Debido a problemas de compatibilidad, las suscripciones más antiguas tan sólo podrán configurar el envío de evaluaciones a alumnos.
⚙️ Configurar mi modelo de evaluación por defecto desde la biblioteca
La planificación automática afecta todos los tipos de evaluación:
Evaluación previa a la formación
Evaluación post-formación
Evaluación de satisfacción
Evaluación para los responsables de los alumnos
Evaluación para profesores
Evaluación para financiadores
Para planificar el envío automático de una evaluación, tan sólo tienes que modificar una evaluación existente o crear una nueva desde la Biblioteca.
La configuración se realiza dentro de la sección Automatización 👇
Tienes la posibilidad de planificar el envío automático de cada evaluación x días antes o después del principio o final de la sesión. De esta forma, podrás también planificar un recordatorio a los participantes x días después del primer envío.
ℹ️ El correo electrónico de notificación se enviará de forma automática a las 5 de la tarde (17:00) el día que lo hayas planificado. Además, desde que se haya enviado el correo, la evaluación será visible en la Extranet de tus alumnos.
Ejemplo:
Mi sesión de formación termina el lunes 25 de abril a las 10:00. He automatizado el envío de mi cuestionario de calidad Fundae 1 día después del fin del curso. El correo electrónico de notificación se enviará el 26 de abril a las 17:00 y los alumnos tendrán acceso desde entonces al formulario dentro de la Extranet.
Además, he activado el recordatorio automático del cuestionario 2 días después del primer envío. De esta forma, el segundo correo se enviará solamente a los alumnos que no hayan respondido el día 28 de abril a las 17:00.
El modelo de correo electrónico utilizado para el primer envío y el de recordatorio será aquel que esté configurado por defecto en el menú Cuenta > Modelos de correo electrónico para el tipo de evaluación correspondiente.
🚀El envío queda automáticamente planificado cuando añado una evaluación a mi sesión
Dentro de tu sesión, dirígete a la pestaña Evaluaciones para añadir la evaluación que quieras.
Tras añadirla, si el envío y el recordatorio automáticos están activados dentro de la biblioteca, el envío quedará automáticamente planificado y será visible en esta sesión.
Una vez todas las evaluaciones hayan sido añadidas, la lista de las mismas te permitirá visualizar el conjunto de evaluaciones en las que el envío y el recordatorio están automatizados, así como las fechas.
Desde esta misma página, podrás activar y desactivar el envío o el recordatorio automático para cada curso. Si has modificado la planificación de la evaluación desde la biblioteca, desactiva y vuelve activar la planificación desde la propia sesión y así se actualizará.
ℹ️ En el momento en que la automatización está activada, el software copia la configuración por defecto desde la biblioteca. Si modificas la configuración por defecto, esto no afectará a las evaluaciones que ya hayan sido configuradas previamente en las sesiones (carácter no retroactivo).
Dirígete a continuación al menú Seguimiento / Correos electrónicos para ver el detalle de los correos que serán enviados automáticamente a todos los alumnos.
ℹ️ Si añades o retiras uno o varios alumnos a la sesión, la lista se actualizará automáticamente.
ℹ️ Si modificas la fecha de principio o fin de tu sesión, la fecha de envío del correo se recalculará automáticamente.
ℹ️ Si el recordatorio automático está activado, los correos se enviarán solamente a los alumnos que no hayan respondido al cuestionario.
ℹ️ Con la planificación automática de envío de evaluaciones, los cuestionarios se enviarán a todos los alumnos que tengan el estado "ganado" o "finalizado" dentro de la sesión, sin importar su presencialidad (presente, ausente con o sin fecha de reincorporación, abandono). No obstante, las respuestas de los ausentes sin fecha de reincorporación y de los alumnos que hayan abandonado la formación no se tendrán en cuenta dentro de los resultados globales de las sesiones.
💡 Consejo: asignar una evaluación a mi programa
Para automatizar aún más los procesos, te proponemos añadir una evaluación a tus programas desde la biblioteca de programas. De esta forma, cuando añadas un programa a una sesión, las evaluaciones que estén asignadas al mismo también quedarán añadidas al curso y su envío y recordatorio quedarán automáticamente planificados.
🙋🏻 Pero, ¿cómo activo la automatización a una evaluación que ya está añadida a una sesión?
Los correos se enviarán a todos los alumnos que tengan el estado "finalizado" o "ganado" que no hayan respondido aún a la evaluación.
Nota: si tus alumnos no tienen dirección de correo en su ficha, el email no podrá enviarse, pero la evaluación quedará disponible en su Extranet alumno tras la fecha en la que el correo debería haberse mandado. De esta forma, para las evaluaciones post-formación y de satisfacción, una vez quede enviado el correo la casilla se marcará automáticamente y la evaluación quedará puesta a disposición del alumno:
Para las evaluaciones previas a la formación, la casilla se marca por defecto desde el principio.
Otro consejo 💡 :
Puedes insertar la etiqueta "URL de la página de evaluaciones en la extranet" en el modelo de correo de evaluaciones por defecto:
Esto permitirá a tu alumno acceder directamente a su evaluación en la sección "evaluaciones" de su extranet.
🧑💻 Evaluaciones de responsables
Los correos electrónicos se enviarán a todos los contactos que tengan la etiqueta "Contacto responsable" en la empresa del alumno.
ℹ️ Los alumnos particulares no serán considerados para este tipo de evaluación.
ℹ️ Si no hay contacto conocido que tenga dicha etiqueta asociada, no se enviará ningún correo.
🧑🏫 Evaluaciones de profesores
Los correos se enviarán a los profesores añadidos al curso.
ℹ️ Los profesores son dirección de correo electrónico en su ficha no recibirán ningún correo electrónico.
🏦 Evaluaciones de financiadores
En el caso de que un cliente tenga un financiador externo, los correos electrónicos se enviarán a la dirección que figure en la ficha del financiador.
ℹ️ Los financiadores sin dirección de correo asociada no recibirán nada.
En el caso de que un cliente no tenga financiador externo, los correos electrónicos se enviarán a los contactos que tengan la etiqueta "Contacto financiero principal" en la empresa del alumno.
ℹ️ Si no hay contactos con esta etiqueta asociada, no se enviará ningún correo.
🙋 ¿Cómo activar evaluaciones automáticas en un cuestionario ya añadido a un curso?
Si ves el mensaje El envío automático de la evaluación está desactivado desde la pestaña Evaluaciones, dentro de un curso, también puedes reactivarlo y planificar su envío automático.
👉 Para ello, debes antes activar la automatización de este modelo de evaluación desde la biblioteca.