1. Crear una factura
Ve a la pestaña "Gestión > Finanzas" del curso correspondiente. Todos los clientes a facturar se pueden encontrar en la sección “Productos”.
Luego, haz click en la pequeña flecha a la derecha del nombre del cliente elegido y haz clic en el botón "Crear una factura".
La factura se genera automáticamente, pero puedes modificar los campos manualmente si lo necesitas. Aquí es importante añadir una numeración a la factura. Añade un prefijo y haz clic en “asignar automáticamente” al crearla: el siguiente número libre se asignará automáticamente para continuar una numeración correcta. También puedes numerar la factura a mano (pero ten cuidado con las incoherencias)
También puedes hacer clic en Numerar en la página Finanzas si ya has creado la factura:
Luego, recuerda hacer clic en el botón “Guardar” en la parte inferior:
Una vez hayas asignado el prefijo, se conservará para la creación de la siguiente factura. Si utilizas la asignación automática del número, también se tendrá en cuenta el último número generado.
Si quieres crear un pago por adelantado, no introduzcas este número, crea tu factura directamente creando un pago por adelantado antes de numerarla.
Para más información sobre el funcionamiento de la numeración de facturas en Digiforma, puedes consultar nuestro artículo:
Pour plus d'information au sujet du fonctionnement de la numérotation des factures dans Digiforma, vous pouvez consulter notre ressource :
¿Cómo funciona la numeración de facturas? ¿Puedo reiniciarla?
Puedes personalizar el título que se añadirá a tu factura:
Puedes cambiar otros campos como "Nota libre", modalidad de pago, añadir un código contable, y un destinatario:
No te olvides guardar.
Si la factura creada corresponde al coste de la formación, el indicador "Total facturado" aparecerá en verde:
El indicador aparecerá en gris cuando no se facturó o se facturó menos del total.
El indicador aparecerá en naranja cuando se factura más del coste del curso:
2. Descargar la factura y enviarla directamente a tu cliente
Para descargar la factura, haz click en el menú desde la factura y selecciona el modelo de factura a utilizar:
Una vez generada, podrás hacer click en el sobre al lado de la factura para enviarla por correo directamente a tu cliente.
Podrás seleccionar el contacto de la empresa al cual quieres enviar la factura y seleccionar el modelo de correo que tienes en tus plantillas.
Se indicará con un punto verde el envío de la factura:
3. Activar el Recordatorio automático de facturas:
Para activar esta funcionalidad, dirígete a la pestaña arriba a la derecha de tu perfil y haz click en "Mi centro" > "Código de contabilidad de costes"
En el caso de que hayas activado esta funcionalidad después de haber creado tu factura: dirígete a tu curso y actualiza la pagina Finanzas dentro de la pestaña Gestión y activa el reenvío automático:
Se activará la reclamación si el total no ha sido pagado. Se integrará de nuevo la factura en formato PDF al correo enviado automáticamente.
Si desactivas la opción Recordatorio automático de facturas desde la configuración de tu centro, todos los recordatorios planificados se desactivarán.
El Recordatorio automático de facturas funciona igual que la selección del destinatario de la factura a la hora de enviar el correo:
Contacto empresa: primero el contacto financiero principal y luego el correo genérico de la empresa si ese primero contacto no existe.
Contacto particular/autónomo: el contacto del alumno
4. ¿Qué facturas no son elegibles al recordatorio automático?
Las facturas no elegibles son:
Las facturas pagadas (cuando el indicador Total pagado es verde)
Las facturas que no han sido generadas (una vez creas la facturas, no te olvides generar el documento)
las facturas con estado "borrador"
los bonos
las facturas vinculadas a un bono
5. Personalizar la plantilla de factura
Puedes personalizar tu plantilla de factura desde la sección Cuenta > Modelos de documentos. Selecciona Facturas y presupuestos para después entrar en el modelo > Factura:
Cuando haces clic en "Factura", aparece un editor donde puedes modificar el modelo del documento como deseas. Cuando hayas terminado, recuerda hacer clic en el botón "Guardar" en la parte superior o inferior izquierda. 😄
📄 Para más información sobre cómo personalizar plantillas de documentos, puedes consultar ➡️ ¡ este artículo !
❌ Ten en cuenta que cada factura está vinculada a un cliente.
Al eliminar un cliente de una sesión, se transfiere la factura creada previamente a la sección "Otros" de la pestaña Finanzas de la sesión:
Podrás editar el modelo de correo que se enviará para el recordatorio también:
No te olvides guardar tu modelo de correo electrónico una vez lo terminas.
6. Introducir un pago:
Cuando recibes un pago pero no es igual al total que se debe facturar: el indicador se queda gris
Cuando el pago recibido es igual al total facturado: el indicador sale verde y el coste de la formación aparecerá como "pagado"
Si ningún pago ha sido realizado una vez la fecha de vencimiento pasada: se indicará "con retraso"
7. Las facturas no vinculadas a un cliente:
‼️ cada factura se debe vincular a un cliente.
Cuando se elimina un cliente de un curso cuando tenía una factura asignada: se añadirá esa factura al espacio "Otros"
