1️⃣ El objetivo de la facturación mensual
La facturación mensual te permite:
Generar una factura cada mes para un curso de formación.
Calcular automáticamente el valor prorrateado de las horas realmente completadas por los alumnos.
Adaptar la facturación en función del número de alumnos presentes en el periodo deseado.
Definición de prorrata
La prorrata corresponde a un cálculo proporcional.
Dentro de Digiforma, esto significa que el valor de la factura depende de:
el número de horas realizadas durante el mes;
la tarifa definida por alumno;
las presencias validadas en los controles.
Si un alumno sólo completa una parte de las horas previstas durante el mes, el total de la factura se ajustará automáticamente.
2️⃣ Configuración general desde el curso
Antes de poder crear facturas mensuales prorrateadas, el curso debe estar correctamente configurado.
Paso 1: Acceder a la configuración
Abre tu curso.
Dirígete a la sección "Configuración" de tu sesión de formación, pestaña "Fechas y precios". Ahí puedes editar el precio de cada módulo.
Paso 2: Configurar tarifas "por alumno"
⚠️ Sólo las tarifas "por alumno" permiten la creación de facturas mensuales prorrateadas.
El cálculo mensual se realiza sobre un precio individual.
Digiforma calcula la prorrata en función de:
el número de horas realizadas por alumno;
la tarifa definida por alumno de un cliente;
el número de alumnos presentes en el curso.
Para guardar tu tarifa/precio por alumno:
Dirígete a la pestaña Configuración > Fechas y precios
En tu módulo selecciona el modo de facturación "Por alumno"
Paso 3: Activa la facturación mensual dentro del módulo
Dentro del mismo módulo, tendrás que seleccionar la casilla "permitir la creación de facturas mensuales que incorporen este coste en proporción a las horas realizadas".
Digiforma generará automáticamente una factura proratea a las horas realizadas cada mes.
Dentro de la configuración de tu curso, puedes añadir varios módulos "por alumno" en el mismo mes.
El software calculará automáticamente el coste total a facturar.
3️⃣ El seguimiento de las asistencias
La facturación mensual prorrateada depende directamente de la asistencia registrada.
¿Dónde introducir las asistencias?
Accede a tu curso
Dirígete a Seguimiento > Asistencias
Introduce o valida las horas realizadas por cada alumno.
Estos datos se utilizarán para:
Calcular el número de horas realizadas durante el mes
Determinar automáticamente el total a facturar.
💡 Si las asistencias no están completadas correctamente, se reflejará en el total de la factura mensual.
Para más detalle sobre cómo funciona la asistencia con Digiforma, consulta 👉 este artículo.
4️⃣ Generar una factura mensual prorrateada de las asistencias
Una vez hayas validado las asistencias:
Abre el curso.
Dirígete a la pestaña Gestión > Finanzas.
Haz clic en "Crear una factura mensualizada".
Digiforma muestra automáticamente:
El periodo de facturación (el mes)
El número de horas realizadas
El total calculado en prorrateo según la tarifa por alumno.
Si quieres facturar el coste total pese a que el alumno tenga alguna ausencia, puedes modificar el total de la factura manualmente haciendo clic en "editar" una vez la factura haya sido generada.
5️⃣ Ver el periodo de facturación en la factura mensual
Para que el periodo mensual aparezca claramente en el documento:
Dirígete a la sección "Configuración" > Modelos de documento.
Abre el modelo de documento que corresponde a tus facturas.
Añade las siguientes etiquetas:
Factura mensual: primera fecha del mes
Factura mensual: última fecha del mes
Esas etiquetas permiten hacer un seguimiento de cursos de larga duración:
Para el primer mes de facturación: la etiqueta "primera fecha del mes" indicará la primera fecha indicada en el curso.
Para los meses siguientes: empezará el primer día del mes.
Para el último mes de facturación: la etiqueta "última fecha del mes" indicará la ultima fecha indicada en el curso, para los meses anteriores se indicará 30 o 31 según el mes.
Esto funciona tanto para formaciones con fechas fijas (a distancia o presenciales) como para formaciones que tengan intervalo de fechas (e-learning)
Así quedaría un ejemplo de factura mensualizada:
