1. Generar y descargar una factura
Vamos a ver el método paso a paso:
Ve a la pestaña "Finanzas" en el curso correspondiente. Todos los clientes a facturar se pueden encontrar en la sección “Productos”.
Luego, haz click en la pequeña flecha a la derecha del nombre del cliente elegido y dirígete al botón "Crear una factura". La factura se genera automáticamente, pero puedes modificar los campos manualmente si lo necesitas. Luego, recuerda hacer clic en el botón “Guardar” en la parte inferior para guardarlo:
Para numerar una factura, haz clic en “asignar automáticamente” al crear la factura: el siguiente número libre se asignará automáticamente. También puedes numerar la factura a mano (pero ten cuidado con las incoherencias)
O haz click en Numerar en la página Finanzas:
Una vez el prefijo asignado, se conservará para las próximas facturas generadas. Si quieres saber más sobre la numeración de las facturas: lee 👉🏻 ese artículo.
Puedes personalizar el título que se añadirá a tu factura:
Puedes cambiar otros campos como "Nota libre", modalidad de pago, añadir un código contable, y un destinario:
No te olvides guardarlo.
Si la factura creada corresponde al coste de la formación, el indicador "Total facturado" aparecerá en verde:
El indicador aparecerá en gris cuando no se facturó o se facturó menos del total.
El indicador aparecerá en naranja cuando se factura más del coste del curso:
2. Descargar la factura y enviarla directamente a tu cliente
-Para descargar la factura, haz click en el menú desde la factura y selecciona el modelo de factura a utilizar:
Una vez generada, se puede hacer click en el sobre al lado de la factura para enviarla por correo directamente a tu cliente.
Podrás seleccionar el contacto de la empresa al cual quieres enviar la factura y seleccionar el modelo de correo que tienes en tus plantillas.
Se indicará con un punto verde el envío de la factura:
3. Activar el Recordatorio automático de facturas:
para activar esa funcionalidad, dirigete a la pestaña arriba a la derecha de tu perfil y haz click en "Mi centro" > "Código de contabilidad de costes"
En el caso de que activaste esta funcionalidad después de la creación de tu factura: dirígete a tu curso y actualiza la pagina Finanzas dentro de la pestaña Gestión y activar el reenvío automatico:
-se activará la reclamación si el total no ha sido pagado. Se integrará de nuevo la factura en formato PDF al correo enviado automaticamente
-si desactivas la opción Recordatorio automático de facturas desde la configuración de tu centro, todos los recordatorios planificados se desactivarán.
El Recordatorio automático de facturas funciona igual a la selección del destinatario de la factura a la hora de enviar el correo:
Contacto empresa: primero el contacto financiero principal y luego el correo genérico de la empresa si ese primero contacto no existe.
Contacto particular/autónomo: el contacto del alumno
4. ¿Cuáles facturas no son elegibles al recordatorio automático?
Las facturas no elegibles son:
Las facturas pagadas (cuando el indicador Total pagado es verde)
Las facturas que no han sido generadas (una vez creas la facturas, no te olvides generar el documento)
las facturas con estado "borrador"
los bonos
las facturas vinculadas a un bono
5. Personalizar la plantilla de factura
Puedes personalizar tu plantilla de factura desde la sección Cuenta > Modelos de documentos. Selecciona Facturas y presupuestos para después entrar en el modelo > Factura:
Cuando haces clic en "Factura", aparece un editor donde puedes modificar el modelo del documento como deseas. Cuando hayas terminado, recuerda hacer clic en el botón "Guardar" en la parte superior o inferior izquierda. 😄
📄 Para más información sobre cómo personalizar plantillas de documentos, puedes consultar ➡️ ¡ este artículo !
❌ Ten en cuenta que cada factura está vinculada a un cliente.
Al eliminar un cliente de una sesión, se transfiere la factura creada previamente a la sección "Otros" de la pestaña Finanzas de la sesión:
Podrás editar el modelo de correo que se enviará para el recordatorio también:
No te olvides guardar tu modelo de correo electrónico una vez lo terminas.
6. Entrar una información de pago:
Cuando recibes un pago pero no es igual al total facturado: el indicador se queda gris
Cuando el pago recibido es igual al total facturado: el indicador sale verde y el coste de la formación aparecerá como "pagada"
Si ningún pago ha sido realizado una vez la fecha de vencimiento pasada: se indicará "con retraso"
7. Las facturas no vinculadas a un cliente:
‼️ cada factura se vincula a un cliente.
Cuando se elimina un cliente de un curso cuando tenía una factura asignada: se añadirá esa factura al espacio "Otros"
