Gracias a la funcionalidad de importación de datos, Digiforma te permite importar fácilmente y masivamente tus bases de datos de alumnos a través de un archivo Excel (matriz). Así, podrás centralizar el conjunto de tus datos en tu cuenta para un uso óptimo del software.
🚀 Manos a la obra
Para ello, accede al menú "Datos > Alumnos", hacer clic en la opción "Importar" y luego en el enlace de hipertexto que contiene la tabla Excel:
De esta manera, te redirigimos hacia una nueva página desde la cual podrás descargar la matriz especialmente diseñada para la importación de los datos de tus alumnos.
Este archivo Excel te servirá de base para la transferencia de tus datos de alumnos. Se presenta de la siguiente manera👇:
Una vez descargada la matriz de importación, debes insertar el conjunto de tus datos - sin modificar el orden ni el título de las columnas - copiándolos/pegándolos. No obstante, no será necesario rellenar todas las columnas de la matriz para que la importación funcione.
Hay que tener en cuenta que el color amarillo indica el carácter obligatorio de ciertas columnas. Se trata de las columnas: "APELLIDOS" y "NOMBRE". Esto quiere decir que es imprescindible inscribir datos en ellas, si no cumples con eso, la importación no podrá llevarse a cabo.
Asimismo, las columnas "CORREO ELECTRÓNICO" y "CÓDIGO INTERNO" solo deben contener valores únicos.
¡Para el éxito de tu importación, asegúrate de que dichas columnas estén correctamente cumplimentadas!
Después de haber cumplimentado la información relativa a tus alumnos en tu matriz conforme a lo dicho antes, podrás volver a tu cuenta Digiforma para continuar la operación. Desde la página "Importar o actualizar sus datos de alumnos", debes seleccionar la opción "IMPORTAR UN ARCHIVO.XLSX" que os dirigirá hacia el espacio de almacenamiento. Así, podrás seleccionar la matriz de importación completada con los datos de los alumnos que quieres añadir en tu espacio Digiforma.
Si lo has hecho bien: un mensaje de éxito precisando el número de alumnos importados se mostrará automáticamente al final de la operación.
⚙️ Añadir Campos personalizados
Esa funcionalidad está disponible como opción. Para más información, ¡ponte en contacto con el equipo!
Además de las etiquetas disponibles (apellidos, nombres, correos electrónicos, direcciones, etc...), puedes crear campos personalizados para completar de manera precisa tu base de datos.
Para oermitir un uso adaptado de tus datos, podrás importar esos campos además de los que ya vienen incluidos en la matriz de ejemplo. Tendrás que añadir, en tu matriz, una columna cuyo nombre será sencillamente idéntico al del/de los campo(s) personalizado(s) que habrás creado.
Durante la creación de estos campos específicos, te invito a prestar una atención especial a la mención «Obligatorio» 👇
De hecho, si marcas esta opción, el conjunto de las líneas correspondientes a la columna de vuestro campo personalizado deberán se rellenadas en tu matriz de importación. En caso contrario, la importación no podrá efectuarse.
En cambio, si la dejáis sin marcar, en caso de ausencia de datos en las líneas de esta columna, esto no representará un obstáculo para la realización de la importación.
Lo que hay que saber
No es necesario rellenar todas las columnas para que funcione la importación.
En la columna EMPRESA, identifica la empresa del aluno y si es empleado de la misma. Puedes elegir entre: el nombre de la empresa (con la condición de que no esté repetido en tu base de datos), el número SIRET o bien el código interno de la empresa
El campo FUNCIÓN no se guardará salvo que una EMPRESA y el ESTADO "empleado" estén seleccionados.
Las siguientes columnas están condicionadas a estos valores específicos, o a una casilla vacía:
TRATAMIENTO : “Sr” o “Sra”
ESTADO : “Autónomo”, “Empleado” o “Particular”
IDIOMA : “fr”, “en”, “es”, “de”, “it”, “nl” o “ca”
El país debe identificarse mediante su código estandarizado de 2 letras (por ejemplo, para Tahití, tendrá que escribir PF para la Polinesia Francesa).
Se hace una excepción para los países más comunes de nuestra base de datos: Francia, España, Alemania, Bélgica y Suiza, escritos correctamente.
🙏 El programa detecta automáticamente los errores y te informará a continuación de las medidas que debes tomar.
NB: Piensa también en verificar que tu archivo no contiene duplicados para limitar los errores y garantizar la fiabilidad de tu datos.
💡 Entender los errores
El software te ayudará a detectar automáticamente los errores al intentar importar una base de datos que no respecta el formato. Así, identificaréis más fácilmente las correcciones a aportar. Esto puede pasar si:
Ausencia de datos en las columnas obligatorias "APELLIDOS" y "NOMBRE"
Modificación del nombre de una columna de la matriz:
El nombre de la empresa no existe en la base de datos de Empresas de Digiforma
Valores únicos (correo electrónico y/o código interno) duplicados
⌛️ ¡No esperéis más, podéis desde ahora crear un curso con el fin de integrar vuestros alumnos recientemente importados!