Paramétrer une session e-learning
Le tutoriel pas à pas :
Pour créer une session e-learning dans le logiciel, rendez-vous dans le menu Configuration - Dates et prix de votre session de formation. Première étape : vous allez devoir créer un module et indiquer le "e-learning" comme modalité pédagogique (pour en savoir plus à ce sujet, consultez cet article)
Par défaut, le module nouvellement créé aura la modalité pédagogique "Présentiel".
Pour changer la modalité pédagogique, cliquez sur l'icône du crayon :
Sélectionnez la modalité "E-learning" dans le menu déroulant puis sauvegardez la modification en cliquant sur Enregistrer.
Mettre en place le relevé de connexion automatique :
Pour valider l'assiduité de vos apprenants en e-learning, vous n'avez pas besoin de feuilles d'émargement. À la place, Digiforma va vous permettre de relever les connexions de vos apprenants, afin d'avoir un suivi de leur activité dans les séquences e-learning.
Pour cela, cliquez sur l'icône de crayon pour ajouter des dates au sein du module puis sélectionnez l'option "intervalles de dates". Vous devez cocher "relevé des connexions des séquences e-learning".
Créer une séquence d’activité e-learning
Depuis E-learning
Vous pouvez vous rendre dans le menu de gauche E-learning > Séquences e-learning sur votre compte
Cliquer sur "créer une séquence" :
Vous retrouverez également à cet endroit-là toutes vos séquences précédemment créées. Une fois votre séquence créée dans la bibliothèque, vous pourrez l'intégrer dans votre session de formation.
Vous pouvez par ailleurs ajouter une catégorie à vos séquences e-learning pour in fine les retrouver plus facilement ! N'hésitez pas à lire cet article à ce sujet.
Depuis une session
Il vous suffit de vous rendre sur le menu Espace Apprenant - E-learning de votre session de formation :
Cliquez ensuite sur le bouton "Ajouter" :
Vous pouvez alors choisir une séquence d'activité parmi celles déjà créées ou créer une nouvelle séquence d'activité :
Les différents paramètres d'une séquence d'activités
Les informations générales
Vous pouvez modifier le titre et la bannière de votre séquence d'activités :
Le module attaché à la séquence
Dès leur ajout, les séquences d'activités e-learning sont affectées à tous les modules de la session de formation.
Pour rattacher la séquence E-learning à votre module, rendez-vous depuis la barre de navigation, retrouvez "Espace apprenant" (1) puis "E-learning" (2) de cette même session.
Vous allez pouvoir choisir sur quel module (3) vous souhaitez rattacher une séquence en cliquant ici :
Pour sélectionner un seul des deux modules en E-learning, cliquez sur le module à retirer. Ainsi, la séquence sera visible sur l'espace extranet en fonction du module où est inscrit l'apprenant (depuis l'onglet Configuration > Dates).
Vous constaterez maintenant que la séquence E-learning Secrets et confidences est rattaché au deuxième module. Le premier module est grisé, car nous l'avons désélectionné.
Les activités à rattacher
Cliquez simplement sur l'activité de votre choix dans la séquence pour la paramétrer !
Plusieurs activités sont à votre disposition : E-learning, Vidéo, Quiz, Réalisation, SCORM, Email :
Vous pourrez retrouver un article relatif à chaque type d'activité pour vous expliquer tout son fonctionnement en détail :
Paramétrer vos activités e-learning
Lorsque vous ajoutez une activité, vous devez la paramétrer afin de permettre le suivi de la progression des apprenants.
Une fois l'activité ajoutée à votre séquence, vous pouvez modifier le titre de votre activité et rajouter une description ici :
Pour chaque activité, vous devez entrer la durée en minutes de l'activité. Cette étape est nécessaire pour permettre au logiciel de calculer la durée totale de la séquence. Cela permettra aussi à Digiforma de savoir quelle a été l'assiduité de vos apprenants.
Attention : la durée totale de vos séquences e-learning doit correspondre à la durée indiquée dans le module de formation de l'onglet Apprenants/dates !
Si vous avez mis à disposition plusieurs activités, vous devez définir les règles de passage entre chaque activité afin de valider la progression de l'apprenant.
Les apprenants peuvent accéder à l'activité suivante "Quand l'activité est finie", "Quand un score est atteint" ou encore "Quand une date est passée" :
💡 Quand une activité est rendue disponible après une certaine date, il est tout de même nécessaire de compléter l'activité avant de pouvoir faire la suite.
Pour chaque vidéo, il y a un système qui mesure précisément la quantité réalisée : l'apprenant doit visionner un certain pourcentage de la vidéo, paramétré en amont, afin de valider l'activité et pour pouvoir passer à l'activité suivante.
Pour les activités comme la lecture de PDF pour lesquelles un tracking de temps passé serait illusoire, une astuce classique est d'intercaler des quiz nécessitant un score minimal entre les activités pour s'assurer de leur lecture et de leur mémorisation.
Visibilité de votre séquence e-learning sur l'Espace Apprenant
Vous pouvez choisir de rendre vos séquences e-learning visibles ou invisibles de vos apprenants dans l'extranet en cochant soit la case "Visible tout le temps" ou "Non visible/Désactiver" dans le paramétrage de la séquence.
Vous pouvez également choisir de rendre vos séquences e-learning disponible depuis l'Espace Apprenant sur plage de date. Il vous suffit d'indiquer une date de début et une date de fin dans les paramètres de la séquence. La séquence apparaîtra et disparaîtra automatiquement sur l'extranet aux dates indiquées.
Les outils collaboratifs
💡 Les outils collaboratifs sont proposés en options de nos abonnements. Contactez-nous sur le support pour en savoir plus !
Vous pouvez également activer le forum de discussion ou la salle de réunion pour que les apprenants puissent échanger entre eux (le forum permettra d'échanger en asynchrone, alors que la salle de réunion leur permettra de se retrouver en ligne en visio à toute heure) :
Voici ce que donne le forum de discussion dans l'extranet :
Suivre la progression de vos apprenants
Vous pouvez suivre en temps réel la progression de vos apprenants en dessous de la séquence et accéder aux "Voir le détail individuel" :
Puis sélectionner l'apprenant :
Vous pouvez également retrouver le suivi e-learning depuis l’onglet Suivi > Suivi e-learning. Pour plus de détails sur cette page, rendez-vous sur l’article “Le suivi e-learning”.
Testez votre e-learning à l'aide d'un apprenant TEST
Lorsque vous créez un parcours e-learning dans une session de Digiforma, nous vous recommandons de créer un apprenant Test qui vous permettra de tester votre parcours tout au long de sa création ! Voici comment faire :
Créer mon apprenant Test
Depuis la barre "Configuration" (1) puis dans l'onglet "Apprenants" (2) de votre session, cliquez sur "ajouter un client particulier" (3)
Cliquez ensuite sur "Particulier" en cherchant "nouveau" dans la barre de recherche, puis cliquez sur "Créer un nouvel apprenant" :
Dans la fiche de l'apprenant, donnez un nom et un prénom à votre apprenant Test. Ici, nous l'avons appelé "Test Test" afin de le retrouver facilement pour pouvoir le supprimer à l'issue des tests.
Pensez également à lui attribuer une adresse mail si vous souhaitez réaliser des tests d'envoi d'email. (Une astuce, concernant l'email, est de créer un alias à partir de votre adresse mail. Par exemple, avec cette adresse email : famille.nom@gmail.com, vous pouvez construire : famille.nom+test@gmail.com (attention, tous les fournisseurs ne proposent pas cette option).
Cliquez ensuite sur "Créer et sélectionner" puis "Enregistrer". On retrouve bien notre apprenant Test dans nos clients :
Utiliser mon apprenant Test dans un parcours e-learning
Rendez-vous ensuite dans la barre de navigation "Espace Apprenant" puis dans l'onglet "Accès" de votre session de formation :
Dans la section "Accès par lien personnel", la liste de vos apprenants et de vos intervenants apparaît : cliquez sur le lien de votre apprenant Test pour ouvrir son extranet dans un nouvel onglet !
Vous avez désormais accès à l'extranet de votre apprenant Test : lancez votre séquence e-learning pour la tester exactement comme si vous étiez un apprenant !
Supprimer mon apprenant Test de la session
Vous avez testé votre parcours e-learning et il est prêt à être partagé à vos apprenants ! Pour supprimer votre apprenant Test de la session de formation, rendez-vous dans la barre "Configuration" puis dans l'onglet "Apprenants" de la session et cliquez sur les trois points puis sur "Supprimer le client" :
Votre apprenant test sera désormais supprimé de la session et du BPF.
Vous pouvez également aller le supprimer dans votre base de Données apprenant (Onglet Données > apprenant), ou bien le conserver pour le réutiliser ultérieurement pour d'autres tests !