Depuis la page d'opportunité d'un prospect, vous pouvez préparer un devis sans créer de session de formation : vous renseignez les modules, dates et prix dans une session brouillon, vous générez le devis, puis vous transformez ce brouillon en véritable session une fois le devis validé par votre prospect.
Préparer une session brouillon
La session brouillon reprend les informations dont vous disposez déjà avec votre prospect (prix, programme, modules, modalités, dates). Elle ressemble à une session de formation mais sert uniquement à constituer le devis : un bandeau en haut de la page rappelle qu'il s'agit d'un brouillon.
Dans la page d'opportunité, cliquez sur « Préparer la session ».
Dans la session brouillon, renseignez les modules auxquels votre prospect participera, ainsi que les dates et les prix correspondants.
Si vous créez plus d'un module, affectez chaque module à votre client sur cette même page pour qu'il soit bien ajouté au devis en préparation.
Revenez sur la page d'opportunité : toutes ces informations sont reprises dans la préparation du devis.
Ajouter une remise ou un tarif spécial
Pour une remise négociée avec un client, cliquez sur « Ajouter une remise » dans l'opportunité. Saisissez un intitulé et le montant de la remise, en pourcentage ou en montant HT. La remise est reprise automatiquement sur le devis.
Le tarif spécial reste disponible pour appliquer un prix particulier à ce client, par exemple un prix par module :
Ouvrez l'opportunité concernée
Cliquez sur « Modifier le client » en haut à gauche.
Dans la fiche de financement du client qui s'ouvre, attribuez la remise ou le tarif spécial aux clients
Si vous affectez ensuite ce client à une session inter-entreprises existante (voir la partie « Transformer le devis en session » ci-dessous), le tarif spécial permet de ne pas modifier le prix du module pour tous les autres clients de cette session.
Pour en savoir plus sur les remises et tarifs spéciaux : Comment gérer les remises ?
Créer et envoyer le devis
Cliquez sur « Créer un devis ». Le devis généré peut ensuite être téléchargé, envoyé au client par e-mail et marqué comme accepté une fois que votre client vous l'a renvoyé signé.
Si des modifications sont apportées, vous pouvez créer de nouvelles versions du devis.
Pour créer un devis directement depuis une session de formation existante, consultez l'article Comment créer et envoyer un devis depuis une session de formation ?
Transformer le devis en session
Lorsque votre client a signé le devis et validé sa participation à la formation, vous avez deux possibilités :
Créer la session : la session brouillon devient une véritable session, qui s'ajoute à la page « Toutes les sessions ».
Affecter à une session existante : votre client est ajouté à une session que vous avez déjà créée en amont.
Une fois la création ou l'affectation effectuée, la ligne indiquant que la session est en cours de planification disparaît et un bouton « Modifier la session » permet d'accéder directement à la session créée.
Ajouter des documents liés au client
Pour charger des documents liés au client (devis signé, contrat, facture, etc.), utilisez la section « Documents » située sous l'outil de préparation de devis.
