L'option multi-centres permet à un administrateur accédant à plusieurs comptes Digiforma de centraliser le suivi de l'activité et de partager des données entre différents centres de formation abonnés.

⚠️ Information importante : Le multi-centres est une fonctionnalité disponible en option payante, en complément de votre abonnement standard.

Pré-requis pour l'activation

Avant de pouvoir utiliser cette fonctionnalité, vous devez remplir les conditions suivantes :

Posséder au moins 2 abonnements Digiforma (2 comptes actifs distincts).
Avoir un administrateur commun : la même adresse email doit être déclarée comme administrateur sur l'ensemble des comptes à lier.

Contacter le support : l'activation technique de l'option doit être demandée directement auprès de nos équipes. Il faudra également nous communiquer un nom pour identifier le multi-centres.

Fonctionnalités principales du multi-centres

Cette option facilite la gestion transverse de vos entités grâce à deux piliers majeurs : la visibilité globale et le partage de données.

Centralisation du pilotage

Le multi-centres offre une interface unique pour :

Visualiser l'ensemble des sessions de formation gérées par chaque centre.
Analyser les indicateurs clés via le suivi d'activité, le suivi commercial et le suivi des factures.

Partage de données (Bibliothèque)

Vous pouvez partager les éléments de l'onglet Bibliothèque vers vos différents centres de formation :

Programmes de formation.
Modèles d'évaluation.
Séquences e-learning.

Avantages de la gestion multi-centres

L'activation de cette option optimise la gestion opérationnelle et stratégique de vos centres.

Pilotage et gain de temps

Vision transverse : Pilotez l'activité globale sans changer de compte.
Réutilisation des données : Idéal lors de la création d'un nouveau centre pour répliquer des données existantes instantanément.
Ergonomie constante : L'interface reste identique pour une prise en main immédiate.

Analyse simplifiée des chiffres

Le multi-centres élimine la gestion de tableaux multiples :

Toutes les données financières et d'activité sont regroupées sur une page unique.
Les chiffres sont modulables et exportables au format Excel pour une analyse approfondie.

Utilisation des fonctionnalités multi-centres

Cette section détaille comment naviguer et gérer vos données une fois l'option activée.

Gestion des sessions de formation

L'onglet Toutes mes sessions regroupe l'activité de l'ensemble de vos centres avec des outils de filtrage dédiés :

Filtre "Centres" : Permet d'isoler la vue sur un établissement spécifique.

Filtre "Gestionnaire" : Affiche de manière structurée tous les collaborateurs de votre réseau multi-centres.

Identification via "Trigramme" : Si vos centres ont le même nom, personnalisez-les via l'onglet Compte > Mon organisme > Informations (champ "Trigramme").

💡 Note technique : Le déplacement d'une session par glisser-déposer entre les colonnes de statut n'est possible que si vous êtes connecté sur le compte du centre propriétaire de la session.

Analyse et Rapports d'activité

Le pilotage global s'effectue via les différents suivis que vous retrouvez dans les onglets dédiés des rapports d’activité (Activité, Factures, Commercial).

Choix du/des centre.s : Utilisez le menu déroulant pour cibler un centre, puis cliquez impérativement sur "Appliquer".

Personnalisation de la vue : Ajoutez la colonne "Centre de formation" dans vos tableaux pour analyser les données de plusieurs sites simultanément.

Export Excel : Tous les rapports consolidés sont exportables pour un suivi détaillé par intervenant, client ou apprenant.
Performance commerciale : Utilisez la colonne "Commercial" dans le suivi commercial pour piloter les résultats de vos équipes transverses.

Gestion de la bibliothèque multi-centres

Le partage de ressources permet d'harmoniser vos contenus pédagogiques et de gagner du temps lors de la création de nouveaux centres.

Partage de programmes de formation

Le partage de programme inclut automatiquement les catégories, les documents associés (extranet et privés) ainsi que les évaluations liées.

Diffuser un programme : Positionnez-vous sur le centre détenteur du programme et cliquez sur "Partager".
Sélectionner les destinataires : Cochez les centres cibles et validez.

3. Mettre à jour : En cas de modification, cliquez à nouveau sur "Partager" pour synchroniser les changements sur l'ensemble des centres sélectionnés.

⚠️ Attention : Un programme partagé n'est pas automatiquement mis en ligne sur le catalogue en ligne du centre de destination. Il faudra qu’il active la fonctionnalité lui-même sur le programme depuis son centre.