avec qui vous allez principalement échanger dans le cadre de vos sessions de formation. Vous allez pouvoir lui envoyer les documents de formation (devis et conventions). Il pourra également être le destinataire de vos évaluations Managers ou si vous souhaitez vous créer un modèle d'évaluation Manager à destination du financeur interne.
Le petit truc en ➕: dans votre onglet Données - Entreprises il vous est possible d'ajouter des colonnes pour visualiser rapidement certaines informations. Vous avez notamment la possibilité d'ajouter les colonnes liées à ce contact principal formation.
contact principal finance : il correspond par exemple au comptable, c'est à ce contact que les factures pourront être directement envoyées.
Que ce passe-t-il si je ne précise pas de label ?
L'ensemble de vos documents sera envoyé à l'adresse email renseignée comme Email de l'entreprise. Attention cependant, les balises liées au représentant légal de votre client ne seront pas complétées dans vos documents.
Supprimer un contact
Enfin, si vous souhaitez supprimer un contact, il vous suffira de cocher la case "supprimer" puis de cliquer sur "Modifier l'entreprise" pour finaliser la suppression mais également enregistrer le reste des modifications :
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