Ir al contenido principal
Todas las coleccionesGestión Administrativa
¿Cómo utilizar la herramienta para tomar notas y crear tareas?
¿Cómo utilizar la herramienta para tomar notas y crear tareas?

Crea notas vinculadas a tus Sesiones, Empresas o Alumnos

Séverine avatar
Escrito por Séverine
Actualizado hace más de 4 meses

Puedes crear notas y tareas y asociarlas a los elementos siguientes:

  • Sesión

  • Empresa

  • Alumno

  • Profesor


¿Cuál es la diferencia entre notas y tareas?

Una nota es una información sobre un cliente, un alumno, una empresa o una sesión, que quieres conservar en el tiempo 👇

Una tarea es una asignación o información que quieres recordar y llevar a cabo en un momento determinado. Puedes asignarle una fecha y hacer que se pueda marcar 👇.

En este artículo, vamos a ver como se crean y utilizan las notas y las tareas.

¿Cómo crear notas?

La herramienta de toma de notas puede ser útil para disponer en todo momento de información sobre la sesión en su conjunto o sobre un interesado en particular.

Para insertar notas sobre una sesión de formación, ve a la sesión en cuestión y luego al espacio de Violeta situada a la derecha de tu pantalla. Haz clic en "Añadir > Nueva nota":

Puedes crear notas vinculadas a una entidad concreta eligiendo una empresa, alumno o profesor en el campo "Tema", o vincular la nota a la sesión para comentarios más generales:

✅ ¿Cómo utilizo la herramienta de gestión de tareas?

La herramienta de gestión de tareas puede ser útil, por ejemplo, para :

  • Crear un recordatorio de una o varias acciones clave a realizar durante la sesión

  • Crear una lista de tareas a realizar, con fechas de recordatorio, para que puedas controlar el progreso de las mismas.

  • Mostrar un proceso operativo para que lo siga tu personal

¿Cómo puedo crear una tarea para que tenga una casilla de verificación en una lista de tareas pendientes?

Para añadir una tarea, haz clic en Añadir una nueva tarea 👇

La diferencia con las notas es que :

  • Puedes especificar una fecha en la que la tarea debe completarse: desde 7 días antes de la fecha de la tarea, aparecerá en tu panel de control para recordarte que debe completarse.

  • Puedes especificar un responsable de tarea que se encargará de llevarla a cabo:

Una vez creada, se añadirá una casilla junto al comentario en la lista de tareas pendientes. Puedes modificar la tarea, su fecha y su posición en la lista, o eliminarla:

Nota: no es obligatorio introducir estos 2 datos: si la tarea puede realizarse en cualquier momento, no será necesario asignarle una fecha, y si no tiene que realizarla necesariamente una persona concreta, no será necesario asignarle un responsable.

Añadir una lista de tareas

También es posible añadir una lista de tareas predefinidas que hayas creado previamente desde tu menú "Configuración > Plantillas de listas de tareas ":

A continuación, puedes añadir tu lista de tareas desde el espacio de Violeta en tu sesión, haciendo clic en "Añadir > Lista de tareas " y eligiendo después la lista de tareas que desees:

Organizar tus tareas

Puedes organizar tus tareas de distintas formas desde cada sesión y desde tu panel de control.

Ordenar por Responsable

Al hacer clic en el icono de ordenar para mostrar las tareas por Responsable, se ordenarán por Responsable. Las tareas asignadas a ti aparecerán en primer lugar y las que no estén asignadas a nadie aparecerán en último lugar:

Ordenar por fecha

Si haces clic en el icono para mostrar las tareas por fecha, se ordenarán por fecha. Las tareas atrasadas se resaltarán con la fecha en amarillo:

Orden personalizado

También puedes elegir mostrar tus tareas en un orden personalizado. Para ello, haz clic en el icono correspondiente y arrastra y suelta para reposicionar tus tareas:

Al hacer clic en "personalizado", tus tareas aparecerán en el orden que hayas definido, o en el orden en que fueron creadas si no has definido un orden específico.

Seguimiento del progreso de las tareas en una sesión

Puedes seguir el progreso de tus tareas desde tus Informes de Actividad de la Sesión añadiendo la columna correspondiente :

🔀 Enlace entre notas y tareas asociadas a una sesión o registro en la base de datos

Notas y tareas creadas a partir de una sesión

Si creas una nota o una tarea que asocias a un alumno, a una empresa o a un profesor, a partir de una sesión, se vinculará al registro correspondiente y aparecerá en el registro con el nombre de la sesión desde la que se creó:

Notas creadas a partir de un registro de la base de datos

Si creas una nota a partir de un registro de alumno, empresa o profesor, se añadirá automáticamente a todas las sesiones en las que añadas al alumno, empresa o profesor en cuestión (sin embargo, la nota creada a partir de una sesión determinada no se transferirá, ya que está vinculada a una sesión).

💡 Esto puede ser muy útil si acompañas a un alumno con discapacidad, por ejemplo, para que puedas acordarte de adaptar tu formación en consecuencia.

¿Ha quedado contestada tu pregunta?