Accéder à la configuration des émargements
Pour commencer la personnalisation, rendez-vous dans l'onglet Compte > Modèles de documents. Dans la section "Documents de suivi", cliquez sur le bouton "Modifier" en face de la ligne "Feuille d'émargement".
Puis, vous accéderez aux 7 catégories de feuilles d'émargement :
1 PAGE PAR CRÉNEAU
1 PAGE PAR JOUR
1 PAGE PAR SEMAINE
1 PAGE PAR SEMAINE (WEEK-END INCLUS)
1 PAGE PAR APPRENANT
1 PAGE PAR APPRENANT PAR MOIS
1 FEUILLE VIDE.
En plus de ces catégories, il vous est possible de filtrer vos feuilles d'émargements par :
Modules :
Apprenants :
Mais également générer les feuilles pour une période de temps précise :
Si votre abonnement comprend la fonctionnalité Espace entreprise, vous avez alors la possibilité de générer les feuilles d'émargement pour un client précis afin de lui transmettre, via une plateforme dédiée, dans le cadre de la préparation d'une formation intra dans ses locaux par exemple.
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Vous pouvez, par la suite, archiver vos feuilles signées et scannées sur la même page :
Gérer les préférences des feuilles d'émargement
Vous avez également la possibilité de personnaliser l'affichage des données dans les feuilles d'émargement.
Pour cela, rendez-vous dans l'onglet Compte > Modèles de documents, section "Feuille d'émargement" et cliquez sur le bouton "Modifier les préférences des feuilles d'émargement" :
Venez alors cocher les mentions concernant les apprenants que vous souhaitez afficher sur vos feuilles d'émargements :
Voici la liste des préférences que vous pourrez paramétrer ici :
Afficher le client
Afficher la profession
Afficher l'adresse email
Afficher les mentions supplémentaires
Afficher la date de naissance (le format long de la date de naissance équivaut à : JJ mois AAAA tandis que le format court correspond à JJ/MM/AAAA.)
Les émargements papiers
Pour vos sessions en présentiel, dans Digiforma, vous avez aussi la possibilité de créer et de modifier vos émargements papier.
Pour cela, rendez-vous dans votre menu Configuration > Modèles de documents > Feuilles d'émargement.
Vous retrouverez ici toutes les feuilles d'émargement que vous pouvez générer dans les sessions de formation et personnaliser avec les balises.
Une fois générées puis signées en classe, n'oubliez pas de cocher les présences de vos apprenants dans Digiforma pour les faire apparaître correctement dans vos différents documents.
Pour ce faire, rendez-vous dans la session concernée, puis Suivi > Émargement > vous cliquez sur les trois petits points et vous Cochez les présences.
Vous cochez ensuite les présences manuellement, puis enregistrez.
💡 Attention : L'enregistrement écrasera les émargements numériques que vous avez pu faire.
Comment archiver mes feuilles d'émargements ?
Vous avez également la possibilité d'archiver vos feuilles d'émargement pour conserver une trace des versions signées. Cela vous permet de les stocker dans Digiforma et d'éviter de les perdre, particulièrement si vous bénéficiez de financements externes.
À vous de jouer et à bientôt sur Digiforma 🚀