En este artículo veremos juntos los pasos clave a seguir para garantizar tu transición en Digiforma.
1. Configura tu cuenta de Digiforma en función de tu contabilidad
En primer lugar, antes de poder emitir tus facturas en Digiforma, será necesario configurar los elementos relativos a tu contabilidad en los ajustes de tu cuenta.
Para ello, dirígete a la pestaña Cuenta > Mi centro en Digiforma:
A continuación, en el apartado Contabilidad, vas a rellenar los siguientes elementos relativos a tu contabilidad:
Tu tasa del IVA
Tu fecha de recordatorio
Tus condiciones de facturación
Tus condiciones de pago
Tus datos bancarios
La frecuencia de recordatorio de las facturas impagadas
Tus cuentas contables por defecto
No dudes en consultar a tu contable para asegurarte de los números de cuentas contables configurados en Digiforma
2. Configura tus plantillas de facturas
Dirígete ahora a tu menú Configuración > Modelos de documentos:
Puedes utilizar la plantilla propuesta por Digiforma tal cual, pero también puedes personalizarla.
También puedes crear una nueva plantilla y copiar/pegar en ella la información de tu propia plantilla externa a Digiforma.
Ten en cuenta que puedes crear tantas plantillas como quieras para adaptar su contenido a los diferentes clientes y situaciones.
💡 No olvides utilizar las etiquetas para recuperar automáticamente la información deseada:
También puedes personalizar tus plantillas de correos electrónicos siguiendo los mismos principios:
3. Retoma tu facturación con el número que elijas
Ahora que has configurado tu cuenta para garantizar tu contabilidad, vas a poder emitir tus primeras facturas dentro de tus cursos de formación.
Durante la creación de tu primera factura en la pestaña Gestión > Finanzas de tus cursos, Digiforma te propondrá crear un prefijo y un primer número de factura:
Por lo tanto, tienes la posibilidad de elegir el número de la primera factura emitida en Digiforma para conservar el orden cronológico de tus facturas y permitirte hacer la transición a nuestra herramienta.
Te invitamos a elegir un día D a partir del cual vas a emitir tus facturas en Digiforma para facilitar la transición.
En cuanto a tus números de factura posteriores, cuando hagas clic en la numeración automática, Digiforma se basará en la factura cuyo número sea el más alto de tu año contable y propondrá el prefijo que estaba asociado a esta última añadiendo + 1.
👉 Si quieres saber más sobre la emisión de facturas, te invito a consultar nuestro artículo de FAQ.
4. Prueba la exportación de tus facturas a tu software contable
Digiforma te permite hacer una exportación de tus facturas en diferentes formatos:
en formato xls para una exportación de tus cobros y facturas simples
en formato .pnm
en formato .cvs
en formato .xls
Para preparar tus futuras exportaciones, te invitamos a hacer una prueba de exportación de tus facturas, eligiendo entre los formatos propuestos en Digiforma en función de tu software contable.
Para ello, dirígete al menú Informes de actividad > Seguimiento de las facturas y haz clic en el botón "Exportar" y luego en "Exportación contable de facturas" como se ilustra a continuación
Este botón te da entonces a elegir entre diferentes formatos disponibles:
Esta exportación se envía, por defecto, a la dirección de correo electrónico indicada como propietario de la cuenta de Digiforma que puedes consultar desde el menú Configuración > Cuentas de acceso.
Este artículo de FAQ te guiará en este proceso 📚
5. ¿Cómo garantizar la transición de mis facturas en proceso de pago en Digiforma?
Durante tu transición de software entre tu antiguo software contable y Digiforma, es posible que algunas facturas se hayan emitido en tu antiguo software y estén pendientes de pago.
Dispones de varias opciones durante este periodo de transición:
👉 Primera posibilidad: puedes mantener los 2 softwares de contabilidad el tiempo necesario para que todos los pagos restantes se integren en tu antiguo software. Después, cámbiate por completo a Digiforma una vez que todas las facturas estén saldadas.
👉 Segunda posibilidad: puedes elegir integrar manualmente tus facturas pendientes de pago en Digiforma para saldarlas en nuestra herramienta.
6. ¿Cómo integrar manualmente facturas pendientes de pago?
Si optas por la segunda posibilidad para hacer la transición a Digiforma, será necesario integrar manualmente tus facturas. A continuación, detallaremos cómo proceder en este caso.
1️⃣ Retomar el historial de tus cursos de formación
Para integrar el historial de tus facturas, es necesario crear en la pestaña Todos mis cursos tus cursos de formación donde tus facturas aún no están saldadas.
Te invito a consultar nuestro artículo de FAQ que te indica cómo crear un curso de formación. 📚
Para emitir una factura, es necesario tener, como mínimo, los siguientes elementos en tu curso:
El nombre del cliente
El número de alumnos
Las fechas de formación
El programa de formación
El financiador externo de tu cliente si lo hay
2️⃣ Crear tus antiguas facturas en Digiforma
Una vez integrados tus cursos pasados en tu cuenta, vas a poder crear tus antiguas facturas en la pestaña Gestión > Finanzas de cada uno de tus cursos de formación.
👉 Te invito a consultar nuestro artículo sobre la creación de facturas.
Para garantizar la integración de tus antiguas facturas, deberás integrarlas en su orden de numeración para asegurar el orden cronológico de tus facturas.