L'activité « e-mail » vous permet d'envoyer un courriel à vos apprenants à un moment précis de votre séquence e-learning, pour maintenir leur engagement et diffuser du contenu en microlearning (rappels espacés dans le temps).
💡 Une activité de la séquence e-learning, pas une automatisation d'e-mails : l'e-mail fait partie intégrante du parcours e-learning et se déclenche selon l'avancement de l'apprenant (voir les conditions de déclenchement plus bas). Ce n'est pas l'envoi automatique des e-mails de session (e-mails « Autres », convocations, évaluations), qui se configure, lui, dans Configuration > Automatisations et est décrit dans l'article Automatiser ou planifier l'envoi d'un e-mail avec Digiforma.
Comprendre l'activité e-mail
L'activité e-mail envoie un courriel à des dates précises pendant une session de formation e-learning. Elle répond à deux objectifs principaux :
Outil de notification : maintient l'engagement des apprenants et les redirige vers l'extranet, notamment pour les formations de longue durée.
Diffusion de contenu de formation (microlearning) : pousse des informations directement dans la boîte mail pour réactiver, actualiser ou approfondir les connaissances des apprenants.
L'astuce Digiforma
Pour favoriser l'ancrage des connaissances, il est conseillé de réactiver les notions clés à des intervalles réguliers : J+1, J+7, J+30, puis à 6 mois après la fin de la formation. L'activité e-mail est idéale pour programmer ces rappels.
Créer et programmer une activité e-mail
1. Créer et rédiger le message
Cliquez sur l'activité e-mail.
Rédigez et mettez en page votre texte dans l'interface d'édition.
Ajoutez des balises paramétriques si nécessaire pour personnaliser automatiquement le contenu selon le destinataire.
Enregistrez l'activité.
2. Définir la date d'envoi
Après l'enregistrement de l'activité, définissez la date d'envoi du mail au sein de la séquence e-learning.
3. Conditions de déclenchement de l'envoi
L'e-mail de l'activité s'envoie lorsque deux conditions sont réunies :
La date d'envoi est atteinte. Une date doit obligatoirement être renseignée sur l'activité, sinon l'envoi ne peut pas se déclencher.
L'activité précédente est validée. Si elle n'est pas encore validée à la date prévue, l'envoi de l'e-mail est automatiquement reporté jusqu'à sa validation.
⚠️ Sans date renseignée sur l'activité, l'e-mail ne partira jamais. La date est indispensable au déclenchement.