Este artículo tiene como objetivo explicarte en detalle cómo exportar en formato Excel y PDF los datos de gestión administrativa, comercial y de calidad.
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Base de datos
Para ello, dirígete a tu sección Datos y luego a la pestaña correspondiente a la exportación que deseas realizar. A continuación, puedes exportar tus datos mediante el botón correspondiente en la parte superior derecha de la pantalla:
Recuerda modificar tus columnas para hacer aparecer la información deseada en tu exportación gracias al botón "Elegir columnas".
Preinscripciones del catálogo online
De la misma manera, puedes exportar la lista de personas que se han inscrito a tus formaciones a través de tu Catálogo online dirigiéndote a la pestaña Gestión comercial > Inscripciones catálogo :
Informe de actividad
a) Seguimiento de tu actividad
Para ello, dirígete a tu pestaña "Informes de actividad > Seguimiento de actividad". Elige el tipo de seguimiento que deseas extraer y en qué rango de fechas. Selecciona la información que deseas ver aparecer en las columnas de tu tabla y luego haz clic en exportar:
b) Seguimiento de tus facturas
Siempre en el Informe de actividad, tienes la posibilidad de exportar tus facturas realizando una exportación contable. Esta se envía por Correo electrónico a la dirección del propietario de la cuenta.
⚠️ Atención, si tienes muchas facturas que exportar, el Correo electrónico puede tardar en llegar a tu bandeja de entrada. ¡Sin preocupaciones!
Descargar mis facturas de forma masiva
Si estás en la última versión de suscripción Digiforma, puedes descargar de una sola vez todas tus facturas en formato PDF, agrupadas en un archivo .zip.
Descargar las facturas seleccionadas
Marca las facturas que deseas descargar en la tabla.
Haz clic en el botón Descargar las facturas.
Selecciona Descargar las facturas seleccionadas.
Descargar por período
También puedes descargar todas las facturas de un período determinado directamente desde el menú desplegable, sin tener que filtrar tu tabla previamente
Lo que hay que saber
Solo las facturas ya generadas en los cursos se incluyen en la descarga.
Si seleccionas más de 100 facturas, el archivo .zip no se descarga directamente: se te envía por correo electrónico.
c) Seguimiento comercial (Presupuestos y Oportunidades)
Tienes la posibilidad de exportar tus Presupuestos de dos maneras diferentes: por correo electrónico (como para las facturas) y por Excel.
La exportación por Correo electrónico se ha diseñado para permitirte exportar directamente tus presupuestos a software contable.
También tienes la posibilidad de extraer en formato Excel el detalle de tus oportunidades comerciales generadas desde la sección "Gestión comercial" de tu cuenta Digiforma. Elige el rango de fechas que deseas extraer y luego la información que deseas ver aparecer en las columnas de tu tabla y haz clic en exportar:
d) Control de calidad global
Para ello, dirígete a tu pestaña "Informes de actividad > Control de calidad".
Tienes diferentes tipos de control de calidad que es posible exportar:
- Por curso
- Por programa
- Por profesores
- Progreso
- Respuestas por modelo (todas las respuestas por modelo de evaluación)
Programas
Si deseas exportar tus programas de formación (visibles a través del catálogo online) tienes la posibilidad de descargarlos individualmente en formato DOC o PDF.
Para ello, dirígete a tu Biblioteca y luego a la pestaña Programas. A continuación, solo tienes que generar el documento pulsando el botón "Descargar" y elegir el formato en el que deseas exportarlo.
Informe de calidad por curso
También puedes exportar individualmente el informe de calidad de cada uno de tus cursos. Para ello, dirígete al curso en cuestión en la pestaña Calidad. Después solo tendrás que hacer clic en el botón Informe en la parte superior derecha de tu pantalla, lo que te dará la posibilidad de exportarlo en formato PDF.
Control de asistencias por curso
¡Tienes la posibilidad de exportar en formato Excel el detalle de los registros de asistencia de un curso de formación! Para ello, dirígete a la pestaña "Control de asistencias" de la sección en cuestión. A continuación, solo tendrás que hacer clic en el botón de Exportar para extraer tus registros de asistencia en formato Excel:
Una vez descargada la hoja de cálculo, puedes abrirla y consultarla con Excel, por ejemplo:
Nos vemos en Digiforma 🚀