Comment ajouter des contacts sur une fiche Entreprise ?

Renseigner différents contacts dans vos entreprises clientes et leur affecter les bons labels

Claire CHALMIN avatar
Écrit par Claire CHALMIN
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Lors de l'ajout d'une fiche Entreprise dans Digiforma, le logiciel vous donne la possibilité de renseigner plusieurs contacts.
Vous aurez alors la possibilité d'interagir avec ces différents contacts tout au long de votre formation, mais comment s'y retrouver ? Voici un petit mode d'emploi :

Ajouter des contacts Entreprise

Pour ajouter un nouveau contact sur une fiche Entreprise, rendez-vous dans l'onglet Données - Entreprise et cliquez sur l'onglet Contact puis [Ajouter une entreprise] ou [Modifier l'entreprise] puis commencez par cliquer sur [Ajouter un contact] :

Il ne vous reste ensuite plus qu'à compléter les informations correspondantes, sans oublier de renseigner une adresse e-mail et de préciser son "label".

Les différents types de contacts Entreprise

Pour commencer vous pouvez ajouter autant de contacts que vous voulez dans votre fiche Entreprise.

Pour hiérarchiser vos différents interlocuteurs nous avons créé des labels. Vous allez pouvoir attribuer plusieurs labels au même contact et attribuer le même label à autant de contacts que vous le souhaitez ! 🎉



À quoi correspondent ces différents labels ?

  • Contact représentant légal : comme son nom l'indique ce label doit être attribué au représentant légal de votre client. Ainsi ce sont les informations de ce contact qui seront renseignées lorsque vous utiliserez des balises se référant au Représentant Légal dans vos modèles de documents.
    Dans vos sessions de formation vous allez pouvoir lui envoyer les documents de formation (devis et conventions). Dans le cas où vous possédez la fonctionnalité signature électronique sur votre compte, vous pourrez choisir parmi l'un de vos contacts inscrits avec le label "contact représentant légal" le destinataire du document à signer.

💡 Le petit ➕ : dans votre onglet Données - Entreprises il vous est possible d'ajouter des colonnes pour visualiser rapidement certaines informations. Vous avez notamment la possibilité d'ajouter les colonnes liées à ce(s) représentant(s) légal(aux).

  • Contact principal formation : il correspond au responsable de suivi formation, c'est-à-dire la personne avec qui vous allez principalement échanger dans le cadre de vos sessions de formation. Vous allez pouvoir lui envoyer les documents de formation (devis et conventions). Il pourra également être le destinataire de vos évaluations Managers.

💡 Le petit ➕ : dans votre onglet Données - Entreprises il vous est possible d'ajouter des colonnes pour visualiser rapidement certaines informations. Vous avez notamment la possibilité d'ajouter les colonnes liées à ce(s) contact(s) principal(aux) formation.

  • Contact principal finance : il correspond par exemple au comptable. C'est à ce(s) contact(s) que les factures pourront être directement envoyées.


Que se passe-t-il si je ne précise pas de label ?

L'ensemble de vos documents sera envoyé à l'adresse e-mail renseignée comme E-mail de l'entreprise. Attention cependant, les balises liées au représentant légal de votre client ne seront pas complétées dans vos documents.



Supprimer un contact

Enfin, si vous souhaitez supprimer un contact, il vous suffira cliquer sur le logo de corbeille puis de cliquer sur 'Enregistrer" pour finaliser la suppression mais également enregistrer le reste des modifications :

🔍 Besoin d'aller plus loin ?

👉 Découvrez comment créer et envoyer un questionnaire aux managers de vos apprenants :

Avez-vous trouvé la réponse à votre question ?