Avant d'entrer dans le vif du sujet, il nous parait important de vous rappeler que Digiforma n'est pas un logiciel de comptabilité.

Cependant, afin de faciliter la gestion de votre activité de formation, Digiforma vous permet de :

  • émettre des factures,

  • réaliser un suivi de vos factures,

  • faire des exports comptables de vos factures sous différents formats (Excel, Sage, Cegid, EBP). Pour en savoir plus à ce sujet, nous vous conseillons cet article.

  • Réaliser quelques configurations comptables afin d'enrichir vos exports comptables dans une certaine limite.

Nous allons voir dans cet article où est-ce que vous pouvez configurer vos codes comptables et quel impact cela aura sur vos exports comptables.

La configuration comptable dans votre profil

Dans votre onglet Compte > Profil, la dernière section concerne la configuration comptable de votre compte. La première partie de la section concerne les informations de bases à renseigner (la monnaie, la TVA et les dates de clôture comptables), tandis que la deuxième partie est dédiée à la configuration de vos codes comptables pour vos exports comptables :

Hormis le code Journal, Digiforma vous permet de configurer 11 codes comptables :

  • Un compte client par défaut qui sera le même pour tous les clients et ne permet donc pas de faire de comptabilité analytique si vous ne renseignez pas de n° de compte client en comptabilité (cf 3ème partie de cet article)

  • Un compte TVA par défaut

  • Puis, pour chacun des 3 types de sessions de formation possible (BPF, Hors BPF, Consulting), on retrouve : un compte pour les frais de formation, un compte pour les frais annexes et un compte pour les frais pédagogiques :

Les valeurs proposées par défaut pour les différents comptes sont issues du Plan Comptable Général et ne différencient pas les différents types de sessions : ils permettent simplement de différencier les frais annexes des frais pédagogiques ou de formation.

Il vous est tout à fait possible de modifier ces codes comptables et de les décliner pour obtenir plusieurs "sous-comptes" en remplaçant les zéros par d'autres chiffres.

Pour en savoir plus à ce sujet, vous pouvez consulter ce site.

La configuration comptable de vos produits (= vos programmes)

Si vous souhaitez aller plus loin dans l'analyse de votre comptabilité, vous pouvez définir un code produit pour vos programmes en vous rendant dans la dernière section lors de la configuration de ceux-ci :

Code produit en comptabilité

Si vous entrez un Code produit en comptabilité dans votre programme, ce code viendra alors remplacer le code produit renseigné dans votre profil lors de l'export comptable :

Code produit en comptabilité pour financeurs (optionnel)

Cette ligne vous permet d'entrer un autre code afin de différencier les sessions financées par le client des sessions financées par un financeur externe dans vos exports comptables.

Code comptabilité analytique

Ce champs vous permet d'entrer un code libre qui vous permettra de catégoriser des programmes / sessions.

Attention cependant, ce code de comptabilité analytique vous permet d'avoir une analyse très simple de vos sessions car il sera possible de retrouver cette information dans votre Suivi des factures et dans votre extraction Excel issue du tableau de suivi, mais cette information ne sera pas reportée dans vos exports comptables.

Le code comptabilité analytique dans les factures

De la même manière que dans vos programmes, vous pouvez ajouter un code de comptabilité analytique directement dans votre facture au moment de la création de celle-ci :

Vous pourrez ainsi avoir une analyse via votre suivi des factures en choisissant d'afficher la colonne correspondante :

De même que pour le code de comptabilité analytique dans les programmes, ce code vous permet d'avoir une analyse très simple de vos sessions car il sera possible de retrouver cette information dans votre Suivi des factures et dans votre extraction Excel issue du tableau de suivi, mais cette information ne sera pas reportée dans vos exports comptables.

La configuration comptable pour vos clients

Dans vos fiches entreprises, vous avez également la possibilité de définir un numéro de compte client en comptabilité et un numéro de compte TVA en comptabilité :

Le numéro de compte client en comptabilité

Ce numéro correspond au compte auxiliaire et vous permettra d'avoir l'information du client concerné dans votre export comptable.

Le numéro de compte TVA en comptabilité

Si votre client n'est pas en France et a une TVA différente de la notre, vous pourrez alors renseigner le numéro de compte TVA ici pour que cette TVA vienne impacter le bon compte.

Nota : De la même manière, vous avez la possibilité d'ajouter un numéro de compte et un numéro de compte TVA dans vos fiches apprenants, intervenants et financeurs !

Tarif spécial et code client comptable

Enfin, lorsque vous configurez votre client et son financement dans votre onglet "Apprenants / dates", si vous appliquez un tarif spécial à l'un de vos clients, vous pourrez alors entrer un Code client comptable :

Si un code est entré ici, il remplacera alors le code client entré dans la fiche entreprise de votre client. Cela pourrait vous permettre d'identifier les tarifs spéciaux appliqués à vos clients.

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