Comment importer une base de données entreprise ?

Importer efficacement mes bases de données entreprises (clients) pour compléter automatiquement leurs fiches sur Digiforma

Warren avatar
Écrit par Warren
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Par le biais de sa fonctionnalité d’import de données, Digiforma vous permet d’importer facilement vos bases de données entreprises via un fichier Excel (matrice). Ainsi, vous aurez la possibilité de centraliser l’ensemble de vos données sur votre espace personnel en vue d’une utilisation optimale du logiciel.

🚀 Place à la pratique

Pour cela, vous devez vous rendre au sein de votre onglet "Données > Entreprises" puis il faudra cliquer sur l’option "Importer" :

De cette manière, vous serez redirigé vers une nouvelle page depuis laquelle vous pourrez télécharger la matrice spécialement conçue pour l’import des données de vos entreprises 👇

Ce fichier excel vous servira de base pour le transfert de vos données entreprises. Il se présente comme suit ⬇️ :

Une fois la matrice d'import téléchargée, vous devrez y insérer l'ensemble de vos données sans modifier l'ordre et le titre des colonnes en les copiant / collant. Toutefois, il ne sera pas nécessaire de remplir toutes les colonnes de la matrice pour que l’import fonctionne.

Il faut noter que la couleur jaune indique le caractère obligatoire de certaines colonnes. En ce qui concerne les données entreprises, il s’agit uniquement de la colonne : "ENTREPRISE" qui indiquera le nom de l'entreprise que vous souhaitez importer. Cela veut dire qu'il est impératif d'y inscrire des données, faute de quoi, l’import ne sera pas en mesure d’aboutir.

Aussi, la colonne "N° SIRET" ne doit comporter que des valeurs uniques.

De plus, le remplissage des colonnes "CIVILITÉ REPRÉSENTANT LÉGAL" et "ÉTAT / COLLECTIVITÉ LOCALE" est conditionné à l'inscription de valeurs précises (à sélectionner dans le menu déroulant) ou à une absence de valeurs.

Pour la bonne réussite de votre import, assurez-vous donc que ces colonnes spécifiques soient correctement renseignées !

Après avoir renseigné les informations relatives à vos entreprises conformément aux consignes sus-énoncées, vous pourrez retourner sur votre compte Digiforma pour continuer l'opération. Depuis la page "Importer ou mettre à jour ses données entreprises", vous devez sélectionner l'option "IMPORTER UN FICHIER.XLSX" qui vous dirigera vers votre stockage. Ainsi, vous pourrez sélectionner la matrice d'import complétée des données Entreprises que vous souhaitez ajouter à votre base Digiforma.

Pour marquer la réussite de votre action, un message de succès précisant le nombre d'entreprises importées s'affichera automatiquement à la fin de l'opération.


⚙️ Ajout de Champs personnalisés

De plus, sachez qu'en dehors des balises disponibles de base (noms, prénoms, emails, statuts, adresses etc...) sur Digiforma pour remplir votre base de données entreprises, vous avez la possibilité de créer des champs personnalisés pour compléter de manière précise votre base de données.

Afin de préserver la cohérence de votre base et de permettre un usage adapté de vos données, ces différents champs pourront être pris en compte lors de vos imports. Pour cela, vous devez veiller à insérer au sein de votre matrice une colonne dont le nom sera tout simplement identique à celui du/des champ(s) personnalisé(s) que vous avez créé(s).

Lors de la création de ces champs spécifiques, nous vous invitons à porter une attention particulière à la mention « Obligatoire » 👇

En effet, si vous cochez cette option, l’ensemble des lignes correspondantes à la colonne de votre champ personnalisé devront être remplies sur votre matrice. Le cas échéant l’import ne pourra pas s’effectuer.

En revanche, si vous la laissez décochée, en cas d’absence de données au sein des lignes de cette colonne, cela ne représentera pas un obstacle à la réalisation de votre import.

NB : Pensez également à vérifier que votre fichier ne contient pas de doublon pour limiter les erreurs et garantir la fiabilité de vos données.


💡 Comprendre les erreurs


Le logiciel vous aidera à détecter automatiquement les erreurs à l'origine d'un éventuel échec de votre tentative d'import. Ainsi, vous identifierez plus facilement les corrections à apporter. Cela peut se présenter dans les cas de figure suivants :

  • Modification d'un ou plusieurs noms de colonnes de la matrice

  • Absence de données au sein de la colonne obligatoire "ENTREPRISE"

Lorsque de la colonne entière est vide

Lorsqu'une ou plusieurs lignes de la colonnes sont vides

  • Valeur unique (N° SIRET) en doublon

  • Format incorrect du numéro de SIRET

⌛️ N’attendez plus, vous pouvez dès à présent créer une session afin d’y intégrer vos entreprises nouvellement importées !

Avez-vous trouvé la réponse à votre question ?