Digiforma vous propose une fonction d'émargement sécurisé, permettant d'authentifier plus fidèlement l'identité de vos apprenants. Comment utiliser cette fonctionnalité dans l'outil ? Nous vous détaillons tout ce qu'il faut savoir.
En savoir plus :
Émargement sécurisé : de quoi s'agit-il ?
Tout savoir sur la signature électronique sécurisée dans Digiforma
🙋🏽♀️ Comment utiliser l'émargement sécurisé sur Digiforma ?
Pour envoyer un lien d'émargement sécurisé à vos apprenants, rendez-vous sur l'onglet « Émargements » de votre session de formation.
Vous trouverez un bouton nommé « Émargement » qui vous proposera alors les différentes options d'émargement disponibles. Sélectionnez ensuite « Émargement sécurisé ». 👇
Une fois « Émargement sécurisé » sélectionné, cochez les créneaux puis les apprenants et/ou les intervenants auxquels vous souhaitez envoyer le lien.👇
Vous aurez par la suite la possibilité d'envoyer directement le lien à vos apprenants avec la fonction « Inviter à émarger », ou de planifier l'envoi grâce à la fonction « Planifier les invitations ». 👇
1er cas : Inviter à émarger
Pour un envoi immédiat, sélectionnez « Inviter à émarger » afin de choisir votre modèle de mail et personnalisez-le au besoin. Cliquez ensuite sur « Envoyer ».
2e cas : Planifier les invitations
Il vous sera possible de planifier automatiquement l'envoi des invitations à émarger. Pour ce faire, sélectionnez « Planification des e-mails » puis « Émargement sécurisé » depuis votre onglet « Émargements ». 👇
Vous aurez alors la possibilité de valider l'opération qui invitera tous vos apprenants et intervenants à effectuer l'émargement au début de chaque créneau de formation.
📧 Comment paramétrer mon modèle d'envoi d'e-mail ?
Lors de l'envoi du mail à vos apprenants et intervenants pour réaliser l'émargement sécurisé, Digiforma se basera sur votre modèle de mail « Invitation pour signature électronique ». En effet, il s'agit du même mail que pour l'invitation pour les documents à signer électroniquement (conventions, par exemple).
Au besoin, vous pourrez le modifier depuis votre menu Compte > Modèles d'e-mails > E-mails de signature électronique. 👇
📄 Comment paramétrer le document à émarger ?
Lors de la signature, votre apprenant et/ou intervenant signe sa présence sur une feuille d'émargement.
Celle-ci est paramétrable et modifiable au besoin. Pour ce faire, rendez-vous sur votre menu Compte > Modèles de documents > Feuilles d'émargement > Émargement 1 apprenant / 1 demi-journée en signature électronique. 👇
🚨 Attention : il sera nécessaire de bien paramétrer ces modèles, car il s'agit de deux modèles différents qui seront utilisés en fonction du destinataire. (Apprenant/Intervenant).
📩 Comment se présente la signature côté client ?
En cliquant sur le lien, le signataire sera redirigé sur l'espace de signature de Lex Persona, notre partenaire. Il pourra cliquer sur « Suivant » pour signer le document ou sur « refuser » s'il ne souhaite pas le signer.
Le signataire aura la possibilité de valider le créneau pour lequel il est invité à signer. Pour pouvoir signer, il est nécessaire de se rendre en bas du document. ⬇️
Une fois en bas du document, le bouton « Suivant » se dégrisera. Il faudra alors cliquer dessus pour rejoindre la page qui permet de confirmer l'opération.
Le signataire pourra alors dessiner sa signature, mais également importer une image de sa signature s'il le souhaite. 👇
Un code est ensuite envoyé par SMS au signataire afin qu'il valide son identité lors de la signature du document :
Si votre contact n'a pas de numéro de téléphone portable associé à sa fiche sur Digiforma, il recevra celui-ci par mail. De même pour le signataire de l'OF si aucun numéro de téléphone n'est enregistré dans le profil de l'organisme.
Une fois le code de vérification entré, un message apparaît pour confirmer le succès de l'opération ✅
👩🏽💻 Comment suivre mes émargements ?
Dès qu'une action est réalisée, le statut des émargements se mettra automatiquement à jour, ce qui vous permettra de réaliser un suivi complet. Toutes ces informations sont centralisées depuis l'onglet « Émargement » > « Suivi » et disposent d'un statut différent que nous allons voir ci-dessous :
Émargement manquant : Aucune action n'a été réalisée concernant l'émargement.
Envoi en cours : Une demande de signature a été envoyée, le statut reste en attente pour le moment. Vous avez la possibilité d'annuler la demande de signature au besoin.
Émargement à venir : Les émargements pour le(s) créneau(x) ne sont pas encore disponibles, car les apprenants et intervenants n'ont pas encore participé au créneau de formation concerné.
Présence signée électroniquement : L'émargement a été réalisé selon la modalité sélectionnée. Dans le cas où la mention « Présence signée » apparaît, il s'agira alors d'un émargement numérique non sécurisé.
Refus de signature : Votre intervenant ou votre apprenant a la possibilité de refuser la signature proposée. Dans ce cas, l'information apparaîtra sous la mention « Refus de signature ».
📂 Comment générer mon rapport d'émargement sécurisé ?
Pour générer un rapport d'émargement sécurisé, il vous faudra vous rendre dans la rubrique « Documents » de votre onglet « Émargement ». Vous aurez alors la possibilité de générer un rapport d'émargement sécurisé en fonction des filtres que vous aurez préalablement appliqués.
Une fois le rapport disponible, il vous suffira de le télécharger. Il se présentera sous la forme suivante. Vous y verrez apparaître les signatures électroniques de vos apprenants.
❌ Dans quels cas l'émargement sécurisé n'est pas disponible ?
Il existe deux cas de figure dans lesquels la signature électronique n'est pas proposée sur Digiforma :
Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez au préalable avoir entré des dates précises de formation : l'émargement sécurisé avec double authentification ne fonctionne pas avec les intervalles de dates.
2. La modalité « E-learning » ne permet pas la réalisation d'un émargement sécurisé.
📂 Comment générer mon fichier de preuve de signature électronique ?
Une fois la signature électronique réalisée, vous avez la possibilité de télécharger le certificat d'authentification de la signature électronique. Vous pouvez le télécharger depuis le menu Émargement Sécurisé dans la case contenant la présence électronique signée 👇
