Vídeo: paso a paso de configuración de cursos Fundae
En Digiforma puedes crear tus acciones formativas para Fundae y llevar un control de todo lo que pasa en ellas. De esta forma, podrás controlar las horas, los rellenar la información necesaria, generar tus documentos o incluso enviar tus certificados y diplomas.
Aquí te explicamos paso a paso cómo completar correctamente todos los campos para que no se pierda nada de información durante la creación de los cursos y, así, puedas descargar los archivos XML que necesites.
1️⃣ Crear un programa Fundae (Acción Formativa)
Para crear una acción formativa Fundae en Digiforma, primero nos dirigiremos a la biblioteca de programas y crearemos un nuevo programa para adaptarlo a Fundae. Haz clic en crear un programa y añade un título:
A continuación, explicaremos los diferentes campos que tenemos que tener en cuenta para la exportación de ficheros XML.
Cuando se crea el programa, tendremos el título del programa, que corresponderá al título de la Acción cuando realicemos la descarga del primer fichero de Acción Formativa. Añade también la duración del programa:
A continuación nos fijaremos en el siguiente submenú: Modalidades.
Aquí lo primero que tenemos que hacer es marcar la opción "bonificable" para poder añadir las opciones y los campos de Fundae dentro de este programa de formación:
Como ves, al seleccionar la opción bonificable, podremos seleccionar los campos Fundae obligatorios para el XML de Acción Formativa (AF). Podremos ver los códigos, el lugar, el aforo, el nivel (básico / superior), el área profesional, etc. Además, podremos ver los datos del inspector si abrimos el curso a inspecciones de Fundae (recomendado encarecidamente para formaciones a distancia, e-learning).
⚠️ Atención: el nivel de la formación (básico / superior) se tendrá en cuenta para el cálculo de los costes, por lo que es una información imprescindible para que los cálculos se realicen correctamente.
Además, tienes una nueva casilla para añadir la fecha en la que hayas importado la acción formativa a Fundae, para así llevar un control más exhaustivo de todos los procesos.
El Código de acción Fundae es esencial para la correcta identificación y gestión de la formación bonificada o subvencionada que las empresas realizan para sus empleados.
A continuación, puedes completar más campos de los diferentes submenús para tener el programa lo más completo que puedas. No te olvides de añadir los contenidos del curso, en el apartado progresión pedagógica, pues este contenido se cargará en la parte trasera de tus diplomas (obligatorio para Fundae):
Una vez hayas terminado, haz clic en guardar.
Podrás ver la información Fundae del programa (que puedes modificar antes de realizar la exportación si fuera necesario) y exportar el XML cuando estés listo/a haciendo clic en el botón "exportar los datos Fundae":
Todos los cursos que queden vinculados al programa Fundae seleccionado, quedarán identificados como una sola Acción Formativa. Cada curso, por tanto, quedará considerado como un Grupo dentro de esa acción.
De esta manera, Digiforma responde a la necesidad de creación de varios grupos para la misma acción.
2️⃣ Crear un curso (Inicio de Grupo y Finalización)
Una vez creado nuestro programa, tenemos dos opciones. Desde la página del programa, podemos hacer clic directamente en "crear un curso" y se cogerán los datos de este programa para la creación del mismo:
Al hacerlo de esta forma, el curso se crea directamente con toda la información Fundae del programa en la pestaña información. Es importante que añadamos en esta página el código de grupo y el administrador de Fundae, información que se tendrá en cuenta en la descarga XML de Inicio de Grupo:
El Código de grupo Fundae es un identificador numérico que clasifica las acciones formativas según su tipo y naturaleza, y es necesario para registrar y justificar formaciones dentro de la plataforma de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE). Este código es parte fundamental de la carga de datos que se realiza para gestionar las bonificaciones de formación y se utiliza al generar los ficheros XML para la presentación y comunicación de las acciones formativas.
Para obtener la lista completa de los códigos de grupo y su denominación, es recomendable consultar los documentos de soporte de FUNDAE o acceder al portal de la fundación, donde se puede descargar el listado actualizado. Esto asegura que se utilicen los códigos correctos para cada tipo de formación.
En cuanto al nombre del curso, este quedará reflejado en el fichero XML de Inicio de Grupo, por lo que puedes cambiarlo (el del programa se pone por defecto).
Por último, en caso de formaciones presenciales podremos añadir aquí el lugar y, en el caso de formaciones en e-learning, también podremos señalarlo. También podemos abrir el acceso inspector para el curso en el momento que queramos:
La otra opción es crear directamente el curso desde la pestaña "Todos mis cursos". Aquí podremos crear un curso y, al añadir el programa, la información de la Acción Formativa quedará cargada:
3️⃣ Configuración de módulos: modalidades pedagógicas
👨🏻🏫 Modalidad presencial
Para configurar una formación 100% presencial, despliega las opciones del módulo que te aparece, selecciona la modalidad y añade las fechas:
Añade también el precio de la formación si lo deseas.
Como ves, en todo momento puedes consultar el resumen de la formación que vas configurando en la parte derecha de la pantalla:
💻 Modalidad Aula Virtual (teleformación)
En el caso de que tu formación se realice en una modalidad de teleformación, desde el mismo menú del módulo seleccionamos la modalidad correspondiente:
Recuerda también indicar si hay o no profesores o alumnos que NO se encuentren físicamente en el centro de formación para cada módulo. Será necesario dentro de los ficheros XML cuando comuniquemos a Fundae.
Es necesario que la plataforma online cumpla con ciertos estándares de seguimiento y control de participación. Y, como sabes, Digiforma cumple con todos los exigidos por Fundae 😉
En esta página, también encontrarás el campo observaciones, necesario para realizar la descarga XML:
🕹️ Modalidad Mixta
Por último, en el caso de la modalidad mixta, tendremos que crear dos módulos: uno en presencial y otro en e-learning o teleformación (Digiforma no discrimina en este caso y entenderá que la formación es mixta siempre y cuando haya dos módulos que combinen estos formatos).
Nos quedaría así:
4️⃣ Adición de participantes
En la pestaña Alumnos, podrás añadir tanto clientes empresas como clientes particulares.
En esta página y una vez añadidos los alumnos y/o clientes, podrás generar los documentos reglamentarios que necesites:
Para saber cómo añadir varios alumnos de la misma empresa presentes en tu base de datos al mismo curso, 👉 consulta este artículo.
5️⃣ Profesores
Desde la pestaña Profesores, añade a tus docentes y sus horas de tutoría:
Nuevamente, puedes añadir docentes ya presentes en tus bases de datos o nuevos.
Además, en la página de configuración del profesor podrás añadir la facturación y, en el caso de las modalidades e-learning o mixta, añadir el tipo de tutoría que se va a realizar:
6️⃣ Costes
Por último, puedes comprobar los costes desde la pestaña Finanzas > Fundae para comprobar los costes que se han calculado automáticamente dentro del curso en función de los datos que hayas ido añadiendo:
Estas son las nociones básicas que necesita el software para volcar la información en el XML que comunicarás a Fundae.
Para saber más sobre la descarga de ficheros Fundae, consulta 👉 este artículo.
¡Nos vemos en Digiforma!