Dank seiner Datenimportfunktion ermöglicht Ihnen Digiforma, Ihre Datenbanken der Lernenden einfach über eine Excel-Datei (Matrix) zu importieren. So können Sie alle Ihre Daten auf Ihrem Konto zentralisieren, um die Software optimal zu nutzen.

🚀 Ab in die Praxis

Dazu müssen Sie in Ihr Menü "Daten > Lernende " gehen, auf die Option "Importieren" und dann auf den Hyperlink mit der Excel-Tabelle klicken:

Auf diese Weise werden Sie zu einer neuen Seite weitergeleitet, von der aus Sie die speziell für den Import der Daten Ihrer Lernenden entwickelte Matrix herunterladen können.

Diese Excel-Datei dient Ihnen als Vorlage für die Übertragung Ihrer Daten der Lernenden. Sie sieht wie folgt aus👇:

Sobald die Import-Matrix heruntergeladen ist, müssen Sie alle Ihre Daten durch Kopieren/Einfügen einfügen, ohne die Reihenfolge und den Titel der Spalten zu ändern. Es ist jedoch nicht notwendig, alle Spalten der Matrix auszufüllen, damit der Import funktioniert.

Beachten Sie, dass die gelbe Farbe die verpflichtende Natur bestimmter Spalten anzeigt. Bei den Daten der Lernenden handelt es sich um die Spalten: "NAME" und "VORNAME". Das bedeutet, dass es zwingend erforderlich ist, Daten einzutragen, andernfalls kann der Import nicht abgeschlossen werden.

Außerdem dürfen die Spalten "E-MAIL" und "INTERNER CODE" nur eindeutige Werte enthalten.

Für den erfolgreichen Abschluss Ihres Imports stellen Sie bitte sicher, dass diese Spalten korrekt ausgefüllt sind!

Nachdem Sie die Informationen zu Ihren Lernenden gemäß den Anweisungen in Ihre Matrix eingetragen haben, können Sie zu Ihrem Digiforma-Konto zurückkehren, um den Vorgang fortzusetzen. Von der Seite "Daten der Lernenden importieren oder aktualisieren" aus müssen Sie die Option "EINE .XLSX-DATEI IMPORTIEREN" auswählen, die Sie zu Ihrem Speicher führt. So können Sie die mit den Daten der Lernenden vervollständigte Import-Matrix auswählen, die Sie zu Ihrem Digiforma-Bereich hinzufügen möchten.

Um den Erfolg Ihrer Aktion zu markieren, wird am Ende des Vorgangs automatisch eine Erfolgsmeldung angezeigt, die die Anzahl der importierten Lernenden angibt.

⚙️ Hinzufügen von Benutzerdefinierten Feldern

Diese Funktionalität ist als Option verfügbar. Für weitere Informationen klicken Sie hier!

Darüber hinaus sollten Sie wissen, dass Sie neben den auf Digiforma verfügbaren Tags (Name, Vorname, E-Mails, Status, Anschrift usw.) zum Ausfüllen Ihrer Datenbank der Lernenden die Möglichkeit haben, Benutzerdefinierte Felder zu erstellen, um Ihre Datenbank präzise zu vervollständigen.

Um die Kohärenz Ihrer Datenbank zu bewahren und eine angepasste Verwendung Ihrer Daten zu ermöglichen. Diese verschiedenen Felder können somit bei Ihren Importen berücksichtigt werden. Dazu müssen Sie darauf achten, in Ihre Matrix eine Spalte einzufügen, deren Name einfach identisch mit dem/den Benutzerdefinierten Feld(ern) ist, das/die Sie erstellt haben.

Bei der Erstellung dieser spezifischen Felder laden wir Sie ein, besondere Aufmerksamkeit auf den Vermerk „Verpflichtend" zu richten 👇

Wenn Sie diese Option aktivieren, müssen alle Zeilen, die der Spalte Ihres benutzerdefinierten Feldes entsprechen, in Ihrer Import-Matrix ausgefüllt werden. Andernfalls kann der Import nicht durchgeführt werden.

Wenn Sie sie hingegen nicht aktiviert lassen, stellt dies kein Hindernis für die Durchführung Ihres Imports dar, falls keine Daten in den Zeilen dieser Spalte vorhanden sind.

Die zu befolgenden Regeln:

Die Identifizierung des Unternehmens des Lernenden kann über den Name des Unternehmens erfolgen (vorausgesetzt, er ist in Ihren Daten eindeutig), die SIRET-Nummer oder den Interner Code des Unternehmens. Somit muss das Unternehmen bereits in Ihrer Digiforma-Datenbank vorhanden sein, damit dies funktioniert.
Das Feld FUNKTION wird nur gespeichert, wenn ein UNTERNEHMEN und der STATUS "Angestellter" ausgewählt sind.
Die folgenden Spalten sind an diese genauen Werte oder an ein leeres Feld gebunden:
- ANREDE: "M" oder "Frau "
- STATUS: "Privatperson", "Unabhängig" oder "Mitarbeiter"
- MODE ACTIVITÉ PRINCIPALE (DPC): "Liberal", "Blended Learning", "Arbeitnehmer/in" oder "Gesundheitsdienst der Armee"
- SPRACHE: "en" oder "fr"

NB: Denken Sie auch daran, zu überprüfen, dass Ihre Datei keine Duplikate enthält, um Fehler zu begrenzen und die Zuverlässigkeit Ihrer Daten zu gewährleisten.

💡 Die Fehler verstehen

Die Software hilft Ihnen, automatisch die Fehler zu erkennen, die Ursache für einen eventuellen Fehlschlag Ihres Importversuchs sind. So können Sie leichter die vorzunehmenden Korrekturen identifizieren. Dies kann sich in den folgenden Fällen zeigen: